Jaarverantwoording zorgaanbieders boekjaar 2022 en verder

Stress over de komende jaarverantwoording, omdat je die nu voor het eerst volgens de Regeling openbare jaarverantwoording WMG (RojW) moet opstellen? Begrijpelijk. Maar we kunnen je geruststellen: Was je al gewend om een jaarverantwoording af te leggen, dan verandert er niet veel. Het is eerder een kwestie van minder hoeven doen. En heb je een goede jaarrekening van voorgaand boekjaar, houd die dan aan als model voor nu en stel hem bij naar de eisen van de RojW.

Hoofdlijnen veranderingen RojW

Alle zorgaanbieders die voor hun financiering geheel of deels afhankelijk zijn van gelden uit de Wlz, Zvw of VWS-subsidie, maar ook organisaties die worden gefinancierd uit PGB’s en “onderaannemers” moeten voldoen aan de nieuwe RojW. Dat betekent dat zo’n 18.000 zorgaanbieders meer dan voorheen een jaarverantwoording af moeten leggen. Dat is even wennen. Voor aanbieders die al gewend waren een jaarverantwoording te moeten indienen verandert er minder. Wat opvalt:

1. Je organisatieomvang bepaalt wat en hoeveel je aan informatie moet prijsgeven
2. De jaarverantwoording voor grote zorgaanbieders is vergelijkbaar met de jaarverantwoording zoals je die voorheen al kende
3. Kleine en middelgrote zorgaanbieders hoeven met de RojW minder informatie aan te leveren
4. Je hoeft overall minder toe te lichten en minder posten specifiek te verantwoorden (zo vervalt de toelichting op een financieringsoverschot of -tekort)

Geen modeljaarrekeningen

Het ministerie stelt vooralsnog geen modeljaarrekening ter beschikking. Wel heeft ze modellen opgenomen in de RojW. Voor veel zorgaanbieders is dit onvoldoende gebleken. Zij willen meer leidraad en zekerheid. Zo hebben de ziekenhuizen zich verenigd en in eigen beheer modelverantwoordingen opgesteld. De kans bestaat dat dit ook voor andere aanbiedersgroepen ontstaat. Mochten er daarmee meer modellen en/of informatie tot onze beschikking komen, dan delen we die op verzoek natuurlijk graag met je.

De veranderingen meer in detail

We schreven het al: je organisatieomvang bepaalt voortaan welke informatie je met de jaarverantwoording openbaar moet maken. Het SRA heeft het helder op een rij gezet:

Bestuursverslag – wel of niet?

Het bestuursverslag is (weer) verplicht voor grote en middelgrote zorgaanbieders. Het moet voldoen aan artikel 391 BW 2 Titel 9 en RJ 400. Dit betekent onder andere dat je moet rapporteren over:

• Doelstellingen
• Kernactiviteiten
• Juridische structuur
• Organisatiestructuur
• Personele bezetting
• Gevoerd beleid
• Financiële ontwikkelingen
• Risico’s en de beheersing ervan
• Financiële instrumenten
• Gedragscodes
• Onderzoek en ontwikkeling
• Toekomstverwachtingen
• Niet financiële prestatie-indicatoren
• Overige informatie (zoals kwaliteitsbeheersing en IT)

Verslag interne toezichthouder – wel of niet?

Moet je als zorgaanbieder wettelijk gezien beschikken over een interne toezichthouder, dan is een verslag van deze toezichthouder bovendien verplicht. De RojW stelt geen eisen aan de inhoud van het verslag. Als referentie kun je RJ 405 ‘verslag raad van commissarissen’ aanhouden. Hierin staan:

• Leden toezichthoudend orgaan: gegevens en onafhankelijkheid
• Uitvoering strategie: betrokkenheid bij en toezicht op
• Kwaliteit interne beheersingsmaatregelen: conclusies en aanbevelingen
• Taakuitoefening: beschrijving en verantwoording (samenstelling commissies, aantal vergaderingen, aanwezigheidspercentage, belangrijkste onderwerpen)
• Evaluatie van bestuur en Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht
• Motivatie voor eventuele herbenoeming na acht jaar

Accountantscontrole – wel of niet?

Als grote of middelgrote zorgaanbieder moet je een controleverklaring bij je jaarrekening voegen. Kleine organisaties hebben hiervoor een vrijstelling.

Lever je géén zorg die binnen de Jeugdwet valt, dan is het meeleveren van een beoordelingsverklaring wettelijk gezien niet meer verplicht. Wel kan het zo zijn dat voor jouw organisatie statutair of contractueel is vastgelegd over een controle- en/of beoordelingsverklaring.

Daarnaast blijft de controle op de WNT-verantwoording, productieverantwoordingen en nacalculaties, ook voor kleine zorgaanbieders, een verplichting.

Openbaarmaking

Het indienen van de jaarverantwoording doe je, zodat jouw gegevens openbaar kunnen worden gemaakt. Organisaties die ook in de “oude” situatie al een verantwoordingsplicht kenden, moeten hun jaarverantwoording 2022 uiterlijk 31 mei 2023 indienen via het online platform DigiMV. Wie met de inwerkingtreding van de nieuwe RojW voor het eerst moet rapporteren geldt voor boekjaar 2022 een uitstelmogelijkheid tot en met 31 december 2023. Uitstel voor boekjaar 2023 is er voor deze organisaties tot 1 oktober 2024 en vanaf boekjaar 2024 moeten alle zorgaanbieders zich houden aan de jaarlijkse deadline van 31 mei.

Openbaar maken bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel is volgens de RojW niet nodig voor zorgaanbieders met een stichting of vereniging als rechtsvorm. Bv’s, nv’s en coöperaties moeten wel ook bij het handelsregister blijven publiceren.

Als je intern meer wilt dan extern

Hoewel de RojW voor veel zorgaanbieders een administratieve lastenverlichting betekent, zien we in onze dagelijkse praktijk dat veel organisaties hun “oude” werkwijze en informatieverstrekking blijven hanteren. Soms omdat dit bekend terrein is en dus meer zekerheid geeft, maar in andere gevallen ook omdat er een sterke behoefte bestaat om voor interne doeleinden transparanter te zijn dan de RojW vraagt. Wel adviseren we om dan te werken met twee versies van de jaarverantwoording:

1. Een jaarverantwoording volgens RojW-richtlijnen > Die dien je in via DigiMV
2. Een uitgebreide jaarverantwoording > Voor eigen gebruik en om Raden inzicht te verschaffen

Meer weten?

We helpen je graag met onze kennis en ervaring. Bel of mail ons gerust. Maar kijk ook zeker hier eens naar:

• Webinar Jaarverantwoording 2022 voor zorgaanbieders – door Nza en AAG
• De WTZA-pagina van het NZA, met onder andere:
  • Handreiking jaarverantwoording grote en middelgrote rechtspersoon
  • Handreiking jaarverantwoording eenmans
  • Handreiking jaarverantwoording kleine rechtspersoon
  • Handreiking jaarverantwoording personenvennootschap