Eindheffing WKR 2025: uiterlijk aangeven in het 2e aangiftetijdvak van 2026

Heb je in 2025 de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) overschreden? Dan ben je 80% eindheffing verschuldigd. Die eindheffing moet je uiterlijk aangeven en betalen in het 2e aangiftetijdvak van 2026. Voor veel werkgevers is dit hét moment om de WKR-administratie over 2025 zorgvuldig te controleren en eventuele correcties tijdig door te voeren.

In dit artikel lees je wat dit concreet betekent voor jouw organisatie, welke deadlines gelden en waar je als werkgever extra alert op moet zijn.

Wat was de vrije ruimte WKR in 2025?

Als werkgever mag je bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onbelast aan medewerkers geven. Dat doe je via de vrije ruimte van de WKR.

Voor 2025 geldt:

• 2% van het fiscale loon tot en met € 400.000
• 1,18% over het meerdere van het fiscale loon
• Overschrijding? Dan betaal je 80% eindheffing WKR over het meerdere

De toets of je boven de vrije ruimte uitkomt, doe je uiterlijk aan het einde van het kalenderjaar.

Wanneer moet je de eindheffing WKR 2025 aangeven?

Kom je boven de vrije ruimte uit, dan moet je de eindheffing aangeven via de aangifte loonheffingen.

De hoofdregel is duidelijk:

• Uiterlijk in de aangifte over het 2e aangiftetijdvak van 2026
  • Maandaangifte: uiterlijk 31 maart 2026
  • Vierwekenaangifte: uiterlijk 22 maart 2026

Werk je met een maandaangifte? Dan betekent dit concreet dat je de eindheffing WKR over 2025 meeneemt in de aangifte van februari 2026.

Je mag de eindheffing ook eerder aangeven, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak of al in de laatste aangifte van 2025.

Te veel of te weinig eindheffing aangegeven? Zo corrigeer je dit

Blijkt bij de eindafrekening dat je in 2025:

• te veel, of
• te weinig

eindheffing WKR hebt aangegeven? Dan moet je dit verrekenen via de aangifte loonheffingen.

De laatste mogelijkheid om dit recht te zetten is eveneens de aangifte over het 2e aangiftetijdvak van 2026. Daarna ben je te laat.

Wat als de inhoudingsplicht eindigt?

Stopt je onderneming (of eindigt de inhoudingsplicht) in de loop van 2025? Dan geldt een afwijkende regel:

• Je geeft de eindheffing WKR direct aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt

Wachten tot 2026 is dan niet toegestaan.

Werkkostenregeling: de stappen die je als werkgever moet doorlopen

Wil je vergoedingen of verstrekkingen in de vrije ruimte onderbrengen? Dan doorloop je deze vaste stappen:

1. Vaststellen of sprake is van loon
2. Controleren of een gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt
3. Kiezen: eindheffingsloon of werknemersloon
4. Berekenen van de vrije ruimte
5. Bepalen of je de vrije ruimte overschrijdt
6. Aangeven en betalen van de eindheffing WKR

Keuze tussen eindheffingsloon en werknemersloon: let op het moment

De keuze tussen eindheffingsloon en werknemersloon maak je:

• uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen
• niet achteraf en niet met terugwerkende kracht

Die keuze blijkt uit je loonadministratie en hoef je niet apart te melden bij de Belastingdienst.

Een eenmaal gemaakte keuze is in principe definitief, behalve als er aantoonbaar sprake is van een administratieve fout. Dan mag je corrigeren via een aangepaste aangifte.

Altijd eindheffingsloon of juist altijd werknemersloon

Niet alles is een keuze. Sommige loonbestanddelen zijn wettelijk vastgelegd:

Altijd eindheffingsloon, zoals:

• bepaalde vergoedingen of verstrekkingen aan postactieve medewerkers (bijv. kerstpakketten onder gelijke voorwaarden)

Altijd werknemersloon, zoals:

• de auto van de zaak
• een dienstwoning
• vergoedingen die niet (op tijd) zijn aangewezen als eindheffingsloon
• loon dat niet voldoet aan de gebruikelijkheidstoets

Een verkeerde indeling kan leiden tot naheffingen en boetes. Zorg dus dat je administratie hierop klopt.

Concernregeling: kansen én aandachtspunten

Maak je deel uit van een concern? Dan mag je de WKR ook op concernniveau toepassen. Je telt dan het fiscale loon van alle inhoudingsplichtigen binnen het concern bij elkaar op om de vrije ruimte te bepalen.

Dit kan gunstig uitpakken, maar vraagt wel om:

• goede onderlinge afstemming
• consistente administratieve vastlegging

Wat je nu concreet moet doen als werkgever

De eindheffing WKR 2025 lijkt misschien een administratieve formaliteit, maar fouten werken lang door. Daarom is dit het moment om:

• de WKR over 2025 volledig door te rekenen
• te controleren of de vrije ruimte is overschreden
• eerdere aangiften te corrigeren waar nodig
• deadlines voor 2026 strak te bewaken

Zo voorkom je verrassingen, naheffingen en onnodige discussies met de Belastingdienst.

Bron: Salaris Vanmorgen