Belastingvrije vergoeding tijdelijke verblijfkosten 2026: wat moet je als werkgever weten?

Stuur je medewerkers regelmatig op pad voor werk? Dan maak je als werkgever gebruik van de regels rondom belastingvrije tijdelijke verblijfkosten. De Belastingdienst staat toe dat je bepaalde reisgebonden kosten onbelast vergoedt, mits je aan de juiste voorwaarden voldoet. Vanaf 2026 zijn de vrijgestelde bedragen opnieuw vastgesteld. In dit artikel lees je welke bedragen gelden, wanneer je als werkgever mag aansluiten bij de ambtenarennorm en waar je op moet letten bij zowel binnenlandse als buitenlandse dienstreizen.

Wanneer mag je tijdelijke verblijfkosten belastingvrij vergoeden?

Niet elke medewerker die onderweg is, valt automatisch onder de gerichte vrijstelling. Voor een belastingvrije vergoeding van tijdelijke verblijfkosten moet je medewerker voldoen aan de definitie van een ambulante medewerker. Dat wil zeggen:

• De medewerker reist steeds naar verschillende arbeidsplaatsen, of
• De medewerker reist doorgaans maximaal één keer per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde arbeidsplaats.

Let op: die 20 dagen vallen binnen een aaneengesloten referentieperiode. Een korte, incidentele onderbreking telt niet als een nieuwe start. Duurt de onderbreking langer, dan begint de teller opnieuw. Als werkgever is het verstandig dit goed bij te houden in je personeels- en loonadministratie.

De gerichte vrijstelling geldt ook als een medewerker om zakelijke redenen nog niet is verhuisd naar de buurt van zijn werkplek. Denk aan tijdelijke projecten of situaties waarbij iemand nog in de proeftijd zit. In die gevallen kun je de verblijfkosten eveneens onbelast vergoeden.

Aansluiten bij de ambtenarennorm: zo werkt het

Als werkgever mag je voor de hoogte van de onbelaste verblijfkostenvergoeding aansluiten bij de normen uit de cao Rijk. Dit is de regeling die ambtenaren op dienstreis hanteren. Je mag dit doen als jouw medewerkers in vergelijkbare omstandigheden werken als ambtenaren op dienstreis. Denk aan medewerkers die voor werk overnachten in een hotel, of die zakelijk reizen waarbij zij dezelfde soort kosten maken.

Een bouwvakker die vier weken op een project werkt, valt hier doorgaans niet onder. De werkomstandigheden verschillen te veel van die van een ambtenaar op dienstreis. De vergelijkbaarheid moet je als werkgever dus goed kunnen onderbouwen.

Daarnaast geldt de eis dat je de vergoedingen onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde fiscale gevolgen toekent als in de cao Rijk is beschreven. Je hoeft niet alle vergoedingen uit de cao te betalen en ook niet in dezelfde omvang. Maar de spelregels voor bijvoorbeeld de minimale verblijfsduur en de maximale bedragen moet je wel respecteren.

Vrijgestelde bedragen voor binnenlandse dienstreizen in 2026

Onderstaand overzicht toont de gericht vrijgestelde bedragen voor binnenlandse dienstreizen in 2026, naast de cao Rijk-vergoedingen waarmee je als werkgever mag aansluiten:

Vergoed je meer dan het gericht vrijgestelde bedrag? Dan is het meerdere bij de medewerker belast als individueel loon. Als werkgever kun je er ook voor kiezen om dat hogere deel aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, mits dit gebruikelijk is.

Betaalbewijzen: wanneer zijn ze nodig?

Sluit je aan bij de cao Rijk-norm, dan hoeven medewerkers geen facturen of betaalbewijzen in te leveren voor de hierboven genoemde kostensoorten. Dat geldt ook voor jouw medewerkers: je mag vergoeden zonder dat zij bonnetjes overleggen.

Toch moet je als werkgever aannemelijk kunnen maken dat de medewerker daadwerkelijk voor het werk heeft gereisd en overnacht. Zorg dus voor een goede reisregistratie. Bovendien moet de medewerker ook echt kosten maken. Voor iemand die nauwelijks of geen kosten maakt, kun je de vrijgestelde norm niet toepassen.

Buitenlandse dienstreizen en tijdelijke verblijfkosten

Stuur je medewerkers naar het buitenland? Dan gelden vergelijkbare regels, maar de bedragen verschillen per land. Ook hier moet je aansluiten bij de voorwaarden en bedragen uit onderdeel 10.3 van de cao Rijk. De vrijgestelde bedragen voor buitenlandse dienstreizen zijn opgenomen in bijlage 6 van de cao Rijk. en zijn afhankelijk van het tijdelijke verblijfsland.

Wil je de buitenlandse verblijfkostenregeling goed inrichten? Raadpleeg dan tijdig de actuele cao Rijk of neem contact op met één van onze specialisten. De bedragen en voorwaarden per land kunnen sterk uiteenlopen.

Praktische aanbevelingen voor werkgevers

De regels rondom belastingvrije tijdelijke verblijfkosten bieden werkgevers een interessante mogelijkheid om medewerkers fiscaal vriendelijk te compenseren. Tegelijkertijd zijn de voorwaarden strikt en vraagt correcte toepassing om een goede administratie. Houd bij het inrichten van je vergoedingsbeleid rekening met het volgende:

• Bepaal per functiegroep of sprake is van ambulant werknemerschap.
• Controleer of de werkomstandigheden vergelijkbaar zijn met die van ambtenaren op dienstreis.
• Hanteer de juiste bedragen en voorwaarden uit de cao Rijk, ook voor buitenlandse reizen.
• Zorg voor een betrouwbare reisregistratie, ook zonder dat bonnetjes verplicht zijn.
• Wijs eventuele bovenwettelijke vergoedingen correct aan in de vrije ruimte van de WKR.

Twijfel je over de juiste toepassing of wil je weten hoe dit uitpakt voor jouw personeelsbestand? Neem dan gerust contact op met ons.

Bron: SRA