Cadeau aan medewerker vanwege thuiswerken: vrije ruimte of niet?

Wil jij je medewerkers een kleine attentie – onder de € 25 – opsturen voor het thuiswerken, maar vraag je je af of dit in de vrije ruimte opgenomen mag worden of dat dit valt onder de kleine geschenkenregeling? Wij leggen het je uit. 

Voorbeeld

In veel situaties wordt medewerkers gevraagd zoveel mogelijk thuis te werken in verband met Corona. Als werkgever kan je er voor kiezen om in deze periode een attentie op te sturen naar je medewerkers. Bijvoorbeeld twee keer per jaar: een bos bloemen en een koffie-theepakketje. Blijft de waarde onder de € 25 dan verwacht je dat de kosten opgenomen mogen worden in de vrije ruimte, omdat het gezien kan worden als een cadeau binnen de relatie werkgever-medewerker. Maar wist je dat de voordelen buiten de dienstbetrekking kunnen vallen? Waar kies je voor: vrije ruimte of voordelen buiten de dienstbetrekking?

Geen loon

De geschenken die je als werkgever geeft aan je medewerker behoren in principe tot het loon van de medewerkers. Als de werkgever de medewerker een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling geeft die buiten de relatie werkgever – medewerker valt, dan is het geen loon. Er is dan geen verband met de dienstbetrekking.

Drie voorwaarden

Voldoe je aan de volgende drie voorwaarden, dan kan je er van uitgaan dat het geschenk dat je je medewerker wil geven geen loon is:

1. Je geeft geen geld of een waardebon
2. Je geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin je dat ook bij anderen zou doen (bijvoorbeeld het geven van een fruitmand aan een zieke medewerker)
3. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25. Eventuele bezorgkosten hoef je niet mee te rekenen als kosten.

Kleine geschenkenregeling niet van toepassing

In het eerste voorbeeld, hierboven beschreven, geef je als werkgever een attentie omdat de medewerker thuis moet werken door de coronamaatregelen. Dit is geen situatie waarin anderen dan de werkgever ook een attentie zouden geven. De kleine geschenkenregeling is daarom niet van toepassing.

Zie ook  4.12.1 Voordelen buiten de dienstbetrekking in het Handboek Loonheffingen 2021

Verwerken in de aangifte loonheffingen

De waarde van de attentie (inclusief btw en verzendkosten) kan gezien worden als loon voor je medewerkers. Je mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het bedrag komt dan ten laste van de vrije ruimte. Je betaalt daarboven 80% eindheffing.

Meer informatie

Wil je meer weten over attenties opnemen in de vrije ruimte? Onze adviseurs staan voor je klaar. Je kunt ze telefonisch of per mail bereiken.