Informeer medewerkers tijdig en volledig over vervallen vakantiedagen

Hebben jouw medewerkers nog wettelijke vakantiedagen van 2023 over? Officieel moeten ze deze vóór 1 juli 2024 opnemen. Dan moet je ze als werkgever daarover echter wel tijdig en volledig over informeren. Wat houdt jouw verregaande zorg- en informatieplicht in?

Medewerkers krijgen een wettelijk aantal vakantiedagen per jaar. In uren is dit vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt. Hiermee is gewaarborgd dat eenieder jaarlijks in totaal minstens vier weken vakantie op kan nemen. Treedt iemand in de loop van het jaar in dienst, dan bereken je de wettelijke vakantiedagen naar rato.

Wanneer wettelijke vakantiedagen vervallen

Artikel 7:640a van het Burgerlijk Wetboek bepaalt: wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verkregen. Wettelijke vakantiedagen die iemand heeft opgebouwd in 2023 moet hij of zij dus uiterlijk op 1 juli 2024 hebben opgenomen. Anders komen de dagen te vervallen. Of toch niet?

Zorg- en informatieplicht werkgever

In de basis vervallen de wettelijke vakantiedagen opgebouwd in 2023 na 1 juli 2024. Maar dan moet je medewerkers daarover wel tijdig, correct en schriftelijk hebben geïnformeerd. Ook moet je medewerkers de gelegenheid geven om hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Doe je dat niet, dan blijven de wettelijke vakantiedagen vijf jaar geldig.

Hoe dat zit met zieke medewerkers? Ook die kunnen gewoon vakantiedagen opnemen, zeker als er re-integratieverplichtingen zijn opgelegd. Tijdens vakantie is een zieke medewerker van deze verplichtingen vrijgesteld.

Wat is tijdig informeren over vervallen vakantiedagen?

Voor het tijdig informeren van medewerkers over het vervallen van wettelijke vakantiedagen geldt géén precieze tijdsplanning. Zorg er echter voor dat je ruimschoots vóór de deadline van 1 juli communiceert, zodat medewerkers nog genoeg tijd hebben om de dagen naar redelijkheid op te nemen. Het informeren van je medewerkers doe je schriftelijk en individueel per persoon. Vermeld daarbij:

• Vervaltermijn van diens wettelijke vakantiedagen
• Consequenties van niet tijdig opnemen van wettelijke vakantiedagen

Verjaring van bovenwettelijke vakantiedagen

In een individuele arbeidsovereenkomst of cao ligt vaak vast, dat een medewerker recht heeft op meer vakantiedagen dan het wettelijke minimum. Je hebt het dan over bovenwettelijke vakantiedagen. Voor de toekenning hiervan kan worden afgeweken van de wettelijke regeling.

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn nog vijf jaar geldig na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen over 2023 verjaren dus op 31 december 2028. Let op: het gaat hier om een verjaringstermijn, geen vervaltermijn. En een verjaringstermijn kun je, in tegenstelling tot een vervaltermijn, opschorten. Dit houdt in dat medewerkers schriftelijk bij je kunnen aangeven aanspraak te willen blijven maken op bovenwettelijke vakantiedagen die verjaren. Dan start een nieuwe verjaringstermijn.

Vervallen van ATV-dagen

ATV-dagen vallen buiten de regelgeving van vakantiedagen. Daarom kun je deze wel na een duidelijk gestelde termijn laten vervallen.