Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Werkkostenregeling 2024 en 2025: Wat kan en mag je onbelast vergoeden?
Special Miljoenennota 2025 – De voorgestelde maatregelen
Aanslag Vpb 2022: bedrag voort te wentelen voorheffingen per brief
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Het laatste kwartaal van 2024 is ingegaan. Wil je medewerkers nog dit jaar iets extra’s geven zonder daarover loonbelasting af te hoeven dragen? Check of je nog beschikt over vrije ruimte van de werkkostenregeling 2024. Hier nog een overzicht met de voorwaarden en wat je zoal onbelast kunt vergoeden. Wat is de werkkostenregeling (WKR)? De […]
Het succesvol laten groeien van een bedrijf vereist vaak aanzienlijke financiële middelen. Of je nu je productaanbod wilt uitbreiden, nieuwe markten wilt betreden of nieuw talent wilt aantrekken: financiële ondersteuning is van essentieel belang. Waar je in het verleden vooral geld kon lenen bij de Nederlandse grootbanken is het speelveld de laatste jaren flink veranderd. […]
Onlangs heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel Wet opheffing verpandingsverboden aangenomen. Binnenkort wordt het voorstel in de Eerste Kamer behandeld. Komt de wet er, dan betekent dit dat je niet meer kunt voorkomen dat jouw schuld bij een wederpartij wordt verpand aan diens financier. Jurist Claudia Herstel legt uit hoe het zit met dit verbod […]
De Raad van Toezicht (RvT) speelt een essentiële rol in veel organisaties. Soms wettelijk soms statutair bepaald. Maar wat is gebruikelijk qua vergoeding voor de Raad van Toezicht? En waar moet je fiscaal gezien rekening mee houden? Mijn collega’s en ik krijgen er regelmatig vragen over. Daarom licht ik de 3 meest voorkomende vergoedingen er […]
Het kabinet presenteerde op Prinsjesdag 2024 de Miljoenennota 2025 en dus ook het Belastingplan 2025. In onze special vind je de voorstellen van het kabinet, die de komende periode in het parlement worden behandeld. De voorgestelde maatregelen gaan in per 1 januari 2025, tenzij anders vermeld. Download de Special Miljoennota 2025 Tarieven Belastingverlagingen voor middeninkomens […]
© 2024 - Stolwijk Kennisnetwerk