Versobering 30%-regeling voor werknemers uit buitenland

Werknemers uit het buitenland aantrekken? Met de 30%-regeling kun je als werkgever de extra kosten die een buitenlandse werknemer moet maken voor het werken in Nederland onbelast vergoeden. Het gaat om een gerichte vrijstelling van maximaal 30% van het loon, inclusief vergoedingen. Hier is geen bewijsvoering voor nodig. Maar let op: in het Belastingplan 2023 is aangekondigd dat de 30%-regeling wordt versoberd. Ik leg je uit wat de 30%-regeling precies inhoudt, hoe je hem aanvraagt en wat de versobering betekent.

Door Laura van Alst, HR-consultant

Wat is de 30%-regeling?

Heb je als Nederlandse werkgever werknemers uit het buitenland in dienst, dan mag je een deel van hun loon onbelast uitbetalen via de 30%-regeling. Om de regeling toe te kunnen passen, moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Er moet sprake zijn van een dienstbetrekking. De 30%-regeling geldt niet als je zelfstandigen uit het buitenland inschakelt.
• De werknemer heeft in de twee jaar voor zijn eerste werkdag bij jou gedurende minimaal 16 maanden op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens gewoond. De 30%-regeling geldt niet voor werknemers die binnen 150 kilometer van de Nederlandse grens wonen. Het gaat dan om heel België, heel Luxemburg, delen van Duitsland, het noordelijke deel van Frankrijk en een klein deel van het Verenigd Koninkrijk.
• De werknemer beschikt over een specifieke deskundigheid die in Nederland niet of nauwelijks op de arbeidsmarkt beschikbaar is. Hieraan wordt voldaan als een werknemer minimaal een bepaald salaris verdient. In 2023 bedraagt het belastbaar loon (excl. gericht vrijgestelde vergoeding) minimaal € 41.954 per jaar. Voor werknemers die nog geen 30 jaar oud zijn geldt een lager normbedrag: € 31.891 per jaar.

Vergoeding werkelijk gemaakte kosten

Wil je als werkgever de werkelijke kosten onbelast vergoeden als deze hoger zijn dan 30% van het loon inclusief vergoedingen? Of wil je vergoeden aan een werknemer die niet aan de voorwaarden voor de 30%-regeling voldoet? Dat kan, maar dan moet je daar, in tegenstelling tot vergoeding binnen de 30%-regeling, wel bewijsstukken voor alle kosten voor aanleveren. 

Vergoeding extraterritoriale kosten

Voldoet een werknemer wel aan de eerdergenoemde voorwaarden van de 30%-regeling, dan mag je de regeling toepassen en kun je extraterritoriale kosten onbelast vergoeden of verstrekken. Daarbij kun je denken aan kosten voor:

• levensonderhoud door hogere prijzen in Nederland dan in het land van herkomst van de werknemer;
• een kennismakingsreis naar Nederland (eventueel met gezin) om te zoeken naar een woning of school;
• het aanvragen/omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals een rijbewijs;
• medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in Nederland;
• dubbele huisvesting zoals hotelkosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen;
• huisvesting (alleen de kosten die vallen boven 18% van het loon uit de tegenwoordige dienstbetrekking).

Op de website van de Belastingdienst staan nog meer voorbeelden van extraterritoriale kosten die je onbelast en zonder bewijsmateriaal mag vergoeden/verstrekken.

Voorbeeld 1

Het loon inclusief vergoeding is € 80.000. De onbelaste vergoeding van extraterritoriale kosten is maximaal 30% van € 80.000 = € 24.000.

Voorbeeld 2

Het loon exclusief de vergoeding is € 50.000. De onbelaste vergoeding van extraterritoriale kosten is maximaal 30/70 x € 50.000 = € 21.429.

Opgelet: lager brutoloon kan nadelige gevolgen hebben

Als een werknemer 30% van zijn inkomen belastingvrij ontvangt, wordt 70% van zijn brutoloon belast. Zijn brutoloon is dan dus lager. Dat kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de pensioengrondslag, de hoogte van de hypotheekrenteaftrek en de hoogte van eventuele uitkeringen zoals de werkloosheidsuitkering.

Hoe vraag ik de 30%-regeling aan?

Je vraagt de 30%-regeling aan met het aanvraagformulier op de website van de Belastingdienst. Wil je dat de regeling vanaf de eerste dag van het dienstverband van je werknemer van toepassing is, dien je verzoek dan uiterlijk binnen vier maanden na aanvang van het dienstverband in.

Zodra de Belastingdienst het toepassen van de 30%-regeling goedkeurt, ontvang je als werkgever hiervan een beschikking met een begin- en einddatum. De looptijd van een beschikking is maximaal vijf jaar. Tussentijds moet je als werkgever regelmatig toetsen of de werknemer nog aan de inkomensnorm voldoet.

Dien je je verzoek later dan binnen vier maanden na aanvang van het dienstverband in, dan geldt de regeling pas vanaf de eerste dag na de maand waarin je je verzoek hebt ingediend. Ook wordt de looptijd van de regeling dan ingekort.

Wisselen van werkgever

Wanneer een werknemer binnen hetzelfde concern wisselt van werkgever, en de werknemer bij de nieuwe werkgever ook aan de voorwaarden van de 30%-regeling voldoet, blijft de al bestaande beschikking geldig bij de nieuwe werkgever. Echter, wisselt een werknemer naar een nieuwe werkgever die buiten het concern valt, dan moet je toestemming vragen aan de Belastingdienst of de beschikking ook bij de nieuwe werkgever mag blijven gelden. Deze aanvraag moet de nieuwe werkgever indienen binnen drie maanden na beëindiging van de werkzaamheden bij de oude werkgever.

Wat gaat er veranderen aan de 30%-regeling?

Per 2024 zal de 30%-regeling worden versoberd tot maximaal de Balkenendenorm. Het bedrag van die norm is voor 2024 nog niet bekend, maar ligt in 2023 op € 233.000 per jaar. Dit betekent dat je de 30%-regeling vanaf 2024 alleen nog over het normbedrag mag toepassen en je maximaal € 66.900 (30% van € 233.000) onbelast kunt vergoeden.

Het kabinet heeft een overgangsregeling voorgesteld voor buitenlandse werknemers bij wie de 30%-regeling over het laatste loontijdvak van 2022 is toegepast. Voor die werknemers vindt de aftopping van de 30%-regeling pas plaats vanaf 1 januari 2026. Voor buitenlandse werknemer voor wie vanaf 1 januari 2023 of later gebruik wordt gemaakt van de 30%-regeling, geldt direct de nieuwe 30%-regeling en vindt de aftopping plaats vanaf 1 januari 2024.

Meer weten?

Heb je vragen over de 30%-regeling? Hulp nodig bij het aanvragen? Of wil je dat we de inhoud van je aanvraag op juistheid toetsen? Mijn collega’s en ik helpen je graag. Bel of mail me gerust.

Laura van Alst, HR-consultant

T +31 316 740131

E l.v.alst@vitaconluteijn.nl