Onbetaald verlof als werkgever: regels, gevolgen en jouw verplichtingen

Als werkgever krijg je vroeg of laat te maken met een medewerker die onbetaald verlof aanvraagt. Soms voor de zorg voor een ziek familielid, soms voor een sabbatical of een studie. De vraag is dan: moet je die aanvraag goedkeuren en wat zijn de gevolgen voor loon, vakantiedagen en pensioen? In dit artikel lees je wat de wet zegt, wanneer je een aanvraag mag weigeren en hoe je als goed werkgever omgaat met onbetaald verlof.

Wat is onbetaald verlof?

Onbetaald verlof is een verzamelbegrip voor alle verlofvormen waarbij jij als werkgever het loon niet doorbetaalt. Je medewerker blijft gewoon in dienst, maar ontvangt tijdelijk geen salaris. Tenzij in de cao of arbeidsovereenkomst andere afspraken zijn vastgelegd, geldt dit als uitgangspunt.

Er zijn drie hoofdvormen van onbetaald verlof:

• Aanvullend ouderschapsverlof

Bij gezinsuitbreiding hebben medewerkers recht op 26 weken ouderschapsverlof. De eerste 9 weken worden door het UWV betaald op 70% van het dagloon. De overige 17 weken vallen onder onbetaald verlof, tenzij de cao of arbeidsovereenkomst anders bepaalt.

• Langdurig zorgverlof
  Als kortdurend zorgverlof niet voldoende is, kan je medewerker langdurig zorgverlof opnemen. Dat is maximaal 6 keer het aantal wekelijkse contracturen per jaar. Voor iemand die 24 uur werkt, is dat 144 uur per jaar. Dit verlof is onbetaald.
• Onbetaald bijzonder verlof
  Dit is verlof voor persoonlijke situaties die niet wettelijk zijn geregeld, zoals een lange reis, een huwelijk, een verhuizing of een sabbatical. Afspraken hierover vind je doorgaans in de cao, de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement.

Wanneer ben je als werkgever verplicht onbetaald verlof toe te kennen?

De Wet Arbeid en Zorg (WAZO) regelt het wettelijke recht op aanvullend ouderschapsverlof en langdurig zorgverlof. Dient je medewerker een verzoek in voor een van deze twee vormen, dan ben je in principe verplicht dit goed te keuren.

Onbetaald verlof weigeren is alleen toegestaan als er aantoonbare zwaarwegende bedrijfsbelangen bestaan. Denk aan een kleine onderneming waarbij de bedrijfsvoering ernstig in gevaar komt door onderbezetting. Als dat het geval is, moet je eerst in overleg met je medewerker en schriftelijk onderbouwen waarom je de aanvraag weigert.

Zijn jullie het niet eens? Dan kan een rechter oordelen of jouw belang zwaarder weegt dan het verlofrecht van je medewerker. Houd er rekening mee dat dit een lastige positie voor jou als werkgever kan zijn.

Voor bijzonder verlof geldt geen wettelijk recht. Je hebt dus meer vrijheid om een aanvraag te beoordelen. Toch raden we aan ook deze aanvragen zorgvuldig af te handelen. Meer daarover lees je verderop.

Gevolgen van onbetaald verlof voor jouw medewerker

Informeer je medewerker vooraf goed over de financiële en juridische gevolgen. Die zijn verder reikend dan alleen het missen van salaris.

• Vakantiedagen
  Tijdens langdurig zorgverlof en aanvullend ouderschapsverlof bouwt je medewerker gewoon vakantiedagen op. Tijdens bijzonder verlof is dat niet het geval.
  
• Toeslagen
  Door het wegvallen van inkomen kan je medewerker recht krijgen op meer kinderopvangtoeslag, zorgtoeslag of huurtoeslag. Dit is zijn of haar eigen verantwoordelijkheid om aan te vragen, maar het is vriendelijk om hier op te wijzen.

• Pensioen
  Of de pensioenopbouw doorgaat tijdens onbetaald verlof, verschilt per pensioenfonds en per sector. Vraag dit na bij het betreffende pensioenfonds en informeer je medewerker tijdig.

