Loonheffing personeelsfeest 2025: zo voorkom je fiscale verrassingen

Organiseer je binnenkort een personeelsfeest? Let dan goed op de fiscale regels. De locatie bepaalt of de Belastingdienst dit als loon ziet. Een feest op kantoor is vaak voordeliger dan een diner buiten de deur. Met een slimme inzet van de werkkostenregeling (WKR) voorkom je dat een gezellig uitje onnodig veel belasting kost.

Wanneer is een feest op de zaak het voordeligst?

Als je het feest op kantoor organiseert, mag je de meeste kosten onbelast vergoeden. Denk aan drankjes, hapjes, stoelen of een optreden.

Alleen als er een maaltijd wordt geserveerd, geldt in 2025 een vast bedrag van € 3,95 per maaltijd als loon. Komt een partner mee? Dan reken je twee maaltijden.

Je kunt dit bedrag aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de WKR. Je werknemer betaalt dan geen belasting. Of jij als werkgever belasting betaalt, hangt af van de hoogte van je vrije ruimte en wat je daar nog meer in opneemt.

Ons advies: maak vooraf een berekening van je vrije ruimte, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

En wat als je het feest buiten de deur organiseert?

Kies je voor een restaurant, zaal of andere externe locatie? Dan vormen alle kosten loon voor je werknemers. Dat geldt voor eten, drinken, locatiehuur én entertainment. Het maaltijdforfait van € 3,95 geldt hier niet.

Wil je deze kosten toch belastingvrij houden? Wijs ze dan aan als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR. Blijf je binnen die ruimte, dan betaal je geen loonheffing over het feest.

Wanneer grijpt de Belastingdienst in?

De Belastingdienst hanteert de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat kosten “gebruikelijk” moeten zijn. Betaal je extreem hoge bedragen voor een feest, dan kan de Belastingdienst weigeren om de kosten in de vrije ruimte te plaatsen.

Kortom: zorg dat de kosten redelijk zijn en passen bij je organisatie en je medewerkers.

Wat betekent dit concreet voor jou als werkgever?

• Een feest op de zaak is meestal fiscaal voordeliger.
• Een feest elders kan belastingvrij zijn als het binnen je vrije ruimte past.
• Controleer de gebruikelijkheidstoets als je hogere bedragen uitgeeft.
• Bereken vooraf hoeveel vrije ruimte je nog hebt in 2025.

Zo vier je zorgeloos met je team, zonder vervelende fiscale verrassingen achteraf.

Meer informatie over de regels van de werkkostenregeling vind je op de website van de Belastingdienst.

Wil je weten hoe je de werkkostenregeling optimaal inzet voor jouw organisatie?

Op 27 november organiseren we een Masterclass Flexibele arbeidsvoorwaarden en WKR.
Onze specialisten nemen je stap voor stap mee in de fiscale en praktische aandachtspunten. Zo weet je precies wat er binnen de vrije ruimte past en hoe je belasting kunt besparen.

Bron: SRA