10 tips voor een Woo-proof organisatie

Maak transparantie veelvuldig een onderwerp van gesprek en stel een multidisciplinair Woo-team. Zo een team kun je het beste laten bestaan uit een gemeentesecretaris, jurist, communicatiespecialist en vertegenwoordigers van afdelingen die te maken hebben met veel Woo-verzoeken. Stel met het Woo-team duidelijke richtlijnen op voor alle soorten documenten en informatie en gebruik daarvoor ook input uit discussieavonden voor medewerkers, wethouders en raadsleden. En niet vergeten: communiceer je inspanningen ook extern, bijvoorbeeld via je website.

Artikel 3.3 van de Woo, de verplichting van actieve openbaarmaking, mag dan nog niet van kracht zijn, ontwikkel toch nu al beleid en uitvoering. Zeker ook als het gaat om bescherming van persoonsgegevens, AVG-naleving en mogelijke bezwaren. Dit is namelijk de nabije toekomst en artikel 3.1 vereist al dat bestuursorganen (redelijkerwijs) steeds meer informatie actief openbaar maken. Denk aan concrete beleidsinformatie maar ook beleidsvoorbereiding en -uitvoering.

Bij grote Woo-verzoeken kan het een uitdaging zijn om binnen de gestelde wettelijke termijn tot een besluit te komen. Zorg daarom dat je nu al een Woo-team vormt en dat dit een draaiboek opstelt waarin interne procedures en het besluitvormingsproces eenduidig staan beschreven. Dan weet op het moment suprême eenieder precies wie wat wanneer moet doen en is er geen tijdverlies door een gebrek aan regie.

Maak zoveel mogelijk informatie proactief openbaar, dus nog vóór er om wordt gevraagd en nog vóór artikel 3.3 van de Woo in werking treedt. Je kunt je website hiertoe passend inrichten met de Woo-index. Belangrijk: Breng je actieve openbaarmaking in overeenstemming met de geleidelijke uitrol per informatiecategorie door KOOP.

Rechtspraak heeft bevestigd: WhatsApp- en sms-berichten van ambtenaren en bestuurders vallen onder de reikwijdte van Woo-verzoeken. Zorg er daarom voor dat ambtenaren en bestuurders weten hoe om te gaan met verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld door een heldere gedragslijn WhatsApp en sms op te stellen.

Wat valt er in jouw organisatie onder ‘intern beraad’ en ‘persoonlijke beleidsopvattingen’? Leg het antwoord hierop vast in duidelijke interne definities en procedures. Immers: Informatie die betrekking heeft op intern beraad is doorgaans niet openbaar. En als documenten persoonlijke beleidsopvattingen bevatten, kan dat ook een reden zijn om deze (deels) niet openbaar te maken. Maar artikel 5.2 van de Woo verplicht op zijn beurt om persoonlijke beleidsopvattingen in niet-herleidbare vorm openbaar te maken voor formele bestuurlijke besluitvorming. Dit luistert dus nauw en vraagt om duidelijkheid.

Veel Woo-procedures draaien om behoud van privacy en respect voor de persoonlijke levenssfeer. Weet en leg vast wanneer deze belangen in het geding zijn en welke gegevens hierbij betrokken zijn, inclusief indirecte persoonsgegevens zoals adressen en soms bedrijfsnamen. Het Woo-team kan een handreiking opstellen die aangeeft hoe hiermee om te gaan.

De Wet open overheid (Woo) verplicht je niet om al je informatie en documenten openbaar te maken. Het Adviescollege adviseert alert te zijn op het gebruik van weigeringsgronden. Zo zijn er gemeentelijke belangen te noemen die leiden tot niet-openbaarmaking, zoals economische belangen bij overeenkomsten voor gebiedsontwikkeling of bepaalde crisissituaties.

Wil je informatie die ouder is dan vijf jaar niet openbaar maken, dan eist de Woo dat je dat aanvullend motiveert. Dit volgt de trend van de rechtspraak, waarbij wordt geredeneerd dat in veel gevallen het belang van geheimhouding en het niet openbaar maken van informatie na verloop van tijd afneemt. Zorg voor een duidelijke algemene aanpak voor het tijdsverloop van documenten en geheimhouding versus het openbaar maken van informatie ouder dan vijf jaar.

Rechtspraak heeft bepaald dat je informatie voor openbaarmaking tot op alineaniveau moet beoordelen. Dit kan leiden tot uitdagingen zoals onleesbaarheid als openbare en geheime informatie zijn vermengd. Laat automatisering hierbij zeker voor je werken bij het lakken van documenten voor Woo-verzoeken, slimme software kan informatie immers zowel gelakt als ongelakt presenteren. Laat complexe openbaarheidsvragen echter ook nog steeds over aan menselijke beoordeling.