Heeft jouw mkb-bedrijf al de verplichte klokkenluidersregeling?

Sinds eind 2023 moeten mkb-bedrijven met 50 tot 249 medewerkers een klokkenluidersregeling hebben. Dit zodat medewerkers anoniem en zonder consequenties melding kunnen maken van misstanden binnen het bedrijf. Maar in de praktijk blijken veel mkb-bedrijven geen regeling te hebben en de nieuwe wet niet te kennen. Wat moet je weten?

Sinds 17 december 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders van kracht voor het mkb. Deze wet verplicht organisaties met 50 tot 249 werknemers om een interne meldregeling te hebben. Eerder al moesten grote bedrijven en kleine bedrijven in specifieke sectoren (zoals de financiële sector) zo’n regeling hebben.

Waarom een klokkenluidersregeling?

De Wet bescherming klokkenluiders is er, zodat medewerkers melding kunnen maken van een ernstig misstand binnen hun bedrijf, zonder dat dit negatieve gevolgen voor hen heeft.

Maar ook voor werkgevers is de regeling belangrijk:

• Medewerkers hebben meer vertrouwen in je bedrijf als ze misstanden vertrouwelijk kunnen melden
• Luisteren naar een klokkenluider geeft je de kans de bedrijfsvoering te verbeteren en ernstigere misstanden en gevolgen te voorkomen

Wat is er nodig voor de klokkenluidersregeling?

Zorg ervoor dat je klokkenluidersregeling een interne meldprocedure omvat, die voldoet aan de wet. Dit vraagt om:

• Een kanaal waarbinnen je bedrijf meldingen kan ontvangen, zonder dat de identiteit van de melder en betrokkenen bekend wordt
• Een meldsysteem dat alleen toegankelijk is voor daartoe gemachtigd personeel
• Het schriftelijk of digitaal attenderen van medewerkers op deze klokkenluidersregeling en ze uitleggen hoe de procedure werkt

De meldprocedure van je bedrijf moet voldoen aan de eisen van de klokkenluiderswet en je moet als werkgevers de regels correct uitvoeren en klachten juist afhandelen. Doe je dit als werkgever niet, dan zitten daar consequenties aan, waaronder de kans op een boete.

Wat moet er in jouw meldprocedure staan?

In de meldprocedure moet in ieder geval staan:

• Hoe je intern omgaat met een melding
• Wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand
• Hoe je medewerkers gebruik kunnen maken van de regeling (schriftelijk, mondeling via de telefoon of een spraakberichtsysteem, of face-to-face als een medewerker dit wenst)
• Bij wie de klokkenluider zich kan melden (dit moet een onafhankelijke functionaris zijn, die ook extern mag zijn)
• Welke functionarissen de melding zorgvuldig kunnen opvolgen
• Dat de klokkenluider de mogelijkheid heeft om (vertrouwelijk) een adviseur te raadplegen
• Dat de klokkenluider binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging krijgt
• Dat er uiterlijk binnen 3 maanden na de verzonden ontvangstbevestiging informatie volgt over de opvolging van de melding

Meer weten over de klokkenluidersregeling?

Op de website van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vind je een handig FAQ-overzicht over de klokkenluidersregeling en verplichte onderdelen voor de meldprocedure in jouw organisatie.

Bron: MKB Servicedesk