Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Update Special Eindejaarstips 2025
Doe de opgaaf UBD 2025 uiterlijk 31 januari 2026
RVO subsidies voor circulaire projecten in 2026
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
In oktober kon je in de Special Eindejaarstips 2025 al lezen waar je dit jaar fiscaal nog kon optimaliseren. Nu het Belastingplan 2026 in de Tweede Kamer is behandeld, zijn er een aantal wijzigingen. We hebben de special geüpdatet en de wijzigingen voor je gemarkeerd. In de Update Special Eindejaarstips 2025 vind je tips en […]
Ben je inhoudingsplichtige en betaal je ook bedragen aan natuurlijke personen die geen medewerker bij je zijn? Dan is de kans groot dat je verplicht bent tot een opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD). Je opgaaf UBD voor 2025 moet je uiterlijk 31 januari 2026 doen. Proactief opgaaf UBD 2025 doen De verplichting om een […]
Ook in 2026 stelt de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) weer diverse subsidies voor circulaire projecten en onderzoek gericht op circulair ondernemen beschikbaar. Met let op: ten opzichte van 2025 verandert er wel het een en ander. Check welke kansen er volgend jaar zijn. Steeds meer ondernemers en onderzoekers zetten zich in voor een circulaire […]
Het demissionaire kabinet kiest ervoor om de 30%-regeling voor expats voorlopig niet te wijzigen. De motie van de Tweede Kamer om deze fiscale regeling te versoberen, wordt daarmee nu niet uitgevoerd. Motie over 30%-regeling voor expats In oktober nam de Tweede Kamer een motie aan van voormalig Kamerlid Ilse Saris (NSC). In deze motie werd […]
De Tweede Kamer heeft besloten dat er in 2026 geen lastenverzwaring in box 3 komt. Het plan om de belastingdruk voor spaarders en beleggers te verhogen is daarmee van tafel. In plaats daarvan kiest de Kamer voor een snellere afbouw van de fiscale aftrek voor huiseigenaren met weinig of geen hypotheekschuld. Dit besluit is een […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk