Verandering biedt kansen
Home / Blogs / Van HR-rompslomp naar regie: zo krijg je grip op je HR-processen
Tijdens een kennismakingsgesprek, niet zo lang geleden, vroeg ik nieuwsgierig naar een stapel papier op het bureau. “Oh, dat zijn de verlofkaarten van de medewerkers. Die printen we altijd uit en nieten we aan de loonstrook.” Het lijkt een extreem voorbeeld, maar dit soort stapels papier kom ik overal tegen. Zonde van de tijd, zonde van het papier en op het moment van printen eigenlijk al verouderd. Dat kan beter.
Door Melanie Wesdorp, coördinator team e-HRM
Veel organisaties groeien door, maar hun HR blijft hangen in verouderde werkwijzen. Excellijsten, losse formulieren, dubbele controles… Het kost tijd, is gevoelig voor fouten en kan leiden tot frustratie. Mijn collega’s en ik zien vaak dat processen rondom in- en uitdiensttreding, verlof of mutaties nergens goed zijn vastgelegd. Iedereen doet het ‘zoals het altijd ging’. Je bent vooral bezig met omslachtige administratie, in plaats van waar HR over zou moeten gaan: het beste in je medewerkers naar boven halen.
Een nieuwe medewerker start. Je hebt een papieren checklist, je bent voorbereid. Maar toch kost het veel tijd om alles te regelen: contract, toegang, spullen, inwerkprogramma… En dan wordt jij plots ziek en zit die checklist in jouw tas. Wie houdt dan het overzicht?
We zien het vaak: processen hangen aan één persoon. Zodra die wegvalt, ontstaat er ruis. Met een goed ingerichte workflow verdeel je automatisch taken over betrokken collega’s. Ook als jij er even niet bent, loopt het proces gewoon door. Veilig, gestructureerd en zonder gedoe.
HR-processen verbeteren begint bij structuur. Digitalisering helpt om processen eenduidig, AVG-proof en betrouwbaar te maken. Geen checklists meer in je hoofd of op papier, maar één systeem waarin iedereen zijn rol kent. En dat hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Er zijn veel systemen op de markt en dat maakt kiezen lastig. Mijn advies: begin bij je eigen behoefte. Wat moet beter? Waar loop je vast? En wie binnen de organisatie moet ermee kunnen werken?
We zien vaak dat organisaties kiezen op basis van wat “de buurman” gebruikt. Maar wat daar werkt, hoeft voor jouw organisatie niet te passen. Richt je keuze op deze vragen:
Vraag altijd om een demo of proefperiode en test met een klein team. Zo voorkom je verrassingen.
Een goed ingericht HR-systeem levert veel meer op dan alleen minder papierwerk:
Door automatiseren bespaar je tijd en voorkom je dat gegevens dubbel of verkeerd worden ingevoerd.
Iedereen weet wat wanneer moet gebeuren. Ook als iemand er even niet is.
Rollen en rechten zijn goed geregeld, dus alleen wie iets moet weten, heeft toegang.
Geen losse Excelletjes of mapjes meer, maar juist alles overzichtelijk op één plek.
Of je nu 20 of 200 medewerkers hebt, het systeem groeit met je mee.
Via selfservice kunnen ze zelf hun zaken regelen: van verlof tot loonstroken.
We zeggen het vaak: digitaliseren is geen doel op zich. Het gaat om ruimte creëren voor aandacht. Voor ontwikkeling, voor gesprekken, voor goed werkgeverschap. En ja, dat begint bij processen die gewoon wérken.
Loop je ergens op vast of wil je gewoon eens horen hoe anderen het aanpakken? Mijn collega’s en ik denken graag met je mee. Bel of mail gerust.
Coördinator team e-HRM T: +31 (0)314 741 139 E: melaniewesdorp@vitaconluteijn.nl
Actueel
Loonsanctie bij re-integratie: hoe arbeidsrecht en casemanagement elkaar versterken
De waarde van een arbeidsjurist die dicht bij jouw organisatie staat
Het tussentijds opzegbeding in een tijdelijke arbeidsovereenkomst: kansen én risico’s
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Wanneer een medewerker langdurig ziek uitvalt, komt er als werkgever veel op je af. Je krijgt te maken met re-integratieverplichtingen, de Wet verbetering poortwachter, loondoorbetaling, gesprekken met de medewerker en strakke deadlines. Dat vraagt niet alleen tijd en aandacht, maar ook kennis van zaken. Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen casemanager Marleen Schoenaker-Noortman en arbeidsjurist Laura van […]
“We hadden het toch goed geregeld?” Het is een zin die we vaak horen. Veel werkgevers gaan ervan uit dat hun afspraken met medewerkers kloppen tot er iets gebeurt. In dit blog laten we je zien hoe snel afspraken ongemerkt kunnen verschuiven en waarom het helpt om ze af en toe samen tegen het licht […]
Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd loopt in principe automatisch af op de afgesproken einddatum. Tussentijds opzeggen is meestal niet mogelijk. Toch kan dit anders liggen als er in de overeenkomst een tussentijds opzegbeding is opgenomen. In dit blog leg ik uit wat zo’n beding inhoudt, hoe het werkt in de praktijk en waar werkgevers en […]
Elke maand dezelfde stapels bonnetjes op je bureau. Medewerkers die wachten op uitbetaling. Een administratie die meer tijd kost dan nodig. Veel werkgevers herkennen het en vragen zich af hoe zij dit slimmer kunnen organiseren. Een vaste onkostenvergoeding kan veel rust geven. De kunst is alleen om deze goed in te richten en zorgvuldig te […]
Sinds dit jaar handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid. Dat zorgt voor veel onrust bij zowel opdrachtgevers als zelfstandigen. Hoewel er in 2025 nog geen boetes werden opgelegd, verandert dat per 1 januari 2026. Dan verdwijnt de zachte landing en kunnen direct sancties volgen als er sprake is van schijnzelfstandigheid. Door Tarik Jansen, fiscalist […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk