De RI&E: zorg dat het méér wordt dan een verplicht nummer

Waar begin ik? Die vraag krijgen we met regelmaat van ondernemers die weten dat ze een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) moeten hebben, maar niet goed weten hoe ze dit praktisch aanpakken.

Sommigen zien het als een verplichte checklist waar ze vooral “aan moeten voldoen.” Anderen zien het belang wel, maar weten niet hoe ze zorgen dat het meer wordt dan een document in een map.

In al die jaren in de wereld van arbeidsomstandigheden, heb ik één ding geleerd: een RI&E heeft alleen zin als je er echt iets mee doet. In dit blog neem ik je mee in de praktijk en deel ik mijn inzichten over hoe je een RI&E effectief inzet in je organisatie.

Door Jeroen Kremer, directeur Preventie & Verzuim Arbeidsjurist

Wat is een RI&E (en waarom is het meer dan een verplichting)?

Een RI&E brengt in kaart welke risico’s er zijn binnen je organisatie op het gebied van veiligheid en gezondheid. Vervolgens bepaal je hoe groot die risico’s zijn en hoe je ze kunt verkleinen.

De Arbowet verplicht je als werkgever om een actuele RI&E te hebben, en dat is niet voor niets. Dit is niet alleen belangrijk voor een eventueel bezoek van de Arbeidsinspectie, maar ook voor verzekeraars. Veel verzuimverzekeringen stellen een actuele RI&E als voorwaarde.

Daarnaast profiteren medewerkers direct van een RI&E. Het helpt om gezondheids- en veiligheidsrisico’s structureel te verminderen, waardoor medewerkers fitter en gezonder blijven gedurende hun hele loopbaan. Uiteindelijk wil je als werkgever dat medewerkers de werkdag veilig beginnen én gezond naar huis gaan. De RI&E vormt de basis om werknemers duurzaam inzetbaar te houden – één van de grootste uitdagingen voor alle organisaties, nu en de in toekomst – en staat directe relatie met de continuïteit van de organisatie.

Een RI&E die in een la verdwijnt, is weggegooid geld

Toch zien we in de praktijk dat een belangrijk deel van de RI&E’s geen effect hebben. Niet omdat de inventarisatie verkeerd is, maar omdat er niks mee gebeurt. Veel werkgevers laten een uitgebreide RI&E opstellen, met een keurige inventarisatie en evaluatie en een gedetailleerd plan van aanpak. Maar een jaar later blijkt dat er nauwelijks iets mee is gedaan.

Het probleem is: een document in een la voorkomt geen ongevallen, geen ziekteverzuim en geen juridische problemen. Alleen door opvolging te geven aan de RI&E voorkom je dat werknemers uitvallen en inzetbaar blijven voor de organisatie.

Hoe zorg je dat een RI&E wél werkt?

1. Maak iemand verantwoordelijk
   Een RI&E werkt alleen als iemand in de organisatie er verantwoordelijkheid voor draagt. Dit kan een preventiemedewerker zijn, een HR-professional of iemand uit het managementteam. De directie of het management is en blijft feitelijk verantwoordelijk. Wat wel goed is om een ‘ambassadeur’ binnen een organisatie te hebben die gevraagd en ongevraagd de voortgang bewaakt en adviseert aan de organisatie.
   
2. Koppel acties aan duidelijke deadlines met een verantwoordelijke
   Zet niet alleen in het rapport wat er moet gebeuren, maar ook wie het oppakt en wanneer. Zo voorkom je dat verbeteringen op de lange baan worden geschoven en zaken tussen het ‘wal en schip vallen’ doordat niemand zich verantwoordelijk voelt en is.
   
3. Begin met de grootste risico’s
   Een RI&E kan een lange lijst met actiepunten opleveren. Focus daarom eerst op de meest urgente risico’s en werk van daaruit verder. Vaak zijn er binnen organisaties een aantal grotere risico’s die urgent zijn en blijven. Te denken valt aan fysieke belasting, werkdruk, schadelijk geluid, beeldschermwerker en gevaarlijke stoffen.
   
4. Betrek je medewerkers
   Je medewerkers zijn de eersten die met de risico’s te maken hebben. Vraag ze om feedback en ideeën voor oplossingen. Dit vergroot niet alleen het draagvlak, maar levert ook vaak verrassend praktische verbeteringen op.
   
5. Maak RI&E een vast agendapunt
   Neem de RI&E mee in management overleggen en HR-meetings. Zo blijft het een actief onderwerp en voorkom je dat het een vergeten document wordt. Het draagt bij aan de structurele borging van aandacht voor veiligheid en gezondheid in de organisatie.

Een RI&E is nooit ‘af’

Veel werkgevers zien een RI&E als een checklist die ze één keer afwerken en dan klaar zijn. Maar dat is een misvatting. Veiligheids- en gezondheidsrisico’s kunnen veranderen door nieuwe machines, veranderende werkprocessen of zelfs seizoensinvloeden. Een RI&E moet daarom regelmatig worden bijgewerkt en geëvalueerd. Plan minimaal jaarlijks een moment om te kijken of de RI&E nog actueel is en of maatregelen goed worden opgevolgd en effect hebben.

De volgende stap: aan de slag met je RI&E

Een RI&E is dus geen formaliteit of administratieve verplichting. Het is een kans om je organisatie veiliger, gezonder en toekomstbestendig te maken. Maar alleen als je het goed inzet. Dan maak je werk van de inzetbaarheid van werknemers en daarmee het succes van je eigen organisatie.

Meer weten?

Heb je vragen over hoe je een RI&E optimaal inzet? Of wil je sparren over hoe je het beter kunt laten aansluiten op jouw organisatie? Bel of mail me gerust, mijn collega’s en ik denken graag met je mee.

Jeroen Kremer

Directeur Preventie & Verzuim
T +31 (0)316 740 151
E j.kremer@vitaconluteijn.nl