Data-analyse in Excel: een wereld vol wonderen

Dat ‘oude’ software nog steeds heel goed, functioneel en zelfs onmisbaar kan zijn, bewijst Excel wel. Er zijn veel verschillende meningen over dit programma dat in 1985 voor het eerst uitgebracht werd. Ik ben fan van Excel en ik vertel je graag waarom en hoe het ook jouw werk makkelijker kan maken.

Mijn naam is Edwin van den Broek en ik heb altijd al affiniteit met Excel gehad: het spelen met cijfers en de uitdaging om ze makkelijker leesbaar te maken en beter te interpreteren ga ik graag aan. Toen ik bij Stolwijk Kelderman kwam werken kreeg ik de kans om mijn kennis van Excel verder te ontwikkelen en ondertussen geef ik met regelmaat Excel-cursussen, namens Stolwijk Kennisnetwerk, maar ook voor het SRA*.

Waarom Excel?

Dit is een vraag die mij regelmatig gesteld wordt. Er wordt vaak vanuit gegaan dat de functionaliteit van Excel allang achterhaald is en door nieuwe software ingehaald is. Deels ben ik het daar wel mee eens, maar voor een groot deel absoluut niet.

Excel is heel geschikt voor data-analyse. Niet om zeer frequent dezelfde rapportages te draaien, maar voor (diepgaande) momentopnames is het een perfect programma. Het is een heel goede basis om ‘even snel’ naar cijfers te kijken, zonder dat je uitgebreide kennis nodig hebt van moeilijke programma’s. Even een voorbeeld: je hebt een lijst op factuurniveau van je omzet en je klanten. Dat is mooi, maar alleen die lijst geeft je nog niet écht veel informatie. Met een beetje handigheid in Excel kun je binnen no-time de volgende feiten boven water toveren:

• Wie zijn je grootste klanten?
• Hoeveel facturen heeft iedere klant?
• Wat is het percentage van deze klantomzet van het totaal?
• Wat is het gemiddelde van de facturen?

Ineens kun je veel dieper in de cijfers duiken en krijg je meer feiten op tafel die je mee kunt nemen bij het maken van keuzes of het geven van advies. Excel helpt je dus eigenlijk bij het gebruiksklaar maken van data.

Op welk niveau zit je?

De mensen die naar mijn cursus komen kun je, grofweg, in twee groepen splitsen:

• mensen die willen weten wat je met Excel kunt doen en hoe ze de rapportages moeten lezen, maar die er niet direct zelf mee aan de slag gaan; en
• mensen die zelf rapportages gaan maken, die willen leren hoe ze met het programma kunnen werken en wat de valkuilen zijn.

Bij iedere cursus tast ik eerst even het niveau van de cursisten af: wat weten ze al, welke functies kennen ze al. Door een paar functies als “som.als”, “verticaal zoeken” en “tekst naar kolommen” te roepen is de bestaande kennis snel te achterhalen. En dan komt het leukste: we gaan aan de slag!

Leren door te doen

Ik ben een groot voorstander van leren door te doen: zelf aan de slag gaan en vragen stellen. Zo blijft alles veel beter hangen. Mijn trainingen zijn dan ook erg praktisch: veel zelf doen.

Zodra iedereen de basis een beetje onder de knie heeft gaan we naar de mooiste functie van het programma: draaitabellen. De hoeveelheid informatie die je daar uit kunt halen is fantastisch: je maakt dwarsdoorsnedes, koppelt en combineert gegevens om zo steeds nieuwe inzichten te krijgen. Je maakt steeds meer feiten van je cijfers inzichtelijk. Allemaal informatie waarmee je beter onderbouwde keuze kunt maken (of als je accountant bent: je hebt een betere onderbouwing voor je dossier en je kunt beter onderbouwde adviezen geven).

Incompany training aan het strand

Ja, je leest het goed: ik geef deze cursus ook aan collega-accountants. Zowel binnen Stolwijk Kennisnetwerk als daarbuiten. Online of op locatie. Zo heb ik onlangs nog, op verzoek van een oud-collega, een cursus mogen geven aan een accountantskantoor op Curaçao. Met z’n allen heerlijk in het zonnetje en na afloop proosten met een cocktail op Mambo Beach… Klinkt goed hè! Jammer genoeg was deze training online. Maar de cursisten waren enthousiast en daar gaat het uiteindelijk om!

Maak het jezelf makkelijker

Ben je enthousiast geworden over de mogelijkheden van Excel en het gemak dat het je gaat brengen in je dagelijkse werkzaamheden? Bel (06 8394 4632) of mail me gerust, er zijn volop mogelijkheden om een training voor jouw organisatie te verzorgen of om aan te sluiten bij een reeds geplande training.

Edwin van den Broek RA

*Heb je interesse in één van de door mij of mijn collega’s verzorgde cursussen via het SRA? Je vindt ze hier:

• Data-analyse met Excel in de accountantspraktijk >> 
• Interactieve dashboards en visualisaties met Power BI >>
• Management dashboards en rapportages >>