Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Uitkomst Webmodule beoordeling arbeidsrelatie is niet juridisch houdbaar
Betaal voorlopige aanslag inkomstenbelasting 2025 niet te vroeg
Interview Salaris Vanmorgen met Matthijs Koppelaar
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Twijfel je bij het beoordelen van arbeidsrelaties of er wel of geen sprake is van loondienst, dan kun je de Webmodule beoordeling arbeidsrelatie gebruiken. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid stelt de module ter beschikking voor opdrachtgevers. Maar let op: Je kunt er geen zekerheid aan ontlenen. Minister Van Hijum beantwoordde onlangs vragen over […]
De Belastingdienst is deze maand begonnen met het versturen van de voorlopige aanslag inkomstenbelasting voor het jaar 2025. Met het uitdrukkelijk verzoek: Betaal deze pas ná de dagtekening in 2025. Veel belastingplichtigen, zoals zelfstandig ondernemers, ontvangen jaarlijks een voorlopige aanslag inkomstenbelasting. Je mag deze voorlopige aanslag in één keer betalen of gespreid betaald in elf […]
Eerder dit jaar won Matthijs Koppelaar, Manager Salaris & Advies, de titel ‘Leidinggevende salarisprofessional van het jaar’. Nu is hij als jurylid betrokken bij diezelfde verkiezing voor 2025. Wat vindt hij zo mooi aan het salarisvak en waarom maakt hij zich er hard voor? Salaris Vanmorgen interviewde hem erover. Matthijs Koppelaar in jury Salarisprofessional van […]
In oktober kon je in de Special Eindejaarstips al lezen wat dit jaar fiscaal nog mogelijk is. Nu het Belastingplan 2025 in de Tweede Kamer is behandeld, zitten daar een aantal wijzigingen. We hebben ze voor je gemarkeerd in de bestaande special. Tips voor alle belastingplichtigen Over het voorkomen van verlies van heffingskortingen, clusteren van […]
Ben je ondernemer en heb je plannen voor Research & Development? Of wil je technisch-wetenschappelijk onderzoek uitvoeren? Dan kun je aanspraak maken op belastingvoordeel vanuit de WBSO-regeling. De Tweede Kamer heeft ingestemd met extra budget hiervoor in 2025 en de Eerste Kamer stemt hierover op 17 december 2024. Kort meer over de WBSO, de voordelen, […]
© 2024 - Stolwijk Kennisnetwerk