Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Special Lonen 2025
Rapport met beste praktijkvoorbeelden van CSRD-rapportage
Belastingrente lager in 2025?
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
De Special Lonen 2025 staat weer voor je klaar! De ‘Special Lonen 2025’ is een complete gids met alle relevante informatie die je nodig hebt als werkgever of HR-professional. Dit handige naslagwerk bevat de meest recente cijfers en wet- en regelgeving, zoals premiepercentages werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zvw, premies WW, en arbeidskortingen. Het biedt ook inzicht […]
Het ministerie van Economische Zaken heeft 5 ‘best practices’ en 10 andere praktijkvoorbeelden van CSRD-rapportage in een rapport laten bundelen. Dit ter inspiratie voor hen die nog moeten of willen beginnen met hun CSRD-reis of gaan voor verdere verbetering. Ontdek de voorbeelden en CSRD-lessen. Grote beursgenoteerde ondernemingen met meer dan 500 medewerkers moeten met ingang […]
‘Hoeveel is mijn bedrijf waard?’ Het is dé hamvraag voor ondernemers die hun bedrijf willen verkopen. Manager M&A Janneke adviseert om voor de berekening de DCF-methode te gebruiken: “Dit vraagt om een integrale meerjarenprognose en flink wat input, maar levert je veel meer op. Niet alleen een waarderingsuitkomst, maar ook inzichten voor strategische beslissingen waarmee […]
De belastingrente is vanaf 1 januari 2025 hoogstwaarschijnlijk lager dan in 2024. De percentages zijn nog niet officieel gepubliceerd, maar voor onder meer de vennootschapsbelasting daalt het percentage waarschijnlijk van 10% in 2024 naar 9% in 2025. Voor vrijwel alle andere belastingen is de kans ook reëel dat de belastingrente lager wordt. Waarschijnlijk van 7,5% […]
In januari 2025 moet je je laatste btw-aangifte van 2024 indienen. Zo’n laatste aangifte kan een aantal bijzonderheden bevatten. We hebben voor je samengevat waar je op moet letten. 1. Btw privégebruik auto De btw-afdracht die je verschuldigd bent over het privégebruik van auto’s van de zaak moet je aangeven in je laatste btw-aangifte van […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk