Verandering biedt kansen
Home / Blogs / Werkkostenregeling 2025: kansen benutten en valkuilen vermijden
De Werkkostenregeling (WKR) bestaat inmiddels meer dan 10 jaar, maar voor veel werkgevers blijft het een uitdaging. Hoeveel vrije ruimte heb je nu precies voor de Werkkostenregeling 2025? Welke kosten vallen erbuiten? En hoe voorkom je dat je pas aan het einde van het jaar ontdekt dat je te ver bent gegaan? Fiscalist Tarik Jansen heeft de belangrijkste punten uit ons recente WKR-webinar voor je samengevat.
Door Tarik Jansen, Fiscalist
Per 1 januari 2025 mag je als werkgever 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000 gebruiken als vrije ruimte. Voor alles daarboven geldt 1,18%. In 2026 blijft dit gelijk.
Stel, je loonsom is € 500.000.
Je totale vrije ruimte komt dus op € 9.180.
Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80% eindheffing. Overschrijd je dus bijvoorbeeld met € 5.000, dan kost je dat € 4.000 aan eindheffing. Je moet een en ander uiterlijk in de tweede periode van de aangifte loonheffingen van het volgende kalenderjaar aangeven.
Gelukkig vallen niet alle kosten in de in de vrije ruimte van de WKR. Er zijn gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen die je als werkgever lucht geven.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
Daarnaast zijn er voorzieningen die de Belastingdienst op ‘nihil’ waardeert. Denk aan koffie en thee op kantoor of werkkleding met daarop logo’s van minstens 70 cm2. Maar ook consumpties en voorzieningen bij een feest op de werkplek.
De Belastingdienst kijkt mee of wat je aanwijst als eindheffingsloon ook gebruikelijk is. Het mag niet meer dan 30% afwijken van wat normaal is in vergelijkbare situaties. Praktisch houvast daarbij is de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar.
Zit je voor de Werkkostenregeling 2025 onder die doelmatigheidsgrens, dan vindt de Belastingdienst het in de regel goed. Zit je erboven, dan moet je kunnen uitleggen waarom die vergoeding of verstrekking in jouw ogen toch gebruikelijk is.
We zien in de praktijk dat werkgevers regelmatig tegen dezelfde dingen aanlopen:
Gezellig, maar de hele rekening valt in de vrije ruimte.
HR zet bijvoorbeeld een fietsregeling op, maar de salarisadministratie verwerkt dit niet goed. Gevolg: de medewerker betaalt te veel belasting of het komt onnodig in de vrije ruimte van de WKR terecht.
Vervolgens blijkt dat de vrije ruimte al lang is overschreden. Dan is bijsturen te laat en er volgt een dure eindafrekening.
Hoe zorg je ervoor dat je de WKR onder controle houdt? Een paar praktische adviezen:
Vergelijk je vergoedingen en verstrekkingen met de beschikbare vrije ruimte. Zo kun je op tijd bijsturen.
Wie is verantwoordelijk voor het “plakken” van het juiste fiscale label op vergoedingen of verstrekkingen? En hoe wordt geboekt? Duidelijke processen voorkomen fouten.
Alleen als iedereen dezelfde werkwijze volgt, houd je overzicht.
Daarmee voorkom je dat je vrije ruimte onnodig wordt aangesproken.
Twijfel je of je de WKR dit jaar goed toepast? Een korte check kan veel schelen. Neem gerust contact met ons op — we denken graag met je mee.
Fiscalist T +31 (0)314 369 111 E tarikjansen@stolwijkkelderman.nl
Actueel
Behoud van handhavers: herken de signalen voordat jonge collega’s afhaken
Modelarbeidsovereenkomst gebruiken? Voorkom deze proeftijd missers
Strategische personeelsplanning begint klein
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Gemeenten investeren veel tijd en geld in het werven van nieuwe handhavers. Dat is hard nodig, want de arbeidsmarkt is krap en de vraag naar boa’s blijft groeien. Tegelijkertijd speelt er een minstens zo grote uitdaging: het behouden van jonge medewerkers. Want wat heb je aan een succesvolle wervingscampagne als nieuwe collega’s na enkele jaren […]
Een naam invullen, het salaris aanpassen en een nieuwe einddatum opnemen. Klaar? Niet altijd. Een bepaling uit je modelarbeidsovereenkomst kan bij de ene medewerker geldig zijn en bij de andere niet. Vooral bij de proeftijd gaat dat regelmatig mis, soms met juridische consequenties. Arbeidsjurist Claudia bespreekt 4 uitspraken en laat zien wat je vóór het […]
Veel werkgevers weten precies welke vacature vandaag openstaat. Maar welke rol over een jaar kwetsbaar wordt? Welke kennis vooral bij één medewerker zit? Of welke vaardigheden straks nodig zijn om het werk goed te blijven doen? Dat gesprek komt vaak pas op tafel als de druk al voelbaar is. Strategische personeelsplanning helpt om eerder vooruit […]
Veel organisaties denken dat de voorbereiding op de Wet loontransparantie begint bij een rapportage. In de praktijk zie ik dat de eerste uitdaging veel eerder ontstaat. Niet bij de cijfers, maar bij de gegevens waarop die cijfers straks zijn gebaseerd. Als functies, salarissen of afdelingen niet goed zijn vastgelegd, wordt uitleggen ineens lastiger dan rapporteren. […]
HR processen optimaliseren klinkt voor veel organisaties als een technisch vraagstuk. Eén systeem kiezen, processen digitaliseren en klaar. In de praktijk werkt het zelden zo eenvoudig. Zeker bij organisaties waar veel processen starten en eindigen bij HR. Hier zie je dan ook vaak dat HR vast zit in uitzonderingen, controles en handmatig herstelwerk. Technologie helpt […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk