Het bestuursverslag: van verplichte kost tot visitekaartje van je organisatie

Voorheen werd het bestuursverslag door de gemiddelde ondernemer gezien als een wettelijke vereiste en was het een sport om zo weinig mogelijk informatie te verstrekken. De afgelopen jaren is de tendens echter veranderd: verantwoording willen afleggen en aangeven waar je als organisatie voor staat draagt bij aan het versterken van je imago.

Met deze andere kijk op het bestuursverslag is het ineens een marketinginstrument geworden voor je stakeholders. Een mooie, transparante manier om je klanten, medewerkers en leveranciers meer te betrekken bij je organisatie.

De trends en ontwikkelingen

Het bestuursverslag moet voldoen aan enkele wettelijke (minimale) vereisten, maar we gaan eerst kijken naar de trends en ontwikkelingen rondom het verslag:

• Integrated reporting: afzonderlijke rapportages voor de verschillende stakeholders worden samengevoegd tot één geïntegreerd rapport.
• Digitalisering: het bestuursverslag wordt via een website aangeboden, waardoor gebruikers kunnen doorklikken op voor hen relevante gegevens en verbindingen kunnen leggen. Het gebruik van video’s met toelichtingen kan dan ook worden toegepast, waardoor het hele verslag meer gaat leven.
• Duurzaamheid is actueel. Klimaatverandering is dagelijks in het nieuws. Vier van de in de wereldwijde top-10 voorkomende risico’s hebben betrekking op klimaatverandering. De belangrijke productiefactoren van iedere organisatie zijn -naast de ondernemingszin- natuur, kapitaal en arbeid. Daar waar in het traditionele denken vooral werd ingezoomd op geld (kapitaal) als schaars middel, wordt meer en meer duidelijk dat natuur en arbeid ook schaars kunnen zijn en van levensbelang voor het voortbestaan van de organisatie. Steeds meer organisaties stellen een speciaal duurzaamheidsverslag op om verantwoording af te leggen over het beleid en de inspanningen van de organisatie.
• Niet-financiële gegevens: we zien een toename van niet-financiële informatie in de bestuursverslagen. Hierdoor groeit de behoefte aan de controle op de juistheid (en volledigheid) van deze informatie. Bij steeds meer rapportages worden daarom de financiële gegevens door een accountant gecontroleerd.
• Real-time: door digitalisering van de rapportages is het mogelijk om real-time informatie te geven, hierdoor neemt de actualiteit van de rapportages toe.
• Marketing: een goede relatie met de verschillende stakeholders van je organisatie is van groot belang. Door transparant te zijn over de zaken die relevant zijn voor je organisatie nemen de betrokkenheid en openheid toe, waardoor de relaties verbeteren.

De inhoud van ieder bestuursverslag is afhankelijk van de organisatie en de informatiebehoeften van haar stakeholders. We dagen je graag uit om aan de slag te gaan met je bestuursverslag, hierover in gesprek te gaan met de stakeholders en de relevante informatie gedurende het jaar in beeld te brengen. Maak er méér van dan alleen een bestuursverslag en pluk er de vruchten van!

Minimale wettelijk vereisten

De periode januari t/m maart is vaak de periode dat het bestuursverslag door het bestuur wordt geschreven. Wat moet er (wettelijk gezien) minimaal in staan?

Het opstellen van een bestuursverslag is voor (middel) grote ondernemingen verplichte kost. Kleine ondernemingen hoeven geen bestuursverslag op te stellen. In de wet (artikel 391 Boek 2 BW) en in de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (Richtlijn 400) zijn de vereisten opgenomen waaraan het bestuursverslag moet voldoen.

In het bestuursverslag doet het bestuur schriftelijk verslag over de gang van zaken van het gevoerde beleid. Richtlijn 400 geeft de vereisten voor de invulling van het bestuursverslag. Dit bestaat uit:

• Algemene informatie: de doelstelling (mission statement), de activiteiten en structuur van de organisatie.
• Financiële informatie: de ontwikkelingen gedurende het boekjaar, de balansposities, kasstromen, financieringsbehoefte en de daadwerkelijke ontwikkeling van belangrijke voornemens waarover je voorgaand jaar gerapporteerd hebt.
• Informatie over voornaamste risico’s en onzekerheden: besteed aandacht aan de belangrijkste risico’s en onzekerheden (strategisch, operationeel, regelgeving en financieel). Dit stelt de lezer van het bestuursverslag in staat zich een goed beeld te vormen van mogelijke gebeurtenissen of ontwikkelingen met belangrijke gevolgen voor resultaten, de financiële positie of de continuïteit van de activiteiten. Vergeet ook het risicomanagementsysteem niet mee te nemen in je verslag.
• Informatie over financiële instrumenten: vermeld de doelstellingen en het beleid inzake het risicobeheer.
• Informatie over toepassing van gedragscodes: wordt er een gedragscode gevolgd en zo ja, welke?
• Informatie over maatschappelijke aspecten van ondernemen: de analyse van zowel financiële als niet-financiële prestatie-indicatoren, met inbegrip van milieu- en personeelsaangelegenheden die van belang zijn voor een goed begrip van de ontwikkeling van de organisatie.
• Informatie over onderzoek en ontwikkeling: laat de werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling zien. Besteed ook aandacht aan de betekenis hiervan voor de positie en verwachte gang van zaken bij de organisatie.
• Overige informatie: afhankelijk van de organisatie kun je hierbij denken aan overige relevante informatie over bijvoorbeeld kwaliteit of automatisering.
• Toekomstparagraaf: kijk vooruit, wat verwacht je komend jaar bijvoorbeeld investeringen en omstandigheden waarvan de omzet afhankelijk is? Informatie die je organisatie in economisch opzicht kan schaden hoeft niet te worden opgenomen.

Al met al toch aardig wat vereisten waar je bestuursverslag aan moet doen. Wij hebben hiervoor een handige checklist opgesteld. Wil je deze ontvangen of heb je andere vragen over het bestuursverslag? Neem dan contact met ons op.