Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Kwaliteit in accountancy is meer dan regels alleen
Subsidie praktijkleren 2026 – Wij helpen je aanvragen
Verzoek andere partnerverdeling box 3 ná definitieve aanslag
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Wat verwacht je van een accountant? Alleen een correcte controle en een goed dossier? Of juist een adviseur die meedenkt, ontwikkelingen vroegtijdig signaleert en helpt om duurzame keuzes te maken? Bij Stolwijk Kelderman zijn we 100% overtuigd van dat laatste. Stolwijk Kelderman-bestuurder Joost Kelderman deelt in de accountancy-podcast BusySeasonTalks zijn visie op die ‘brede kwaliteit’. […]
Heb je het afgelopen schooljaar studenten of leerlingen begeleid via een praktijkleerplek of werkleerplaats? Dan kun je ook dit jaar weer gebruikmaken van de subsidie praktijkleren. De aanvraagperiode loopt van 2 juni 9:00 uur tot 17 september 2026 17:00 uur. Lees waar je op moet letten of laat ons je helpen bij de aanvraag. Met […]
De Belastingdienst adviseert om een verzoek voor een andere partnerverdeling van het werkelijk rendement in box 3 pas in te dienen ná ontvangst van de definitieve aanslag. Maar wacht dan niet te lang. Het verzoek moet namelijk bij de Belastingdienst binnen zijn voordat de aanslagen van beide partners onherroepelijk vaststaan. Andere partnerverdeling box 3 De […]
De overige 80% zit in het interne functioneren van gemeenten. Zo stelt prof. dr. ir. André Nijhof in de paper ‘Gemeenten & duurzaamheid – een logische combinatie?!’, onlangs gepubliceerd door ImpACTmakers Gemeenten. Als partner in ImpACTmakers hebben we de hoofdpunten voor je samengevat en een link naar de hele paper daaraan toegevoegd. Waarom komt duurzaamheid […]
Vanaf 1 juli 2026 verandert de manier waarop je inlogt in Nmbrs. Vanaf dan maakt Nmbrs gebruik van Visma Connect met tweestapsverificatie (2FA). Dit maakt het eenvoudiger én veiliger. Met Visma Connect log je straks nog maar één keer in voor al je Nmbrs-accounts en je gebruikt daarbij één verificatiecode. Wat verandert er? Met Visma […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk