Verandering biedt kansen
Home / Blogs / Van HR-rompslomp naar regie: zo krijg je grip op je HR-processen
Tijdens een kennismakingsgesprek, niet zo lang geleden, vroeg ik nieuwsgierig naar een stapel papier op het bureau. “Oh, dat zijn de verlofkaarten van de medewerkers. Die printen we altijd uit en nieten we aan de loonstrook.” Het lijkt een extreem voorbeeld, maar dit soort stapels papier kom ik overal tegen. Zonde van de tijd, zonde van het papier en op het moment van printen eigenlijk al verouderd. Dat kan beter.
Door Melanie Wesdorp, coördinator team e-HRM
Veel organisaties groeien door, maar hun HR blijft hangen in verouderde werkwijzen. Excellijsten, losse formulieren, dubbele controles… Het kost tijd, is gevoelig voor fouten en kan leiden tot frustratie. Mijn collega’s en ik zien vaak dat processen rondom in- en uitdiensttreding, verlof of mutaties nergens goed zijn vastgelegd. Iedereen doet het ‘zoals het altijd ging’. Je bent vooral bezig met omslachtige administratie, in plaats van waar HR over zou moeten gaan: het beste in je medewerkers naar boven halen.
Een nieuwe medewerker start. Je hebt een papieren checklist, je bent voorbereid. Maar toch kost het veel tijd om alles te regelen: contract, toegang, spullen, inwerkprogramma… En dan wordt jij plots ziek en zit die checklist in jouw tas. Wie houdt dan het overzicht?
We zien het vaak: processen hangen aan één persoon. Zodra die wegvalt, ontstaat er ruis. Met een goed ingerichte workflow verdeel je automatisch taken over betrokken collega’s. Ook als jij er even niet bent, loopt het proces gewoon door. Veilig, gestructureerd en zonder gedoe.
HR-processen verbeteren begint bij structuur. Digitalisering helpt om processen eenduidig, AVG-proof en betrouwbaar te maken. Geen checklists meer in je hoofd of op papier, maar één systeem waarin iedereen zijn rol kent. En dat hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Er zijn veel systemen op de markt en dat maakt kiezen lastig. Mijn advies: begin bij je eigen behoefte. Wat moet beter? Waar loop je vast? En wie binnen de organisatie moet ermee kunnen werken?
We zien vaak dat organisaties kiezen op basis van wat “de buurman” gebruikt. Maar wat daar werkt, hoeft voor jouw organisatie niet te passen. Richt je keuze op deze vragen:
Vraag altijd om een demo of proefperiode en test met een klein team. Zo voorkom je verrassingen.
Een goed ingericht HR-systeem levert veel meer op dan alleen minder papierwerk:
Door automatiseren bespaar je tijd en voorkom je dat gegevens dubbel of verkeerd worden ingevoerd.
Iedereen weet wat wanneer moet gebeuren. Ook als iemand er even niet is.
Rollen en rechten zijn goed geregeld, dus alleen wie iets moet weten, heeft toegang.
Geen losse Excelletjes of mapjes meer, maar juist alles overzichtelijk op één plek.
Of je nu 20 of 200 medewerkers hebt, het systeem groeit met je mee.
Via selfservice kunnen ze zelf hun zaken regelen: van verlof tot loonstroken.
We zeggen het vaak: digitaliseren is geen doel op zich. Het gaat om ruimte creëren voor aandacht. Voor ontwikkeling, voor gesprekken, voor goed werkgeverschap. En ja, dat begint bij processen die gewoon wérken.
Loop je ergens op vast of wil je gewoon eens horen hoe anderen het aanpakken? Mijn collega’s en ik denken graag met je mee. Bel of mail gerust.
Coördinator team e-HRM T: +31 (0)314 741 139 E: melaniewesdorp@vitaconluteijn.nl
Actueel
Wat is een PAGO? En waarom is dit belangrijk voor goed werkgeverschap?
Van functieprofielen naar groeiprofielen
Van onderbuikgevoel naar onderbouwd beleid: zo haal je meer uit HR-data en dashboards
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Steeds meer ondernemers en organisaties investeren in zonnepanelen. Goed voor milieu én de energierekening. Maar mag je de kosten van zonnepanelen nou wel of niet zelfstandig afschrijven? Het antwoord hangt af van hoe de installatie wordt aangemerkt voor de belasting: als zelfstandig bedrijfsmiddel of als onderdeel van het gebouw. Dat zit zo. Wat zijn de […]
Veel werkgevers weten dat je periodiek* een PAGO moet aanbieden. Dat staat immers gewoon in de Arbowet. Maar wat betekent dat precies? En hoe haal je er als werkgever ook echt voordeel uit? In dit blog neem ik je mee in wat een PAGO (en PMO) is, hoe je het organiseert en wat het je […]
Wat verandert er in de aangifte loonheffingen wanneer een werknemer de AOW-leeftijd bereikt? Die vraag is relevant voor werkgevers die te maken hebben met werknemers die doorwerken na de AOW-gerechtigde leeftijd. Vanaf dat moment gelden er andere regels voor de verzekeringsindicaties én de inkomstenverhouding (IKV). Verzekeringsplicht wijzigt per AOW-leeftijd Een werknemer die op 15 juni […]
Wat als je functieprofielen niet meer helpen bij de ontwikkeling van je mensen? Grote kans dat dat al zo is. Want traditionele functieprofielen verouderen sneller dan ooit. Ze sluiten vaak niet meer aan op wat medewerkers écht nodig hebben om te groeien. En ze geven geen antwoord op vragen als: Waar kan ik naartoe groeien? […]
Bij de bedrijfsoverdracht van een IB-onderneming komt het een en ander kijken. Je moet keuzes maken over bijvoorbeeld nu of later belasting betalen, checken of er een desinvesteringsbijtelling is, nagaan wat je me vrijgekomen reserves wilt en kunt, enzovoort.. Een verkeerde keuze kan je geld kosten of je opvolger in een lastige positie brengen. Ontdek […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk