Verbetertraject: in 5 stappen naar beter functioneren

Wat als een medewerker niet naar verwachting functioneert? Je mag en wilt iemand niet zomaar ontslaan. In plaats daarvan ga je samen een verbetertraject aan; een kans voor de medewerker om zijn functioneren te verbeteren. Het is belangrijk dat je als werkgever daarbij je hulp aanbiedt. Dat kan met deze 5 stappen.

Stap 1: Stel vast wat er misgaat

Analyseer en formuleer voor jezelf wat er schort aan het functioneren van de medewerker. Wat zijn je verwachtingen en wat laat hij zien in de praktijk? En waar zitten dan de mismatches? Hiervoor kun je kijken naar

• Zijn functieomschrijving
• Instructies
• Wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is

Beoordeel daarna voor jezelf waaróm de medewerker volgens jou niet functioneert.

• Zijn de targets reëel?
• Is de werkdruk te hoog of juist te laag?
• Spelen bepaalde arbeidsomstandigheden een rol?
• Heeft hij voldoende scholing gekregen?

Stap 2: Ga in gesprek met de medewerker

Bespreek het disfunctioneren. Vertel de medewerker:

• Op welke manier hij volgens jou tekortschiet
• Hoe hij volgens jou wél zou moeten functioneren
• Wat de consequenties zijn als het functioneren niet verbetert (bijvoorbeeld herplaatsing, demotie of ontslag)

Waarom functioneert iemand niet?

Na het schetsen van jouw zienswijze, vraag je de medewerker om een verklaring. Waarom functioneert hij niet goed? Er kunnen namelijk omstandigheden spelen, waarbij jij een helpende hand kunt bieden. Denk aan scholing, coaching, verbetering van arbeidsomstandigheden of herijking van doelstellingen.

Check in jullie gesprek hoe betrokken de medewerker zich voelt bij het werk. Is hij voldoende gemotiveerd? Voelt hij voldoende uitdaging?

De insteek van jullie gesprek

Hoe je het gesprek voert, hangt enigszins af van de manier waarop en de mate waarin de medewerker disfunctioneert.

• Disfunctioneren van een medewerker die snel kan en wil veranderen? >> Kies voor een ontwikkelingsgerichte, coachende aanpak (een ontwikkeltraject in plaats van een verbetertraject).
• Ernstig disfunctioneren? >> Kies voor een strengere toon en aanpak. Leg rustig maar duidelijk uit wat de gevolgen zijn als de medewerker het verbetertraject niet met beide handen aanpakt.

Stap 3: Stel een verbeterplan op

In de wet staat niet hoe een verbeterplan van een verbetertraject eruit moet zien. Maar uit rechtspraak kun je dit wel afleiden. Een verbeterplan bevat:

• Een overzicht van reële, haalbare verbeterpunten (werkzaamheden, vaardigheden etc), concreet en meetbaar geformuleerd
• De duur van het verbetertraject
• Welke hulp je als werkgever biedt (denk aan scholing, verbetering van arbeidsomstandigheden)
• De gevolgen als de medewerker zijn functioneren niet (voldoende) verbetert (bijvoorbeeld demotie of ontslag)
• Wie het traject begeleidt
• Wanneer tussentijdse evaluaties plaatsvinden
• Wanneer de eindevaluatie plaatsvindt

Bespreek het plan met de medewerker en laat het hem voor akkoord ondertekenen.

Stap 4: Tussentijdse evaluaties

Voer tijdens een verbetertraject op afgesproken tijdstippen evaluatiegesprekken en bespreek daarbij of er verbetering is. Is dit niet het geval? Vraag dan waarom het niet is gelukt is en bespreek of je als werkgever hulp kunt bieden.

Maak altijd een gespreksverslag van de tussentijdse evaluatiegesprekken. Daarin benoem je constateringen, (nieuw) gemaakte afspraken en eventuele benodigde aanpassingen ten opzichte van het oorspronkelijke verbeterplan. Laat de medewerker ook deze verslagen voor akkoord ondertekenen.

Stap 5: Eindevaluatie verbetertraject

Maak aan het einde van de duur van het verbetertraject de balans op.

• Functioneren voldoende verbeterd? >> Sluit het traject positief af. Bekijk of er nog (tijdelijke) aandachtspunten zijn en spreek een volgend ijkmoment af, waarop jullie bekijken of het nog steeds goed gaat.
• Functioneren niet (voldoende) verbeterd? >> Bespreek hoe de medewerker tekortschiet, wat de consequenties zijn en hoe je hier als werkgever mee verder gaat. Verlenging van het verbetertraject kan zinvol zijn. Spreek dan weer een zo concreet mogelijk afgebakend en meetbaar verbetertraject af.

Hulp nodig bij een verbetertraject?

Elk ontwikkel- of verbetertraject is uniek en vergt daarom kennis, kunde en tijd van jou als werkgever of HR-specialist. Hulp nodig? Onze HR-professionals hebben allemaal hun eigen specialisme en staan met korte lijnen direct naast elkaar en voor jou klaar. Bel of mail ons dus zeker voor:

• Opstarten van een nieuw verbetertraject
• Sparren over uitdagingen gedurende een verbetertraject
• Coaching voor jouw medewerker
• Onafhankelijke ondersteuning bij gesprekken
• Controle-lezen van gespreksverslagen en dossiers
• Arbeidsrechtelijke ondersteuning

Bron: XpertHR