Medewerkers tegemoetkomen: gebruik vrije ruimte WKR

Als werkgever je medewerkers financieel tegemoetkomen met iets waarvan zij privé ook voordeel hebben? Dat kun je ook dit jaar weer doen met onbelaste vergoedingen, die binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) vallen. Waar moet je in 2023 rekening mee houden?

Gereedschap, een tablet, een sportabonnement, een cadeaubon of het welbekende kerstpakket, het zijn allemaal zaken die je kunt onderbrengen in de WKR. Je mag ze onbelast vergoeden, mits je met het totale vergoedingsbedrag onder de vrije ruimte blijft. Om werkgeverslasten te verlagen en investeringen aantrekkelijker te maken is de WKR voor heel 2023 verruimd naar 3% tot een loonsom van € 400.000. Daarboven geldt dit jaar een vrije ruimte van 1,18%. Komt je vergoedingsbedrag boven de vrije ruimte uit, dan moet je over dat extra bedrag bij je eindheffing 80% belasting betalen.

Gebruikelijkheidstoets

In de basis gelden er geen voorwaarden voor de vergoedingen binnen de vrije ruimte van de WKR. Wel moet je de vergoedingen vooraf aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. En er is een gebruikelijkheidstoets van toepassing. Dit betekent dat vergoedingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Als tegemoetkoming beschouwt de Belastingdienst alle vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk. Dit in alle redelijkheid. Het loon van een medewerker mag door het gebruik van de € 2.400 bijvoorbeeld niet onder het wettelijk minimumloon komen.

Gerichte vrijstelling

Bepaalde vergoedingen gaan overigens niet ten koste van je vrije ruimte. Denk aan:

• Abonnementen voor openbaar vervoer
• Reiskosten tot € 0,21 per kilometer
• Verhuiskosten vanwege werk
• Maaltijden bij overwerk
• Aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG)

Verder is er nog het noodzakelijkheidscriterium, waardoor je producten zoals gereedschap, tablets en smartphones belastingvrij kunt geven, omdat je ze nodig vindt voor het werk en waarbij het privégebruik dan niet meer van belang is. En je kunt bepaalde voorzieningen met een nihil-waardering op de werkplek ter beschikking stellen, zonder dat ze ten koste van de vrije ruimte gaan. Bij deze laatste kun je denken aan:

• Werkkleding
• Koffie, thee en maaltijden op de werkplek
• Een fitnessruimte op de werkplek
• Kinderopvang geregeld door de werkgever
• Huisvesting op de werkplek

In 2024 daalt de vrije ruimte van de WKR over de fiscale loonsom tot € 400.000 naar 1,92%. Mocht je dus gerichte investeringsplannen hebben, onderzoek dan goed of je ze wellicht al dit jaar kunt doorvoeren.

Bron: SRA, Rijksoverheid