Onbelaste vergoeding internetabonnement: wat mag je als werkgever vergoeden?

Thuiswerken is voor veel organisaties de norm geworden. Daardoor komt de vraag steeds vaker terug: mag je als werkgever het internetabonnement van een medewerker onbelast vergoeden?
Het antwoord is in veel gevallen: ja. Maar alleen als je voldoet aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen. In dit artikel lees je wat dit concreet betekent voor jou als werkgever, waar je op moet letten en hoe je dit praktisch toepast.

Wanneer is een internetabonnement een noodzakelijke voorziening?

De onbelaste vergoeding internetabonnement is toegestaan als het internet wordt gezien als een noodzakelijke voorziening voor het werk.

Daarvan is sprake als:

• de medewerker internet nodig heeft voor het werk, én
• het internet ook daadwerkelijk gebruikt voor het werk.

Bij medewerkers die thuiswerken is hier al snel aan voldaan. Het maakt daarbij niet uit hoeveel dagen per week iemand thuiswerkt.

Belangrijk is het criterium noodzakelijk naar redelijk oordeel van de werkgever. Zelfs als het werk in theorie zonder internet zou kunnen, mag je het internet toch onbelast vergoeden als:

• het werk met internet aantoonbaar beter, efficiënter of zorgvuldiger kan worden uitgevoerd.

Mag je het volledige internetabonnement onbelast vergoeden?

Ja. Als het internet kwalificeert als noodzakelijke voorziening, mag je de volledige kosten van het internetabonnement onbelast vergoeden.

Privégebruik speelt hierbij geen rol. Ook als de medewerker het internet in de avond of het weekend privé gebruikt, blijft de onbelaste vergoeding internetabonnement toegestaan.

Voor jou als werkgever betekent dit:

• geen loonheffingen,
• geen gebruik van de vrije ruimte van de werkkostenregeling,
• geen ingewikkelde splitsing tussen zakelijk en privé.

Gedeeltelijke vergoeding of eigen bijdrage: ook onbelast

Je bent niet verplicht om het volledige internetabonnement te vergoeden. Ook deze varianten zijn toegestaan én onbelast:

• vergoeding naar rato van het aantal thuiswerkdagen;
• een vaste maandelijkse tegemoetkoming;
• een eigen bijdrage van de medewerker.

Voorwaarde blijft dat het internet nodig is voor het werk en daarvoor ook wordt gebruikt. De vorm of hoogte van de vergoeding mag je zelf bepalen.

Let op bij internet, tv en vaste telefoon (3-in-1 pakketten)

Veel medewerkers hebben een gecombineerd abonnement voor:

• internet,
• televisie,
• vaste telefoon.

In dat geval geldt:

• alleen het internetdeel valt onder de onbelaste vergoeding;
• tv en vaste telefonie zijn geen noodzakelijke voorzieningen voor het werk.

Je moet het abonnement dus splitsen. Alleen het deel dat redelijkerwijs aan internet toe te rekenen is, mag je onbelast vergoeden. De specificatie van de provider is hierbij leidend.

Hoe zit het met de dga?

Voor een directeur-grootaandeelhouder (dga) geldt een extra aandachtspunt. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen geldt in principe niet voor bestuurders en commissarissen.

Toch is een onbelaste vergoeding internetabonnement ook hier soms mogelijk. Dat kan als je aannemelijk maakt dat:

• het vergoeden van internet gebruikelijk is voor een vergelijkbare functie;
• medewerkers met een vergelijkbaar functieprofiel deze vergoeding ook krijgen.

Is dat het geval, dan kun je de gerichte vrijstelling alsnog toepassen. Leg dit wel goed vast in je onderbouwing.

Praktische aandachtspunten voor werkgevers

Als je het internetabonnement onbelast wilt vergoeden, let dan op het volgende:

• leg vast dat internet nodig is voor de functie;
• zorg voor consistent beleid binnen je organisatie;
• splits 3-in-1 abonnementen correct;
• documenteer bij dga’s waarom de vergoeding gebruikelijk is.

Twijfel je over de toepassing? Dan is het verstandig om dit af te stemmen met je salarisadministrateur of adviseur.

Duidelijke ruimte, mits goed onderbouwd

De onbelaste vergoeding internetabonnement biedt werkgevers veel ruimte. Voor thuiswerkende medewerkers mag je het internet vaak volledig onbelast vergoeden, zonder rekening te houden met privégebruik.

Zolang je kunt onderbouwen dat het internet noodzakelijk is voor het werk en je de regels correct toepast, is dit een fiscaal eenvoudige en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.

Bron: SRA