Checklist langdurig zieke medewerker – Jouw wettelijke to do’s

Een langdurig zieke medewerker, je wilt het niet voor de medewerker zelf, maar ook niet voor de continuïteit van je organisatie. Het kan namelijk leiden tot vertraging in projecten en legt extra druk bij andere medewerkers. Regelmatig contact en duidelijke afspraken helpen alle partijen. Daarnaast heb je als werkgever een aantal wettelijke verplichtingen. We hebben ze voor je samengevat.

Als een medewerker door ziekte niet kan werken, moet je volgens de wet het loon van de zieke medewerker twee jaar (104 weken) doorbetalen. Ook moet je er alles aan doen om de medewerker weer in het werk te laten re-integreren. Deze wettelijke verplichtingen zijn er bijvoorbeeld vanuit de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet en de Wet werk en en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Ook bij je verzekeraar heb je verplichtingen.

1. Dag 1: Ziekmelden

Een zieke medewerker moet zich zo snel mogelijk ziekmelden bij jou als werkgever. Jij maakt hiervan dan melding bij de arbodienst of – als dit hebt meeverzekerd – je verzekeraar. De meldingstermijn staat vaak in de voorwaarden, maar dien de ziekmelding in ieder geval in binnen een week.

Let op: In sommige situaties vraag je voor de medewerker een Ziektewet-uitkering aan.

2. Week 6: Probleemanalyse

Als een medewerker bijna 6 weken ziek is, heeft deze een gesprek met de bedrijfsarts of arbodienst. Die stelt de probleemanalyse op; een vaststelling van wat de medewerker nog wel of niet kan en wat er nodig is voor herstel en/of re-integratie.

3. Week 8: Opstellen plan van aanpak

Uiterlijk in de 8e week maak je samen met de langdurig zieke medewerker een plan van aanpak. Daarin staat wat je beide gaat doen om de medewerker weer aan het werk te kunnen laten gaan en welke hulp daarbij nodig is; de re-integratieaanpak. Het is belangrijk dat je alle afspraken die jullie over de re-integratie maken vastleggen in een re-integratieverslag. Zo zijn voor alle betrokken partijen de verwachtingen duidelijk.

4. Na week 8: Uitvoeren plan van aanpak

Samen met de zieke medewerker en casemanager van de arbodienst voer je de afspraken uit het plan van aanpak uit. De medewerker moet actief meewerken aan de re-integratie. En je bespreekt regelmatig – minstens iedere zes weken – de voortgang met de medewerker.

5. Week 42: De 42e-weeksmelding

Is de medewerker ruim driekwart jaar ziek, dan doe je als werkgever uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek aangifte van langdurige ziekte bij UWV. Dit heet de 42e-weeksmelding.

Vervolgens moet je vóór het einde van het eerste ziektejaar een arbeidsdeskundig onderzoek laten uitvoeren. Dit geeft inzicht in de belastbaarheid van de medewerker, de kans op terugkeer naar de eigen werkplek of juist het zoeken naar werk buiten het eigen bedrijf. Is al eerder duidelijk dat terugkeer naar de eigen werkplek weinig kans heeft, dan is het verstandig om het arbeidsdeskundig onderzoek eerder in te zetten.

6. Week 46-52: Eerstejaarsevaluatie

Als een medewerker bijna 1 jaar (52 weken) ziek is, stellen jullie samen een eindejaarsevaluatie op. Jullie evalueren hiertoe samen met de bedrijfsarts de voortgang van de re-integratie en stellen eventueel afspraken bij. Dit is vervolgens ook de uiterlijke startdatum voor een tweedespoortraject.

7. Week 88: WIA-aanvraag en re-integratieverslag

In de 88e week ontvangt de langdurig zieke medewerker een brief van UWV. Daarin staat wat hij moet doen om een WIA-uitkering te krijgen. Jij als werkgever krijgt een kopie van deze brief. De medewerker kan de WIA-uitkering aanvragen bij UWV tussen de 88e en 93e week van diens ziek zijn.

Onderdeel van de WIA-aanvraag is het eerdergenoemde re-integratieverslag.

8. Week 91: Eindevaluatie

In week 91 stel je samen met de zieke medewerker een formele eindevaluatie op. Daarin geven jullie aan hoe de re-integratie is gegaan en wat de stand van zaken is. Je gebruikt hierbij het ‘actueel oordeel’ van de bedrijfsarts of arbodienst en ook het re-integratieverslag is hier weer onderdeel. Als werkgever vul je de eindevaluatie ook in als de medewerker uit dienst gaat en 10 weken of langer ziek is.

9. Week 93: Uiterste datum aanvraag WIA-uitkering

De langdurig zieke medewerker vraagt uiterlijk in de 93^e week een WIA-uitkering aan. Is de medewerker bijna beter? Dan kan hij jou vragen om het loon langer door te betalen. De medewerker vraagt dan geen WIA-uitkering aan.

Let op: Uiterlijk 1 dag na de WIA-aanvraag moet het re-integratieverslag worden verstuurd.

10. Week 104: Loondoorbetaling stopt na 2 jaar ziekte

Je betaalt maximaal 2 jaar (104 weken) het loon door aan een zieke medewerker. Heeft de medewerker een Ziektewetuitkering, dan stopt die uitkering na 2 jaar (104 weken).

Bron: UWV, SRA