Wendbaarheid van organisaties

Ziet u het begrip ook steeds weer opduiken, agile en scrum?
Waar gaat het nou eigenlijk over wanneer we over “agile in organisaties” spreken?

We besteden in een drietal blogs aandacht aan het onderwerp agile, te beginnen met de het schetsen van het gedachtengoed van deze benadering. In de volgende blogs gaan we in op de praktische toepassing ervan en zelfsturing van mensen.

Achtergrond van de agile benadering

Organisaties hebben tegenwoordig te maken met een hoog tempo van veranderingen, bij hun klanten, in hun markt en in de samenleving. Waar de toekomst ooit nog relatief voorspelbaar was bij het ontwikkelen van strategie en beleid, zijn het tempo en
onvoorspelbaarheid van ontwikkelingen sterk toegenomen. Verandering is steeds meer een constante geworden.

Om het voortbestaan van uw organisatie te waarborgen is het daarom noodzaak dat deze in staat is om zich adequaat aan te passen aan de veranderende omgeving. Alleen, hoe doe je dat?

Het begint met het onderkennen van het feit dat je je als organisatie blijvend aan moet passen. Maar dat moet de organisatie wel kunnen. Daarom is het nodig om het aanpassingsvermogen van uw organisatie te managen, met als doel om alles wat de organisatie doet in lijn te houden met de behoeften in de markt en samenleving. Dit is een doorlopend proces van “alignment” en is van vitaal belang voor het zorgdragen voor de continuïteit van uw organisatie. Het managen van dit aanpassingsvermogen is dan ook een essentiële taak voor directie en management.

Managen van wendbaarheid

Verandering is niet meer iets dat af en toe nodig is, waarna het weer een tijdje “rustig is”. Verandering en aanpassing als constant aanwezige factor vragen om een andere benadering in management en veranderingsprocessen.

Dit begint met goed blijven luisteren. Wat houdt uw klanten bezig, wat gebeurt er in “het speelveld” van uw klanten? Wat gebeurt er in uw markt en bij belanghebbenden in uw omgeving? Welke verschuivingen vinden plaats in verwachtingen, opvattingen en eisen?
Voor het aanpassingsvermogen van uw organisatie is het dus nodig om “van buiten naar binnen” te denken, in plaats van andersom, zoals nog vaak gebeurd.

Om adequaat een vertaalslag te maken van relevante ontwikkelingen naar benodigde keuzes en acties is dan ook nodig om hierop meer flexibel in te kunnen spelen. In het realiseren van visie en doelstellingen is een proces vereist waarbij gaandeweg bijgestuurd kan worden en de volgende stap in het proces wordt bepaald. Waarbij bijvoorbeeld zelfsturing van medewerkers steeds belangrijker wordt en de organisatie de juiste randvoorwaarden dient te scheppen.

Denkt u nu, het valt toch wel mee met de veranderingen en onvoorspelbaarheid?

Kijk dan eens naar de verschuivingen in hoe klanten keuzes maken waar zij producten en diensten af willen nemen. Kijk dan eens naar het andere beeld dat jongere generaties hebben over de plek die werk inneemt in hun leven. En kijk eens naar de snelle ontwikkeling van techniek en ICT. Als je goed kijkt en luistert dan is het duidelijk dat economie en samenleving structureel veranderen.

Deze omslag van een redelijk voorspelbare wereld naar een meer dynamische omgeving vereist een andere mindset en bijpassende filosofie van inrichting en aansturing van organisaties. Dat is de crux bij het managen van het aanpassingsvermogen.

Verandermanagement

Traditionele benaderingen in management en aanpak van veranderingsprocessen gaan uit van “blauwdruk denken”. Op basis van analyse en ratio wordt gestructureerd gepland hoe een gewenst eindresultaat te bereiken en hoe medewerkers hierin tot de gewenste manier van werken te brengen.
Veranderingsprocessen zijn in deze benadering rationeel te plannen en organiseren, waarbij de stappen die gezet moeten worden om een doel te bereiken in detail vooraf bepaald worden. De praktijk heeft ons geleerd dat deze benadering grote beperkingen kent.

Klassiek is er vooral aandacht voor de “bovenstroom” in veranderingsprocessen, de zichtbare en tastbare zaken zoals structuur, systemen en processen. Dit zijn wezenlijke zaken, maar er is meer. In het functioneren van een organisatie en in veranderingsprocessen speelt de “onderstroom” ook een wezenlijke rol; de laag van meer ongrijpbare zaken als cultuur, opvattingen, waarden en normen.

Een organisatie is geen machine waarbij input-throughput-output uitsluitend rationeel te managen zijn. Een organisatie is een levend organisme dat op de juiste manier ingericht en gefaciliteerd dient te worden om succesvol te kunnen zijn.

De term verandermanagement impliceert dat dit tijdelijk van toepassing is, wanneer er een verandering gerealiseerd dient te worden. In dit artikel hebben wij beoogd duidelijk te maken dat verandering en aanpassing een normaal en doorlopend proces vormen, dat een flexibele aanpak vraagt en ingebed dient te zijn in de organisatie en in het denken van mensen.

Conclusie

Een primaire taak van management is het waarborgen van de continuïteit van de onderneming. Om dit in de veranderende wereld invulling te geven is het daarom essentieel om te zorgen dat de organisatie over het vermogen beschikt zich adequaat aan te passen. Dit vraagt om gerichtheid naar buiten, om een reëel beeld over de mate waarin “de toekomst” planbaar is, om herdefiniëring van leiderschap, om meer organische vormen van organisatie inrichting en aansluitend HR-beleid. Met als resultaat en optimale effectiviteit en “agility” van uw organisatie.