Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Zo voorkom je belastingrente voor aanslagen 2024
5 trends in duurzaam beloningsbeleid en vernieuwende arbeidsvoorwaarden
Belastingdienst extra alert op onzakelijke kosten in zakelijke aangiften
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Dien op tijd je belastingaangifte in of vraag nu een voorlopige aanslag aan. Hiermee voorkom je dat je belastingrente moet betalen. Deze rente is per 1 januari 2025 verlaagd naar 9% voor vennootschapsbelasting en naar 6,5% voor overige belastingen zoals inkomstenbelasting. 1 mei is de eerstvolgende deadline. Wanneer betaal je belastingrente? De Belastingdienst brengt je […]
Het verschil maken? Met traditioneel beloningsbeleid gericht op prestaties en ervaring lukt je dat steeds minder. Daarom verleggen veel werkgevers de focus naar duurzaam beloningsbeleid: belonen met het oog op maatschappelijke trends, verschillende generaties en de veranderende wereld. We hebben 5 trends voor je, waarmee ook jij makkelijk een nieuwe weg in kunt slaan. Traditionele […]
Als ondernemer in de inkomstenbelasting, maar ook als dga van een bv, kunnen zakelijk en privé nogal eens door elkaar lopen. Houd in je aangiften zakelijke en onzakelijke kosten echter goed gescheiden. De Belastingdienst is in 2025 namelijk extra alert bij de boordeling van zakelijke kosten. De Belastingdienst ziet te vaak dat aftrekposten worden opgevoerd, […]
Als ondernemer wil je bouwen aan een succesvol bedrijf. Je richt je op je klanten, je product of dienst en je groei. Maar je medewerkers zijn minstens zo belangrijk voor dat succes. Want zonder een goed team geen sterke onderneming. Veel ondernemers hebben echter niet per se voor het werkgeverschap gekozen. Toch doen ze het […]
The Netherlands is known worldwide for its favourable corporate climate. Our country, with its strong economy, well-developed infrastructure, and favourable tax schemes, is an attractive hub for both Dutch and foreign entrepreneurs. Are you interested in doing business in the Netherlands? If so, you need to be aware of a number of tax aspects. Tax […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk