Nieuwe richtlijn ID-document uitzendkracht

Als u een uitzendkracht inhuurt, mag u alleen een kopie van zijn identiteitsbewijs (ID) maken en bewaren als de wet dat voorschrijft.
Sinds 1 januari 2014 mag u geen kopie maken van een ingeleende arbeidskracht met de Nederlandse nationaliteit of als hij afkomstig is uit de EU/EER/Zwitserland. De noodzakelijkheid ontbreekt; een kopie maken is daarom tegen de wet.

De uitlenende partij moet wél een kopie van het ID-document van de uitzendkracht maken en in zijn eigen loonadministratie bewaren. Het uitzendbureau is juridisch gezien immers de werkgever en die is dat verplicht op grond van de Wet op de loonbelasting.
Voorheen gold de richtlijn dat inleners de identiteit van hun uitzendkracht moesten vaststellen vóór deze bij hen aan de slag ging. De gemaakte kopie moest worden bewaard in de administratie. Deze richtlijn is per 1 januari 2014 gewijzigd.

Verificatie- en identificatieplicht uitzendkracht

Inleners hebben nog wel een verificatie- en identificatieplicht. Naast het vaststellen van de identiteit, dient ook de echtheid van het identificatiedocument (ID) te worden gecontroleerd.
Werkgevers van ingeleend personeel kunnen dit de Belastingdienst aantonen door de persoonsgegevens van de uitzendkracht te administreren en te bewaren in hun administratie, zoals de NAW, de geboortedatum, BSN/sofinummer, soort ID en geldigheidsduur ID, verblijfs- of werkvergunning of VAR. U moet de Belastingdienst ook gegevens (zoals gewerkte uren en data ervan) kunnen overleggen aan de hand waarvan het loon van de werknemer voor zijn werkzaamheden kan worden geïndividualiseerd.

Controle

Administreer ook de NAW van het uitzendbureau. Op de bevestiging van het uitzendbedrijf moeten ook de ID-gegevens van de inleenkracht staan vermeld. Controleer of deze gegevens kloppen met die op het ID van de werknemer staan vermeld. Doe dit aan de hand van een checklist. Bewaar de checklist als bijlage bij de uitzendbevestiging.

Bron: HRpraktijk