Thuiswerkbeleid opstellen? Zo doe je dat als werkgever

Steeds meer bedrijven stappen over op hybride werken. Maar hoe leg je afspraken over thuiswerken goed vast? Een duidelijk thuiswerkbeleid is belangrijk. In dit artikel lees je hoe je zo’n beleid opstelt en welke wetten en vergoedingen je moet kennen.

Waarom een thuiswerkbeleid?

Een thuiswerkbeleid is een document waarin je afspraken maakt over het werken buiten kantoor. Denk aan werktijden, voorzieningen, verantwoordelijkheden en vergoedingen. Door deze afspraken vast te leggen, bied je duidelijkheid aan je medewerkers én voldoe je aan je wettelijke verplichtingen.

Een goed thuiswerkbeleid zorgt voor:

• heldere verwachtingen tussen werkgever en werknemer
• juridische zekerheid, bijvoorbeeld over aansprakelijkheid
• een professionele basis voor hybride werken

Veel organisaties nemen hun thuiswerkbeleid op in de arbeidsovereenkomst of als bijlage.

Hybride werken steeds populairder

Volgens de werkgeversenquête 2024 van de Rijksoverheid werkt bij 36% van de werkgevers meer dan de helft van het personeel minstens één dag thuis. Redenen? Meer autonomie, minder stress en een betere werk-privébalans.

Daarom stappen steeds meer bedrijven over op hybride werken en dat vraagt om duidelijke richtlijnen. Een thuiswerkbeleid helpt om die structuur te bieden.

Deze wetten zijn relevant voor thuiswerkbeleid

Er is geen aparte wet voor thuiswerken. Maar diverse bestaande wetten bevatten wel bepalingen die van toepassing zijn. Hieronder een overzicht van de belangrijkste wetgeving die je moet meenemen in je thuiswerkbeleid:

1. Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)

Als werkgever heb je zorgplicht voor een veilige en gezonde werkplek. Ook thuis. Dit betekent:

• het aanbieden van ergonomische hulpmiddelen (zoals bureaustoel en zit-sta bureau)
• instructies geven over gezond thuiswerken
• medewerkers stimuleren om problemen of risico’s te melden

2. Wet flexibel werken (Wfw)

Werknemers mogen een verzoek indienen om (meer) thuis te werken. Jij moet dit verzoek serieus behandelen. Alleen bij zwaarwegende bedrijfsbelangen mag je het afwijzen.

Maak gebruik van een digitaal systeem om gewerkte uren en pauzes bij te houden.

3. Arbeidstijdenwet

De regels over werktijden, pauzes en rusttijden gelden ook voor thuiswerk. Zorg dus dat medewerkers niet structureel te veel of te lang werken.

4. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Ook thuis moeten persoonsgegevens en bedrijfsinformatie veilig blijven. Dat vraagt om heldere afspraken over gegevensbeveiliging.

Andere relevante wetten

• Wet op de ondernemingsraden (WOR): Heb je een OR? Dan heeft deze instemmingsrecht bij het vaststellen van thuiswerkbeleid.
  
• Arbobesluit: Bevat specifieke regels over beeldschermwerk en inrichting van werkplekken — ook van toepassing op de thuiswerkplek.

Vergoeding en budget: hoe zit dat?

Thuiswerken brengt kosten met zich mee. Denk aan verwarming, koffie en internet. Je kunt daar op twee manieren in tegemoetkomen:

Thuiswerkvergoeding

Je mag in 2025 onbelast een vergoeding geven van maximaal € 2,40 per dag.

Let op: een cao kan aanvullende regels of hogere vergoedingen bevatten. Dan is de cao leidend.

Thuiswerkbudget

Een thuiswerkbudget is bedoeld om werkplekinrichting te bekostigen, zoals een bureaustoel of extra scherm. Dit budget is aanvullend op de vergoeding per dag.

Zo regel je thuiswerken goed

Een thuiswerkbeleid geeft structuur, duidelijkheid en rust. Voor jou én je medewerkers. Door aandacht te besteden aan ergonomie, wetgeving, werkafspraken en vergoedingen, maak je hybride werken succesvol én duurzaam.

Wil je aan de slag met je thuiswerkbeleid? Raadpleeg dan je HR-adviseur of jurist. En betrek ook je ondernemingsraad bij het opstellen van de richtlijnen.

Bron: MKB Servicedesk