Bijtelling fiets van de zaak: ook 7 procent voor tweede fiets

Als werkgever kun je medewerkers meer dan één fiets van de zaak aanbieden. De Belastingdienst heeft bevestigd dat de bijtelling fiets van de zaak van 7 procent ook geldt voor een tweede fiets. Dat biedt ruimte voor een ruimer fietsplan, bijvoorbeeld met een gewone fiets én een elektrische fiets. Wel moet je per fiets goed toetsen of aan de voorwaarden wordt voldaan.

Bijtelling fiets van de zaak geldt ook voor een tweede fiets

Als werkgever mag je een medewerker meer dan één fiets van de zaak beschikbaar stellen. Voor beide fietsen geldt dan hetzelfde bijtellingspercentage: 7 procent van de waarde van de fiets.

Dat betekent dat de regeling niet stopt bij de eerste fiets. Ook een tweede fiets kan onder de bijtelling fiets van de zaak vallen, zolang je per fiets voldoet aan de voorwaarden.

Voor werkgevers met een fietsplan is dit praktisch belangrijk. Je kunt medewerkers bijvoorbeeld meer keuze geven in hun mobiliteit. Denk aan een stadsfiets voor woon-werkverkeer en een elektrische fiets voor langere afstanden.

Wat betekent de 7 procent bijtelling voor werkgevers?

Stel je als werkgever een fiets ter beschikking, dan blijft de fiets eigendom van de werkgever. Gebruikt de medewerker de fiets voor woon-werkverkeer, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat de fiets ook privé wordt gebruikt.

Daarom moet je jaarlijks een bedrag bij het loon van de medewerker tellen. Die 7 procent bijtelling bereken je over de waarde van de fiets inclusief omzetbelasting.

Bij een tweede fiets doe je dat opnieuw. Je berekent dus per fiets de bijtelling. Daarna verwerk je deze bedragen in de loonadministratie.

Belangrijk daarbij is dat er, anders dan bij de auto van de zaak, geen tegenbewijs mogelijk is bij weinig privégebruik. Ook beperkt privégebruik kan dus tot bijtelling leiden.

Waarde van de fiets bepalen voor de loonadministratie

Voor de bijtelling fiets van de zaak gebruik je de consumentenadviesprijs van de fiets. Het gaat om de in Nederland publiek bekende adviesprijs van de fabrikant of importeur, inclusief omzetbelasting.

Is die oorspronkelijke adviesprijs niet te vinden? Dan mag je uitgaan van de consumentenadviesprijs van de meest vergelijkbare fiets.

Voor jou als werkgever betekent dit dat je de waarde van elke fiets goed moet vastleggen. Dat voorkomt discussie en maakt de verwerking in de loonadministratie duidelijker.

Leg daarom per medewerker vast:

• welke fiets of fietsen beschikbaar zijn gesteld;
• wat de consumentenadviesprijs per fiets is;
• of de medewerker een eigen bijdrage betaalt;
• vanaf welke datum de fiets beschikbaar is;
• of de fiets meer dan bijkomstig thuis wordt gestald.

Tweede fiets van de zaak: let op de voorwaarden

De bevestiging van de Belastingdienst geeft werkgevers meer ruimte, maar geen vrijbrief. Voor beide fietsen moet aan de voorwaarden van de regeling worden voldaan.

Dat betekent dat je niet alleen kijkt naar de eerste fiets. Ook voor de tweede fiets moet duidelijk zijn dat deze onder het fietsplan valt en correct wordt verwerkt.

Let vooral op het verschil tussen ter beschikking stellen, vergoeden en verstrekken. In de bron staat dat werkgevers de fietsen niet hoeven te leasen. Je kunt een fiets ook vergoeden of verstrekken. De fiscale verwerking hangt af van de gekozen vorm.

Wanneer geldt géén bijtelling voor de fiets van de zaak?

Er geldt een bijtelling van nihil voor een fiets die ook privé gebruikt mag worden, maar niet of slechts incidenteel bij het woon- of verblijfadres van de medewerker wordt gestald.

Wordt de fiets wel meer dan bijkomstig thuis gestald? Dan geldt de bijtelling fiets van de zaak van 7 procent. In de bron wordt daarbij uitgegaan van meer dan 10 procent thuis stallen.

Voor werkgevers is dit een belangrijk aandachtspunt. Zeker bij deelfietsen of fietsen die vooral op kantoor blijven, kan de fiscale behandeling anders zijn dan bij een fiets die de medewerker mee naar huis neemt.

Gevolgen voor loonheffingen en werkkostenregeling

De bijtelling is loon in natura. Je moet daarover loonbelasting en premie volksverzekeringen inhouden. Ook betaal je premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw, of je houdt de bijdrage Zvw in.

Als aan de gebruikelijkheidseis wordt voldaan, kun je dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dan kun je gebruikmaken van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.

Dat vraagt om een bewuste keuze. Verwerk je de bijtelling bij de medewerker? Of wijs je het loon aan als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte? Stem dit goed af met je salarisadministratie.

Geen onbelaste kilometervergoeding voor dezelfde fietsritten

Als je een fiets ter beschikking stelt, is sprake van vervoer vanwege de werkgever. Daarom mag je geen vaste onbelaste vergoeding betalen voor zakelijke reizen waarvoor de medewerker die fiets gebruikt.

Dit geldt ook voor woon-werkverkeer met de ter beschikking gestelde fiets. Controleer daarom of bestaande reiskostenvergoedingen nog passen bij het fietsplan.

Een veelvoorkomend risico is dubbele vergoeding. Bijvoorbeeld: een medewerker krijgt een fiets van de zaak én ontvangt nog een onbelaste vergoeding voor ritten met diezelfde fiets. Dat moet je voorkomen.

Praktische aandachtspunten voor je fietsplan

Wil je een tweede fiets van de zaak aanbieden? Zorg dan dat je fietsplan duidelijk is. Beschrijf welke medewerkers mogen deelnemen, welke fietsen onder de regeling vallen en hoe je de bijtelling verwerkt.

Maak ook afspraken over onderhoud, schade, verzekering, eigen bijdrage en beëindiging van het dienstverband. Zo voorkom je onduidelijkheid achteraf.

Voor de administratie is vooral belangrijk dat je per fiets de juiste waarde vastlegt en de bijtelling juist toepast. Bij twee fietsen betekent dit ook twee keer beoordelen, berekenen en administreren.

Tweede fiets kan, maar vraagt om goede vastlegging

De bevestiging van de Belastingdienst maakt een fietsplan aantrekkelijker en flexibeler. Als werkgever kun je medewerkers meer dan één fiets van de zaak aanbieden tegen 7 procent bijtelling.

De belangrijkste voorwaarde is dat je per fiets de regels goed toepast. Controleer de waarde, het gebruik, de eventuele eigen bijdrage en de verwerking in de loonadministratie. Kijk daarnaast kritisch naar bestaande reiskostenvergoedingen.

Zo benut je de ruimte van de regeling zonder onnodige fiscale risico’s.

Bron: Salaris Vanmorgen