Lokale overheid | Fiscale eindejaarstips voor werkgevers in de overheid

Als werkgever in de overheidssector zijn er een aantal fiscale zaken die je het beste nog dit jaar kunt of moet doen. We hebben de belangrijkste to do’s en aandachtspunten voor je opgesomd.

1. Loonkostenvoordeel voor lage lonen

Werkgevers die medewerkers in dienst hebben met een loon tussen 100 en 125% van het wettelijk minimumloon (WML), krijgen een tegemoetkoming in de vorm van het lage-inkomensvoordeel (LIV). Je krijgt het LIV alleen voor medewerkers met minimaal 1.248 verloonde uren per jaar. Het gaat daarbij om alle uitbetaalde uren, dus ook uren waarvoor niet gewerkt wordt. Denk aan betaald verlof, ziekte, overwerk en uitbetaalde verlofuren.

Tip!

Ga na voor welke medewerkers je op grond van het uurloon het loonkostenvoordeel zou kunnen ontvangen. Ga vervolgens na of zij het minimaal vereiste aantal uren werken. Zitten ze net onder de grens, dan kan het lonend zijn het aantal uren te verhogen. Zelfs als je jouw medewerker extra betaald verlof zou geven, tellen de uren mee en kun je het loonkostenvoordeel wellicht toch binnenhalen.

Tip!

Is het uurloon te hoog, dan kun je in plaats van loon wellicht gebruikmaken van alternatieven. Denk daarbij aan onbelaste kostenvergoedingen en het onderbrengen van belast loon in de werkkostenregeling (WKR). Dit loon telt namelijk niet mee voor de bepaling van het LIV.

Jeugd-LIV  

Voor jongeren van 18 tot en met 20 jaar geldt een lagere tegemoetkoming in de vorm van het jeugd-LIV. De bedragen voor 2022 vind je in onderstaande tabel. De eis van minstens 1.248 verloonde uren geldt niet voor het jeugd-LIV.

2. Benut mogelijkheden werkkostenregeling (WKR)

Benut ook dit jaar de mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel je nog resterende vrije ruimte en bekijk of zaken die je in 2023 wilt vergoeden dan wel verstrekken nog in 2022 kunnen worden vergoed dan wel verstrekt (bij ‘vergoeden’ koopt de medewerker de zaak en betaal je hem/haar terug, bij ‘verstrekken’ koop je de zaak en geef je deze aan de medewerker. Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2022 over is, door te schuiven naar 2023.

Houd er rekening mee dat de vrije ruimte in 2023 wordt verruimd. Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte dit jaar 1,7% en volgend jaar 3%. Over het meerdere blijft de vrije ruimte 1,18%. Dreig je dit jaar de vrije ruimte juist te overschrijden, overweeg dan het verschaffen van vergoedingen en verstrekkingen uit te stellen tot 2023. Dit is uiteraard alleen voordelig als je in 2023 naar verwachting binnen de vrije ruimte blijft.

Houd ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat jouw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze op zichzelf ongebruikelijk zijn en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het betekent echter niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht.

Tip!

Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de medewerker lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als je die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80%.

3. Vier kerst ‘WKR-optimaal’ met je medewerkers

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte van de WKR in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. En een bedrijfsfeestje is begin 2023 misschien net zo gezellig als eind 2022. Omdat deze verstrekkingen dan in 2023 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2023.

Let op! Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als je in 2023 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Let op! Het kan aantrekkelijk zijn om de kerstborrel op de eigen werkvloer te houden, omdat er dan sprake is van een nihil-waardering en dit geen gevolgen voor de vrije ruimte heeft. Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per medewerker ten laste van de vrije ruimte (mits je dat aanwijst als eindheffingsbestanddeel). Dit is echter altijd aanmerkelijk minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van je vrije ruimte was gekomen. Nodig je ook de partners van je medewerkers uit voor het kerstdiner? Dan moet je voor die partners ook € 3,35 rekenen.

4. Vorm voorziening voor transitievergoeding

Bij onvrijwillig ontslag van een medewerker ben je in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de medewerker bij je in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt in 2022 maximaal € 86.000 of een bruto jaarsalaris als dit meer is.

Zijn er voldoende aanwijzingen dat je op niet al te lange termijn een of meer medewerkers moet ontslaan, dan kun je een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Ook moeten de uitgaven hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich in de periode voorafgaand aan de balansdatum hebben voorgedaan en moeten ze aan die periode kunnen worden toegerekend. Op deze manier kun je nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst zullen voordoen. De hoogte van de voorziening moet je afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen.

Let op! Er moet een redelijke mate van zekerheid bestaan dat je de transitievergoeding moet gaan betalen. Je zult dit aannemelijk moeten kunnen maken, bijvoorbeeld door aan te tonen dat een reorganisatie – bijvoorbeeld vanwege de recente coronacrisis – op termijn niet is te voorkomen.

5. Verhoging belastingvrije reiskostenvergoeding

Stel je geen vervoersmiddel ter beschikking aan je medewerker, dan kun je de medewerker een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19/km geven. Het maakt daarbij niet uit op welke wijze de medewerker reist. Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke kilometers. Bij reizen per openbaar vervoer mag je ook de werkelijke kosten vergoeden.

Het bedrag van de belastingvrije vergoeding stijgt in 2023 naar € 0,21/km en in 2024 naar € 0,22/km.

Ga tijdig na of je verplicht bent om hierin mee te gaan. Dan kun je daarmee rekening houden in je begroting voor volgend jaar. Want 2 of 3 cent per kilometer lijkt niet veel, bij veel kilometers kan het toch hard doortellen.

Let op! Je bent als werkgever arbeidsrechtelijk in beginsel niet verplicht dit verhoogde bedrag aan je medewerkers te betalen. Dit is anders als in een arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden en/of cao is bepaald dat je de maximale fiscale vergoeding moet vergoeden. In dat geval heb je geen keuze en moet je mee met de verhoging.

6. Beperken 30%-regeling vanaf 2024

Medewerkers die van buiten Nederland worden aangeworven om in Nederland te komen werken, maken veel dubbele kosten (zogenaamde extraterritoriale kosten). Onder voorwaarden mag een werkgever deze kosten onbelast vergoeden. Dat mag op declaratiebasis, waarbij je dus de werkelijke (kwalificerende) kosten vergoedt. Makkelijker (en vaak voordeliger) is het om standaard 30% van de totale beloning onbelast te vergoeden (zonder nader bewijs). De afgelopen jaren zijn veel buitenlandse werknemers in Nederland aan de slag gegaan met deze 30%-regeling.

Vanaf 2024 wordt de 30%-regeling echter beperkt. Vanaf dat moment mag je deze alleen nog maar toepassen over de balkenendenorm (2023: € 223.000). Over het meerdere mag dat dan niet meer. Wel kun je er nog steeds voor kiezen om de werkelijke kosten te vergoeden. Ook mag je naast de 30%-regeling altijd nog de werkelijke gelden van een internationale school vergoeden.

Tip!

Medewerkers die de 30%-regeling al toepassen in 2022, mogen dit nog voortzetten in 2024 en 2025 (mits de totale looptijd nog niet is verstreken). Ben je van plan een medewerker met een dergelijk hoog salaris te werven uit het buitenland, dan kan het dus handig zijn die nog in 2022 in dienst te nemen. Hij/zij kan dan twee jaar langer gebruikmaken van de 30%-regeling.

Bron: SRA