• Dienstjaren
  Over het algemeen telt de verlofperiode niet mee als diensttijd bij jouw onderneming. Dit kan gevolgen hebben voor rechten die afhankelijk zijn van het aantal dienstjaren.

• Ziekte tijdens onbetaald verlof
  Als je medewerker ziek wordt tijdens de verlofperiode, hoef je geen loon te betalen en ontvangt de medewerker ook geen uitkering. Wil je de situatie oplossen? Dan kun je in overleg het verlof eerder beëindigen. Zodra het verlof stopt, geldt de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte opnieuw.

Duur van onbetaald verlof: waar ligt de grens?

Er is geen universele wettelijke maximumduur voor onbetaald verlof, maar in de praktijk geldt vaak een maximum van 18 maanden. Neemt je medewerker langer verlof op, dan kan dit gevolgen hebben voor rechten in het kader van de Ziektewet. Het is verstandig om hier van tevoren duidelijke afspraken over te maken en die schriftelijk vast te leggen.

Goed werkgeverschap: meer dan alleen de regels volgen

Naast de wettelijke verplichtingen heb je als werkgever ook te maken met de beginselen van goed werkgeverschap. Artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek verplicht werkgevers om zich als goed werkgever te gedragen. Dit houdt onder andere in dat je:

• zorgvuldig omgaat met verlofaanvragen
• geen misbruik maakt van je machtspositie
• ingrijpende beslissingen altijd motiveert
• medewerkers gelijk behandelt

Deze beginselen gelden ook als je wettelijk niet verplicht bent een aanvraag goed te keuren. Wijs je een aanvraag af zonder goede onderbouwing? Dan kan dat je in een rechtszaak duur komen te staan, zeker als de rechter oordeelt dat je onzorgvuldig hebt gehandeld.

Behandel elke verlofaanvraag dus serieus, documenteer je beslissing en communiceer helder met je medewerker.

Onbetaald verlof schriftelijk vastleggen: gebruik een modelovereenkomst

Leg afspraken over onbetaald verlof altijd schriftelijk vast. Dat geldt zowel voor wettelijk verlof als voor bijzonder verlof. In de overeenkomst leg je minimaal vast:

• de reden voor het verlof
• de begin- en einddatum
• de afspraken over contact tijdens het verlof
• de voorwaarden voor terugkeer of verlenging

Dit voorkomt misverstanden achteraf en beschermt zowel jou als je medewerker. Een modelovereenkomst onbetaald verlof helpt je op weg. Laat deze indien nodig beoordelen door een juridisch adviseur of HR-specialist.

Mag je de arbeidsvoorwaarden wijzigen tijdens onbetaald verlof?

Nee. Je mag geen negatieve gevolgen verbinden aan het opnemen van onbetaald verlof. Dat betekent dat je de functie, het salarisniveau of andere arbeidsvoorwaarden van je medewerker niet eenzijdig mag aanpassen tijdens of als gevolg van het verlof. Doe je dat toch, dan handel je in strijd met de wet en de beginselen van goed werkgeverschap.

Praktisch advies voor werkgevers bij onbetaald verlof

Wil je als werkgever goed omgaan met aanvragen voor onbetaald verlof? Houd dan rekening met het volgende:

• Controleer je cao en arbeidsovereenkomsten op bestaande verlofafspraken. Die gaan voor op de wettelijke minimumregels als ze gunstiger zijn voor de medewerker.
• Bespreek een aanvraag altijd persoonlijk met je medewerker voordat je een beslissing neemt.
• Documenteer alles schriftelijk: de aanvraag, het besluit en de onderbouwing daarvan.
• Informeer je medewerker over de gevolgen voor vakantiedagen, toeslagen en pensioen.
• Vraag bij twijfel advies aan een HR-adviseur of arbeidsrechtspecialist.

Onbetaald verlof is een onderwerp waarbij de regels op het eerste gezicht overzichtelijk lijken, maar de gevolgen in de praktijk verder reiken dan veel werkgevers verwachten. Een zorgvuldige aanpak beschermt je medewerker en jouw organisatie.

Bron: MKB Servicedesk