De werkgever en medische informatie

Zoals iedere werkgever weet is de AVG alweer een aantal jaar van kracht. Dit heeft invloed gehad op veel bedrijfsprocessen en zo ook op de verzuimprocessen en begeleiding. Wat mag een werkgever eigenlijk wel en ook vooral niet vragen op basis van onder andere de privacywet AVG.

Wat mag je als werkgever wel?

Bij iedere zieke werknemer wil je als werkgever bij voorkeur zo veel mogelijk weten over de situatie, maar je bent gebonden aan een aantal beperkingen. Een werknemer is zelfs niet eens verplicht antwoord te geven op vragen die niet zijn toegestaan. De vragen die je wél mag stellen zijn:

• waar en hoe een werknemer te bereiken is (verpleegadres en telefoonnummer);
• hoe lang de werknemer verwacht te verzuimen;
• of er lopende afspraken van werknemer moeten worden verzet en/of werkzaamheden opgepakt moeten worden;
• of het verzuim is veroorzaakt door een bedrijfsongeval.

Een werkgever mag ook altijd de arbodienst verzoeken een afspraak in te plannen bij de bedrijfsarts om een oordeel/advies te krijgen over de arbeidsmogelijkheden van werknemer.

Wat mag je als werkgever niet?

Ondanks dat je als werkgever alles zou willen weten en vragen aan de werknemer over de reden van het verzuim, zit je als werkgever vast aan strikte regels. Een werkgever is geen bedrijfsarts en mag ook geen medische informatie, op welke wijze dan ook, vastleggen in de organisatie.

Een werknemer is niet verplicht de werkgever op de hoogte te brengen van de oorzaak, maar soms delen werknemers dit wel. Dit mag je dus nergens vastleggen: niet in een e-mail, niet in het personeelsdossier, niet in notulen etc.. Daarnaast mag een werkgever ook níet vragen naar:

• wat precies de oorzaak is van het verzuim;
• wat de werknemer mankeert;
• welke werkzaamheden de werknemer wel/niet kan doen;
• of het te maken heeft met het privéleven van werknemer.

Wie mag deze vragen dan wel stellen?

Degene die medische informatie mag stellen én verzamelen is de bedrijfsarts of de casemanager die onder de verlengde arm (taakdelegatie) van de bedrijfsarts werkt. De bedrijfsarts is de enige die de medische informatie mag vastleggen in het medische dossier voor de verzuimbegeleiding. Met toestemming van de werknemer kan de bedrijfsarts ook informatie bij zijn/haar specialist opvragen indien dit noodzakelijk is voor de verdere verzuimbegeleiding. Dit betreft dus de informatie die de bedrijfsarts mag opvragen en vastleggen, maar wat mag hij dan delen?

De bedrijfsarts zal nooit medische informatie delen met de werkgever, maar deelt wel:

• welke werkzaamheden een verzuimende werknemer wel/niet kan uitvoeren;
• welke invloed de beperkingen hebben op het type werk dat iemand doet;
• indien mogelijk wordt er een prognose gegeven;
• advies over werkaanpassingen en -voorziening;
• in bepaalde gevallen verwijst hij door voor een interventie.

Zoals je leest: als werkgever ben je beperkt in het vragen, delen en vastleggen van informatie. Neem bij twijfel altijd contact op met jouw arbodienst en/of casemanager om te voorkomen dat je als werkgever de privacywet AVG overtreedt.

Tip: Neem een duidelijk standpunt in: je mag als werkgever nóóit medische gegevens mag vragen en/of vastleggen.

Wil je meer over dit onderwerp weten? Neem dan contact op met onze adviseurs.