Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Nieuw Stolwijk Kelderman Deventer officieel geopend
Fiets van de zaak – Alles over bijtelling en onbelast vergoeden
Vanaf 1 juli strengere eisen overdrachtsbelasting bij juridische splitsing
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Afgezwakte CSRD-regelgeving – een doodsteek voor de duurzame transitie? Nee, in tegendeel. Juist nu zien we steeds sterker de meerwaarde van duurzaam ondernemen. De ondernemers en organisaties die écht geloven in transparantie en werk willen maken van hun toekomstbestendigheid gaan (vrijwillig) door. Voor hen is er de VSME-standaard met praktische en haalbare kaders voor duurzaamheidsrapportage. […]
Gisteren openden we officieel ons nieuwe kantoor in Deventer. Met extra werk- en overlegruimte voor verdere groei en verankering van Stolwijk Kelderman (SK) en heel Stolwijk Kennisnetwerk (SKN) in Oost-Nederland. “Een uitdagende maar zeker haalbare ambitie”, aldus Bart Kuipers, accountant bij Stolwijk Kelderman Deventer. Daar waar anderen de regio verlaten kiest SKN met volle overtuiging […]
Nu de zon zich weer vaker laat zien, is het hét moment om medewerkers – of jezelf als dga – te stimuleren vaker de fiets te pakken. Met een fietsregeling en fiets van de zaak combineer je vitaliteit met fiscale voordelen. Hoe zit dat precies? We zetten de regels voor je op een rij. Bijtelling […]
Overweeg je vastgoed over te dragen via een juridische splitsing? Let op: vanaf 1 juli 2025 gelden strengere eisen overdrachtsbelasting en vrijstelling hiervan. Wil je nog profiteren van de huidige regels? Kom dan nu meteen in actie. Momenteel geldt dat je bij een juridische splitsing vrijstelling kunt krijgen van overdrachtsbelasting, mits de splitsing niet primair […]
Het podium vragen past niet bij Diana Aalderink, bestuurder en aandeelhouder van Stolwijk Kelderman (SK) en Stolwijk Kennisnetwerk (SKN). Sommige gelegenheden – zoals een 25-jarig werkjubileum – vragen volgens collega’s echter om welverdiende aandacht. Dus vierden we Diana’s jubileum op 27 maart 2025 met familie en alle collega’s in theater Amphion in Doetinchem. Inclusief een […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk