Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Ook betaald ouderschapsverlof voor dga
Uitstel Richtlijn Loontransparantie: invoering mogelijk pas in 2027
Nieuw formulier bezwaar tegen aanslag erfbelasting
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Medewerkers hebben onder voorwaarden recht op ouderschapsverlof, waarvan het UWV een deel betaalt. Maar wist je dat er ook betaald ouderschapsverlof voor de directeur-grootaandeelhouder (dga) bestaat? Dat betekent dat ook een dga – als deze aan de voorwaarden voldoet – via het UWV een uitkering kan ontvangen tijdens het ouderschapsverlof. Als dga ben je immers […]
De invoering van de Europese Richtlijn Loontransparantie lijkt later van start te gaan dan gepland. De oorspronkelijke deadline van juni 2026 blijkt niet haalbaar. Naar verwachting verschuift de datum naar 1 januari 2027. Werkgevers krijgen daardoor waarschijnlijk meer tijd om zich voor te bereiden op de nieuwe verplichtingen rond loonrapportages en gelijke beloning. Wat houdt […]
In de categorie ‘niet leuker, wel makkelijker’: de Belastingdienst heeft het nieuwe formulier ’Bezwaar erfbelasting particulieren’ geïntroduceerd. Dit moet bezwaar maken tegen een aanslag erfbelasting of navorderingsaanslag vereenvoudigen. Wie het niet eens is met een aanslag erfbelasting, kan binnen 6 weken bezwaar maken. En na die 6 weken is er de mogelijkheid om een verzoek […]
Vanaf 1 januari 2026 mag de Belastingdienst opnieuw boetes opleggen aan bedrijven die zzp’ers onterecht als zelfstandige inhuren. De huidige boetepauze bij schijnzelfstandigheid loopt eind 2025 af. Daarmee verdwijnt de “zachte landing” die werkgevers de afgelopen jaren nog wat ruimte gaf. Werk je met zzp’ers? Dan is dit hét moment om te checken of jouw […]
Het einde van het jaar komt in zicht. Een goed moment om te kijken waar je fiscaal nog kunt optimaliseren. In onze Special Eindejaarstips 2025 vind je praktische adviezen voor ondernemers, werkgevers en particulieren. We hebben de belangrijkste fiscale aandachtspunten voor je op een rij gezet. Zo helpen we je om dit jaar fiscaal goed […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk