Privégebruik van een motor van de zaak: dit zijn de spelregels voor werkgevers

Om bijvoorbeeld files te vermijden kiezen medewerkers soms voor een motor. Maar wat betekent een motor van de zaak voor jou als werkgever? Hoe zit het met het privégebruik, de belasting en de vergoedingen? In dit artikel zetten we de belangrijkste regels op een rij.

Geen bijtelling zoals bij een auto

Bij het gebruik van een auto van de zaak geldt een bekende bijtelling voor privégebruik. Voor een motor van de zaak ligt dit anders. De Belastingdienst stelt dat er géén standaard bijtelling bestaat voor het privégebruik van een motor van de zaak. De regels zijn dus afwijkend en vragen om een andere aanpak.

Wat geldt als zakelijk gebruik?

De volgende ritten vallen onder zakelijk gebruik:

• woon-werkverkeer
• afspraken met klanten of relaties
• het ophalen of bezorgen van zakelijke goederen

Eigen bijdrage verlaagt het belastbare voordeel

Brengt je medewerker een eigen bijdrage in rekening? Dan mag je dit bedrag aftrekken van het privévoordeel. Er is wel een belangrijke beperking: het eindresultaat mag nooit negatief zijn.

Hoe bereken je het privévoordeel?

Bij het gebruik van een motor voor privédoeleinden bereken je het voordeel op basis van de werkelijke kosten.

Werkkostenregeling: dit mag wel

Het privévoordeel mag ook worden opgenomen in de werkkostenregeling (WKR), zolang je je houdt aan de regels die daarvoor gelden. Een praktische vuistregel:

Bij een waarde van maximaal € 2.400 per jaar aan loon in de vrije ruimte mag je hier binnen redelijkheid van uitgaan.

Wisselen van vervoermiddel? Dan geldt er een andere regeling

Wanneer de medeweker besluit op een regenachtige dag zijn eigen auto te gebruiken in plaats van de motor van de zaak, mag je hiervoor wél een kilometervergoeding van € 0,23 verstrekken. Voorwaarde is wel dat dit aannemelijk is en dat de medewerker zelf het vervoermiddel bezit.

Zo houd je grip op het privégebruik van de motor van de zaak

Privégebruik van een motor van de zaak vraagt om aandacht voor details. Door het verschil in belastingregels ten opzichte van een auto van de zaak is het belangrijk om:

• zakelijke kilometers goed te registreren
• een correcte berekening te maken van het privévoordeel
• bij voorkeur heldere afspraken vast te leggen met je medewerker

Zo voorkom je verrassingen bij de loonheffing en benut je de ruimte binnen de werkkostenregeling optimaal.

Bron: SRA