Thuiswerken over de grens: zo zit het met belasting en sociale zekerheid

Werken jouw medewerkers (deels) thuis in België of Duitsland? Of woon je zelf in het buitenland terwijl je in Nederland werkt? Dan krijg je te maken met complexe regelgeving over belastingheffing, sociale zekerheid en vaste inrichting. Gelukkig komt er steeds meer duidelijkheid. De Benelux-landen en de EU werken aan nieuwe afspraken die het thuiswerken over de grens makkelijker moeten maken.

Benelux-Parlement: aanbevelingen voor meer duidelijkheid

Het Benelux-Parlement heeft 15 aanbevelingen gedaan om grensoverschrijdend telewerken juridisch en fiscaal beter te reguleren. Onder meer:

• Verminderen van administratieve lasten
• Beter inzicht in nationale verschillen in arbeidsrecht
• Duidelijkheid over de fiscale woonplaats
• Een thuiswerkdrempel van 40% van de werktijd

Die 40%-drempel komt niet uit de lucht vallen: Frankrijk en Zwitserland hanteren deze al in hun gezamenlijke afspraken.* Binnen de Benelux is het nu wachten op implementatie van deze aanbevelingen.

Fiscale impact: risico op vaste inrichting?

Een belangrijk knelpunt bij thuiswerken over de grens is de vraag of een thuiswerkplek in het woonland van de medewerker kan leiden tot een vaste inrichting van de werkgever in dat land. Dit heeft namelijk gevolgen voor de vennootschapsbelasting.

Nederland en België hebben inmiddels verduidelijkt dat een vaste inrichting bij thuiswerk alleen aan de orde is als de werkgever de werkplek ter beschikking stelt én er sprake is van een zekere duurzaamheid. De medewerker moet dan structureel vanuit die plek activiteiten uitvoeren voor het bedrijf.

Met Duitsland zijn ook stappen gezet. Er is overeenstemming over het opnemen van een zogeheten drempelregeling in het belastingverdrag. Daarmee blijft het heffingsrecht volledig in het werkland (waar de werkgever is gevestigd) als een grenswerker jaarlijks maximaal 34 dagen thuiswerkt in het woonland. De wijziging zit nog in de goedkeuringsprocedure en moet per 1 januari 2026 ingaan. Ook het Duitse parlement moet nog formeel akkoord gaan.

Thuiswerkregeling in belastingverdragen op komst

Nederland werkt daarnaast aan het structureel opnemen van thuiswerkregelingen in belastingverdragen met buurlanden. Doel is om de fiscale gevolgen van hybride werken te beperken, met name voor grensarbeiders die regelmatig vanuit huis werken. De beoogde afspraken moeten voorkomen dat het heffingsrecht onbedoeld verschuift of dat deze medewerkers dubbel worden belast.

Sociale zekerheid: tot 50% thuiswerken toegestaan

Per 1 juli 2023 geldt een nieuwe Europese kaderovereenkomst over sociale zekerheid bij grensoverschrijdend thuiswerken. Die maakt het mogelijk om tot 50% van de arbeidstijd thuis te werken in het woonland, zonder dat de sociale zekerheidswetgeving verschuift naar dat land.* Voorwaarde is wel dat werkgever en werknemer gezamenlijk kiezen voor toepassing van het werklandrecht via een A1-verklaring.

Nederland, België en Luxemburg hebben deze kaderovereenkomst ondertekend, samen met 16 andere EU-lidstaten. Duitsland heeft de overeenkomst (nog) niet ondertekend.

Wat moet jij als werkgever doen?

Werk jij met grensarbeiders of overweeg je medewerkers meer vrijheid te geven in waar ze werken? Dan is het slim om het volgende te doen:

• Controleer of je medewerkers onder de 50%-grens vallen
• Maak duidelijke afspraken over de werkplek, werktijdverdeling en fiscale woonplaats
• Houd rekening met de eisen rondom de A1-verklaring
• Volg de ontwikkelingen rond belastingverdragen en nationale goedkeuringen
• Pas je thuiswerkbeleid en arbeidsovereenkomsten hierop aan

Meer weten over thuiswerken over de grens?

De ontwikkelingen rondom thuiswerken over de grens kunnen directe gevolgen hebben voor je loonadministratie, belastingafdracht en sociale zekerheidsverplichtingen. Heb je hierover vragen of wil je dat we met je meedenken in beleid en opvolging? We helpen je graag.

* De 40%-drempel gaat over belastingheffing. Voor sociale zekerheid geldt in de EU een aparte regeling waarbij tot 50% thuiswerken is toegestaan.

Bron: Taxence