Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Top 10 wijzigingen voor de werkgever 2026: dit moet je nú weten en voorbereiden
Kamer steunt nieuw box 3-stelsel maar is kritisch
Special Lonen 2026
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
2026 brengt opnieuw belangrijke fiscale en arbeidsrechtelijke wijzigingen met zich mee. Als werkgever of ondernemer krijg je te maken met aanpassingen in loonheffingen, auto van de zaak, zzp-handhaving, minimumloon en regelingen zoals de WKR en loonkostenvoordelen. In dit artikel lees je wat de top 10 wijzigingen voor de werkgever 2026 concreet betekenen, waar de risico’s […]
Maandag 19 januari 2026 werd duidelijk: een meerderheid van de Tweede Kamer is vóór de nieuwe opzet van het box 3-stelsel en belastingheffing over het rendement op vermogen. Van harte gaat dit echter niet. De meeste partijen zijn voor omdat alternatieven complex zijn en uitstel de staatskas veel geld kost. Nieuwe wet box 3 is […]
De Special Lonen 2026 staat voor je klaar! Dé complete gids voor werkgevers en HR-professionals die grip willen houden op loon, premies en wet- en regelgeving. De regels rondom loon en personeel blijven veranderen. Met de Special Lonen 2026 heb je één actueel en betrouwbaar naslagwerk in handen, zodat je niets over het hoofd ziet en […]
De werkkostenregeling 2026 brengt op meerdere punten aangepaste normbedragen met zich mee. Als werkgever krijg je te maken met hogere vaste bedragen voor maaltijden, thuiswerken en huisvesting op de werkplek. Deze aanpassingen hebben direct effect op je loonadministratie, de vrije ruimte en de keuzes die je maakt in vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. In dit […]
Veel werkgevers geven rond de feestdagen een kerstpakket aan hun medewerkers. Steeds vaker worden ook zzp’ers en andere zakelijke relaties meegenomen. Maar hoe zorg je ervoor dat een kerstpakket voor zzp’ers fiscaal correct wordt verwerkt en geen gedoe oplevert achteraf? In dit artikel lees je welke regeling je kunt gebruiken, wat dit kost en waar […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk