Fiets van de zaak – Alles over bijtelling en onbelast vergoeden

Nu de zon zich weer vaker laat zien, is het hét moment om medewerkers – of jezelf als dga – te stimuleren vaker de fiets te pakken. Met een fietsregeling en fiets van de zaak combineer je vitaliteit met fiscale voordelen. Hoe zit dat precies? We zetten de regels voor je op een rij.

Bijtelling voor een fiets van de zaak

Hebben medewerkers of een dga een fiets van de zaak en gebruiken ze die ook privé (bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer)? Daarvoor moeten zij dan bijtelling betalen. Gefietste kilometers bijhouden is niet nodig, want er geldt een vast bijtellingspercentage (forfait) van 7% van de consumentenprijs per jaar.

De zakelijke fiets blijft in zo’n geval eigendom van jou als werkgever of jij leaset de fiets. Ook als een medewerker zelf leaset en jij alle kosten vergoedt, geldt deze regeling.

Fiets van de zaak ook voor dga’s en zelfstandig ondernemers?

De 7%-regeling geldt ook voor dga’s. Fiscaal gezien zijn zij namelijk medewerkers van hun eigen bv.

Voor zelfstandig ondernemers geldt hetzelfde bijtellingspercentage van 7%, maar bij hen wordt dit bijtellingsbedrag bij de winst opgeteld. Dat bedrag kan nooit hoger zijn dan de totale kosten van de fiets in dat jaar.

Alleen zakelijk gebruik: geen bijtelling

Gebruik je de fiets van de zaak uitsluitend voor zakelijke ritten en blijft de fiets op kantoor? Dan hoef je geen bijtelling toe te passen.

Zodra de zakelijke fiets echter ook voor woon-werkverkeer beschikbaar is, telt de wet dit automatisch als privégebruik. Ook al rijdt de medewerker er verder geen enkele privérit mee — bijtelling is dan tóch verplicht. Een rittenregistratie zoals bij auto’s werkt hier niet.

Reiskostenvergoeding bij een fiets van de zaak

Gebruikt een medewerker zijn fiets van de zaak voor woon-werkverkeer, dan vervalt het recht op de onbelaste reiskostenvergoeding voor de fietsdagen. Gebruikt diezelfde medewerker op andere dagen een privévoertuig zoals een eigen auto? Dan mag je voor die andere dagen wél een onbelaste vergoeding geven.

Vaste, realistische afspraken

Het is niet nodig om per dag precies bij te houden welk vervoermiddel is gebruikt. Je mag hierover samen met je medewerker vaste afspraken maken. Spreek bijvoorbeeld af hoeveel dagen per week hij fietst en hoeveel dagen hij met de auto reist. Op basis daarvan kun je een vaste onbelaste vergoeding geven.

Belangrijk is dat de afspraken realistisch zijn en passen bij de persoonlijke situatie van de medewerker. Een keer afwijken is geen probleem. Pas bij structurele veranderingen hoef je de vergoeding aan te passen.

Fiets van de zaak via cafetariaregeling

Je kunt ervoor kiezen om een fiets via een cafetariaregeling aan te bieden. De medewerker levert dan een deel van zijn brutoloon in en krijgt daarvoor de fiets ter beschikking gesteld. De bijtelling van 7% blijft gelden, maar over het deel van het brutoloon dat de medewerker “inlevert” hoeft hij geen loonbelasting meer te betalen. Fiscaal interessant dus! Zorg er wel voor dat de regeling realistisch is en goed aansluit bij de persoonlijke situatie van de medewerker.

Bijtelling via de WKR verwerken

Je mag de bijtelling ook via de werkkostenregeling (WKR) laten lopen. De medewerker ziet de bijtelling dan niet terug op zijn loonstrook en merkt er niets van in zijn nettoloon. Jij als werkgever draagt in dat geval de belasting af via de WKR. Voor 2025 is de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere.

Fiets op naam van medewerker

Wordt de fiets eigendom van de medewerker, bijvoorbeeld omdat jij als werkgever de aanschaf betaalt of een vergoeding geeft? Dan gelden er andere fiscale regels. De fiets telt dan niet als ‘ter beschikking gesteld’, maar als loon in natura.

In dat geval is het voordeel voor de medewerker belast, tenzij je het via de werkkostenregeling (WKR) laat lopen. Heb je daarin nog vrije ruimte, dan kun je de fiets belastingvrij vergoeden. Is die ruimte er niet meer, dan betaal je als werkgever 80% belasting via de eindheffing.

Wat verandert er fiscaal?

Omdat de medewerker de eigenaar is, geldt er geen bijtelling. Hij gebruikt dan immers zijn eigen fiets. Wél mag je als werkgever voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer geven (tarief 2025).

Wat telt als fiets van de zaak?

Alles wat je in de volksmond een fiets noemt, telt mee: stadsfietsen, e-bikes, racefietsen en mountainbikes. Ook speedpedelecs (tot 45 km/u) vallen onder de regeling. Brom- en snorfietsen vallen erbuiten.

Bijtelling bij fiets van de zaak berekenen

De bijtelling van 7% wordt berekend over de consumentenadviesprijs van de fiets. Dat is de prijs die de fabrikant of importeur publiekelijk bekendmaakt. Is er geen consumentenadviesprijs? Gebruik dan de prijs van een vergelijkbaar model. Deze regel geldt zowel voor nieuwe als gebruikte fietsen.

Wanneer btw-aftrek op een fiets?

Koop je als werkgever een fiets voor een medewerker? Dan mag je tot maximaal € 130 btw aftrekken op die fiets. Hiervoor gelden voorwaarden, vastgelegd in het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA).

De btw-aftrek is alleen toegestaan in de volgende gevallen:

• Je hebt in het huidige kalenderjaar en de 2 kalenderjaren daarvoor nog geen andere fiets aan deze medewerker gegeven of beschikbaar gesteld
• De medewerker gebruikt de fiets bijna alle werkdagen voor woon-werkverkeer
• Je geeft de medewerker geen andere voorziening voor woon-werkverkeer, zoals een reiskostenvergoeding of een ov-abonnement (vergoedingen voor zakelijke ritten mag je wél geven)
• De medewerker rijdt geen auto van de zaak die hij ook gebruikt voor woon-werkverkeer (een auto die alleen voor zakelijke ritten wordt gebruikt, mag wel)

Btw-aftrek voor zelfstandig ondernemers

Voor ondernemers is dit anders: zij mogen de btw op een fiets van de zaak alleen aftrekken voor het deel dat ze zakelijk gebruiken. Het deel dat ze privé gebruiken, mogen ze niet aftrekken.

Eigen bijdrage: invloed op bijtelling en btw

Betaalt een medewerker een eigen bijdrage voor het privégebruik van zijn zakelijke fiets? Dan hoeft hij alleen bijtelling te betalen over het deel dat boven die bijdrage uitkomt. Leg dit duidelijk vast als een vergoeding voor privégebruik en verwerk het via de loonstrook.

Let op: over de eigen bijdrage is btw verschuldigd. Voor de btw-aftrek geldt het volgende:

• Is de inkoopprijs of het totaal van de leasetermijnen minus de eigen bijdrage € 749 inclusief btw of lager? Dan mag je de btw volledig aftrekken.
• Is de inkoopprijs of het totaal van de leasetermijnen minus de eigen bijdrage € 750 inclusief btw of hoger? Dan mag je alleen btw aftrekken over het deel tot en met € 749. Over het meerdere mag je geen btw aftrekken.

Investeringsaftrek bij duurzame fietsen

Koop je als ondernemer een fiets voor zakelijk gebruik? Dan kun je gebruikmaken van een belastingvoordeel: de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA).

Ook kun je milieuvoordelen krijgen met de Milieu-investeringsaftrek (MIA) en Willekeurige afschrijving (Vamil):

* Het MIA-percentage voor een aanhangwagen of wisselaccu hangt af van het type fiets en eventuele extra’s, zoals zonnepanelen.

Deze investeringsvoordelen gelden ook bij operational lease, maar dan vraagt de leasemaatschappij de aftrek voor de leasefiets aan. Er gelden wel extra voorwaarden. Zo moet de bakfiets of cargobike minstens 75 kilo wegen.

Bron: SRA