Verandering biedt kansen
Home / Blogs / Werkkostenregeling 2025: kansen benutten en valkuilen vermijden
De Werkkostenregeling (WKR) bestaat inmiddels meer dan 10 jaar, maar voor veel werkgevers blijft het een uitdaging. Hoeveel vrije ruimte heb je nu precies voor de Werkkostenregeling 2025? Welke kosten vallen erbuiten? En hoe voorkom je dat je pas aan het einde van het jaar ontdekt dat je te ver bent gegaan? Fiscalist Tarik Jansen heeft de belangrijkste punten uit ons recente WKR-webinar voor je samengevat.
Door Tarik Jansen, Fiscalist
Per 1 januari 2025 mag je als werkgever 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000 gebruiken als vrije ruimte. Voor alles daarboven geldt 1,18%. In 2026 blijft dit gelijk.
Stel, je loonsom is € 500.000.
Je totale vrije ruimte komt dus op € 9.180.
Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80% eindheffing. Overschrijd je dus bijvoorbeeld met € 5.000, dan kost je dat € 4.000 aan eindheffing. Je moet een en ander uiterlijk in de tweede periode van de aangifte loonheffingen van het volgende kalenderjaar aangeven.
Gelukkig vallen niet alle kosten in de in de vrije ruimte van de WKR. Er zijn gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen die je als werkgever lucht geven.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
Daarnaast zijn er voorzieningen die de Belastingdienst op ‘nihil’ waardeert. Denk aan koffie en thee op kantoor of werkkleding met daarop logo’s van minstens 70 cm2. Maar ook consumpties en voorzieningen bij een feest op de werkplek.
De Belastingdienst kijkt mee of wat je aanwijst als eindheffingsloon ook gebruikelijk is. Het mag niet meer dan 30% afwijken van wat normaal is in vergelijkbare situaties. Praktisch houvast daarbij is de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar.
Zit je voor de Werkkostenregeling 2025 onder die doelmatigheidsgrens, dan vindt de Belastingdienst het in de regel goed. Zit je erboven, dan moet je kunnen uitleggen waarom die vergoeding of verstrekking in jouw ogen toch gebruikelijk is.
We zien in de praktijk dat werkgevers regelmatig tegen dezelfde dingen aanlopen:
Gezellig, maar de hele rekening valt in de vrije ruimte.
HR zet bijvoorbeeld een fietsregeling op, maar de salarisadministratie verwerkt dit niet goed. Gevolg: de medewerker betaalt te veel belasting of het komt onnodig in de vrije ruimte van de WKR terecht.
Vervolgens blijkt dat de vrije ruimte al lang is overschreden. Dan is bijsturen te laat en er volgt een dure eindafrekening.
Hoe zorg je ervoor dat je de WKR onder controle houdt? Een paar praktische adviezen:
Vergelijk je vergoedingen en verstrekkingen met de beschikbare vrije ruimte. Zo kun je op tijd bijsturen.
Wie is verantwoordelijk voor het “plakken” van het juiste fiscale label op vergoedingen of verstrekkingen? En hoe wordt geboekt? Duidelijke processen voorkomen fouten.
Alleen als iedereen dezelfde werkwijze volgt, houd je overzicht.
Daarmee voorkom je dat je vrije ruimte onnodig wordt aangesproken.
Twijfel je of je de WKR dit jaar goed toepast? Een korte check kan veel schelen. Neem gerust contact met ons op — we denken graag met je mee.
Fiscalist T +31 (0)314 369 111 E tarikjansen@stolwijkkelderman.nl
Actueel
Schijnzelfstandigheid bij gemeenten: zo krijg je grip op zzp-risico’s
Kilometervergoeding woon-werkverkeer: zo voorkom je fouten als werkgever
Directie overtuigen van je HR voorstel: zo krijg je wél groen licht
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Schijnzelfstandigheid is voor gemeenten geen theoretisch risico meer. Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst actief op arbeidsrelaties. Organisaties moeten zelf kunnen onderbouwen of iemand echt zelfstandig is of feitelijk in dienstbetrekking werkt. Daarnaast raakt schijnzelfstandigheid steeds vaker aan de rechtmatigheid van uitgaven en daarmee aan de financiële verantwoording van gemeenten. Dat maakt dit onderwerp […]
Veel werkgevers vergoeden woon-werkverkeer met een vaste kilometervergoeding. Vaak gebeurt dat via de 214-dagenregeling, waarbij je uitgaat van een vast aantal reisdagen per jaar. Dat lijkt eenvoudig: maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden en klaar. In de praktijk gaat het echter wel eens mis. Denk aan situaties waarin een medewerker minder gaat werken, verhuist […]
Je wilt professionaliseren. Je ziet dat versnipperde Excel-lijsten en losse systemen je HR-processen vertragen. Een nieuw HR systeem lijkt de logische stap. Jij ziet de voordelen direct. Maar hoe krijg je de directie mee? In een MKB-organisatie waar ik als e-HRM consultant betrokken was, speelde precies dit. Het HR-team was enthousiast. Toch werd het voorstel […]
Als dga lenen van je bv kan een manier zijn om privé-uitgaven te financieren. Bijvoorbeeld voor het (ver)bouwen van een huis of de aanschaf van een auto. Ook leningen tussen andere ‘gelieerde verhoudingen’, zoals tussen moeder- en dochtermaatschappijen, familieleden of vrienden, komen in de praktijk geregeld voor. Dit lijkt vaak eenvoudig, maar er schuilen fiscale […]
Wanneer een medewerker langdurig ziek uitvalt, komt er als werkgever veel op je af. Je krijgt te maken met re-integratieverplichtingen, de Wet verbetering poortwachter, loondoorbetaling, gesprekken met de medewerker en strakke deadlines. Dat vraagt niet alleen tijd en aandacht, maar ook kennis van zaken. Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen casemanager Marleen Schoenaker-Noortman en arbeidsjurist Laura van […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk