Loonadministratie: Wat aanleveren voor eindejaarsverwerking 2022 en start 2023?

Met het einde van het jaar in zicht, is het tijd voor de eindejaarsverwerking 2022 en het opstarten van de loonadministratie 2023. Wat moet je daarvoor nog bij ons aanleveren? We hebben het voor je op een rij gezet:

1. Eindejaarsverwerking 2022
2. Opstart loonadministratie 2023

Eindejaarsverwerking loonadministratie 2022

Tot en met de loonaangifte van december, dus uiterlijk 8 januari 2023, kunnen we nog correcties of aanvullingen over 2022 voor je verwerken. Lever die correcties en aanvullingen daarom uiterlijk met de mutaties over december bij ons aan. Daarbij kun je denken aan:

1. Extra uitkeringen

Wellicht hebben een aantal van je medewerkers recht op een extra uitkering, zoals een bonus of dertiende maand? Moeten we deze nog in december voor je verwerken, geef dit dan op tijd door, tegelijk met eventuele overige mutaties voor december. Je weet nog niet precies hoe en hoeveel? Geen probleem, maar laat ons wel alvast weten dat je wat van plan bent. Misschien kun je nog gebruikmaken van vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR)? Mocht je daarbij advies of hulp nodig hebben, dan staan we voor je klaar.

2. Werkkostenregeling (WKR)

Heb je nog mogelijkheden binnen de vrije ruimte van de WKR en wil je daar wat mee doen? Check het snel. Vanuit de WKR kun je dan in 2022 nog zaken vergoeden en/of verstrekken. Vrije ruimte van 2022 naar 2023 doorschuiven kan niet.

De vrije ruimte van de WKR ligt in 2022 bij 1,7% van de loonsom tot € 400.000 en daarboven 1,18%. Pas je de concernregeling toe, dan mag je slechts één keer het percentage van de loonsom tot € 400.000 inzetten.

Overschrijd je het percentage van de vrije ruimte in 2022, dan betaal je een eindheffing van 80%. Deze heffing moeten we uiterlijk in de aangifte over het tweede tijdvak 2023 voor je verwerken.

Om te kunnen beoordelen of je de vrije ruimte zult overschrijden, vragen we je om de werkkosten zo snel mogelijk bij ons op te geven. De uiterste termijn is tegelijk met de mutaties over het tweede tijdvak 2023. We berekenen de eventuele eindheffing op basis van de werkelijke loonsom en geven die aan bij de loonaangifte.

3. Auto van de zaak

Op de loonstrook van december kunnen we voor auto’s van de zaak nog eenvoudig een correctie doorvoeren. Hebben we het jaar al voor je afgesloten, dan is een correctie doorvoeren een stuk bewerkelijker en brengt het extra kosten met zich mee. Wil je daarom op de loonstroken controleren of de bij ons bekende gegevens zoals kenteken, cataloguswaarde, wel/geen bijtelling, eigen bijdrage etc. kloppen?

4. Medewerkers uit dienst

Denk je er aan om medewerkers die per 31 december 2022 bij je uit dienst treden bij ons af te melden? Liefst tegelijk met de mutaties over december, maar uiterlijk op 8 januari 2023.

5. Verlof

Gebruik je onze verlofmodule, zorg er dan voor dat je alle verlofaanvragen die betrekking hebben op 2022 hebt goed- of afgekeurd vóór we de jaarovergang naar de loonadministratie van 2023 voor je in gang zetten. Aanvragen die na de jaarovergang binnenkomen, kunnen we niet meer verwerken in het saldo van 2022 dat meegaat naar 2023.

Toch nog aanvragen die in 2022 moeten worden behandeld? Dan kun je het saldo 2022 in 2023 handmatig aanpassen. Het verlofsaldo voor 2023 wordt pas aan je medewerkers toegekend als we 2022 voor je hebben kunnen afronden en de jaarwissel hebben gedaan.

6. Verwerkingsmoment aanpassen

Wil je de lonen van december 2022 graag eerder dan gewoonlijk verwerkt hebben, bijvoorbeeld in verband met de feestdagen? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten.

Opstart loonadministratie 2023

Willen we de loonadministratie van 2023 op tijd voor je kunnen opstarten, dan hebben we een aantal gegevens van je nodig. Heb jij deze al aangeleverd?

1. Kopie beschikking Werkhervattingskas (WhK) 2023

Eind november heb je van de belastingdienst de beschikking Werkhervattingskas 2023 (WhK) gekregen. Wil je daarvan alsjeblieft ook kopie maken en naar ons mailen? Ben je eigenrisicodrager geworden of heb je nieuwe premiepercentages eigenrisicodrager 2023 ontvangen van je verzekeraar, stuur ons die informatie dan ook.

2. Premiegegevens verzekeringen 2023

Mogen wij, indien relevant, de premiegegevens 2023 van je pensioenverzekeraar en andere relevante verzekeringen?

3. Onbelaste reiskostenvergoeding

Per 1 januari 2023 mag je de onbelaste reiskostenvergoeding vergoeden op basis van € 0,21 per kilometer. Wil je dat we deze verhoging voor je doorvoeren of wil je het bij € 0,19 per kilometer houden? Laat het even weten.

4. Onbelaste thuiswerkvergoeding

Per 1 januari 2023 mag je de onbelaste thuiswerkvergoeding vergoeden op basis van € 2,13 per thuiswerkdag. Dit is een vrijgestelde vergoeding die geen impact heeft op de vrije ruimte van de WKR. Laat je ons alsjeblieft weten of je deze verhoging wilt inzetten of het wilt laten bij de huidige € 2,-?

5. Vaste kostenvergoeding DGA vanuit vrije ruimte

Heb je als DGA een vaste kostenvergoeding gebaseerd op de vrije ruimte? In 2023 wordt deze verhoogd: voor de eerste € 400.000 van de loonsom geldt 3%, over het meerdere 1,18%. Mocht je de kostenvergoeding willen aanpassen, geef het dan door.

6. Gebruikelijk DGA-loon

De hoogte van het gebruikelijk loon van de DGA blijft in 2023 € 48.000.

Vastlegging contracten

Denk je er verder aan dat je bij schriftelijk overeengekomen arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd (zijnde geen oproepcontracten) de lage WW-premie mag toepassen?

Oproepkrachten

En houd je er rekening met het schriftelijke aanbod van vaste uren voor oproepkrachten? In verband met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) ben je verplicht om na iedere periode van 12 maanden een oproepkracht een vast aantal uren aan te bieden. De oproepkracht is vrij om dit te accepteren dan wel af te wijzen. Zorgt ook in geval van een afwijzing dat u deze op papier hebt.

Doe je geen schriftelijk aanbod, dan heeft de werknemer recht op het niet-genoten loon vanaf de uiterlijk datum waarop je als werkgever het aanbod had moeten doen.

Vragen? Bel of mail ons. Wij helpen je graag.