Bewust slimmer werken kun je trainen

Medewerkers binnen SKN worden steeds meer geacht op basis van eigen verantwoordelijkheid in teams samen te werken. Mike Vlasblom (TLA Advies) en Sanneke Peters (Vitacon Luteijn) ontwikkelden, allereerst als pilot voor een klant, de training ‘Bewust slimmer werken’. De training wordt nu als PE-training uitgerold naar zowel interne als externe doelgroepen.

Stelt je voor: jouw medewerker ontvangt een e-mail bericht, print het uit en bergt het op in een map. Bij gelegenheid opent hij de map, zoekt het papieren bericht op en maakt met pen aantekeningen. Onwerkelijk denkt je? “Geloof het of niet, maar dergelijke handelingen zijn her en der dagelijks aan de orde. Enige tijd geleden werd ik benaderd door een klant die daar helemaal klaar mee was. Hij wilde een oplossing”.

Mindset

Die oplossing kwam er. Mike ging aan de slag en schetste de eerste lijnen voor de training die nu ‘Bewust Slimmer Werken’ heet. Om zich verder te verdiepen in de materie volgde Mike een cursus timemanagement. Hij zag daar bij cursisten opvallende patronen. Deze inspireerden hem bij de ontwikkeling van zijn eigen training. Voor zijn klant werd de training als pilot uitgerold en naar tevredenheid afgerond. “Wel miste ik ergens iets cruciaals”, zegt Mike. “De patronen die ik herkende hadden te maken met een stevig verankerde mindset bij de cursisten. Ik veronderstelde dat, wanneer ik iemand met kennis van psychologie bij de training zou betrekken, we de cursisten meer en beter konden wijzen op gedragspatronen. Ik besloot daarom collega Sanneke Peters om hulp te vragen.”

De training werd vervolgens nogmaals gegeven, door Mike en Sanneke samen en nu voor een interne groep. Al snel werd duidelijk dat er binnen SKN veel behoefte was. Er waren 14 plaatsen beschikbaar. Maar 17 personen, uit verschillende entiteiten, wilden deelnemen. Het programma werd daarop aangepast, deelnemers waren onverdeeld enthousiast. Mike: “Binnen SKN genieten medewerkers binnen teams steeds meer eigen verantwoordelijkheid. Effectiever en efficiënter leren werken is daarbij in mijn optiek een voorwaarde voor succes.”

“De continue prikkels die we dagelijks te verwerken krijgen zijn killing”

Prikkels

“De impact van de continue prikkels die we dagelijks te verwerken krijgen zijn ‘killing’ voor de concentratie van mensen op de werkvloer”, zegt Sanneke. WhatsApp berichten, notificaties vanuit sociale media apps, met toeters en bellen aangekondigde nieuwe e-mailberichten, enzovoort. Ze zorgen op hoogfrequente basis voor een verstoring van de focus op het werk. Mike: “Uit onderzoek blijkt dat elk van die prikkels, hoe kort ook, een afleiding van 8 minuten teweegbrengt. Uiteindelijk kun je dat doorrekenen naar tot wel drie uur verstoring per dag. Tijdens onze training maken wij cursisten hiervan bewust en bieden hen handvatten ter voorkoming van afleidende verleidingen”

Gebrek aan planning

Er zijn meer factoren die bijdragen aan een inefficiënte werkwijze. Planning, of beter gezegd: het gebrek eraan is een grote veroorzaker van concentratieproblemen. In combinatie met de ervaring van grenzeloosheid, ofwel het gevoel te werken vanuit een bodemloze put, kan zelfs leiden tot veel ergere aandoeningen zoals burnout. Sanneke: “prioriteiten stellen, verantwoordelijkheid nemen om het juiste, op het juiste moment, te doen. Zo kun je complexere taken bijvoorbeeld beter ’s morgens vroeg uitvoeren. Ik merk dat mensen daar vaak echt moeite mee hebben, zich er niet bewust van zijn. Velen hebben aan het begin van hun werkdag echt geen idee wat ze gaan doen.”

De training Bewust Slimmer werken (3PE) wordt binnenkort ondergebracht in de SKN Academy en is beschikbaar voor externe doelgroepen. De focus ligt daarbij op organisaties met 50+ medewerkers. Het programma duurt 4 uur en deelnemers maken aanspraak op 3 PE-punten. Een deel van de training focust op processen en techniek, een ander deel gaat in op gedrag en mindset, waarbij de eerste stappen gezet kunnen worden in de richting van bewustwording en gedragsverandering. Momenteel wordt gekeken naar opvolgende trainingen binnen hetzelfde thema, bijvoorbeeld rondom persoonlijke effectiviteit, zodat cursisten de mogelijkheid krijgen zich verder te bekwamen.

Mike merkte ook intern steeds meer op hoe beperkt zijn collega’s effectief gebruik maken van de beschikbare IT instrumenten. Hij zag hoe mensen met techniek omgaan. “Veel mensen leren ‘een kunstje’ met software. Vervolgens verandert er iets aan het pakket, waarna zij de weg kwijtraken. Het uitvoeren van de juiste handelingen binnen slimme processen hangt niet per se af van de keuze voor een softwarepakket. Je taken zo efficiënt mogelijk en zonder omwegen uitvoeren is veel belangrijker. Als vervolgens de planning gekoppeld wordt aan die slimmere werkwijze, merken mensen dat zij veel effectiever en gelukkiger zijn in hun werk.”

Vooruitgang versus oude gewoontes

En dan is er nog de collega die tegen je deurpost leunt en vraagt: “kun je even…?” Assertiviteit op de werkvloer en management van verwachtingen bij collega’s en klanten, “ook daar is nog veel winst te behalen”, zegt Sanneke. Meestal kan dat klusje echt wel een paar dagen wachten. En je telefoon hoef je ook niet altijd op te nemen. Mede door de technologische vooruitgang zijn we er gewend aan gekraakt snel bediend te worden. Vreemd genoeg houden we binnen het kader van diezelfde vooruitgang ook oude gewoontes in stand. Vroeger kwam de post bijvoorbeeld één keer per dag. Nu checken medewerkers elke 10 minuten hun mailbox.