Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Bewaartermijn personeelsdossier – Hoelang moet en mag je bewaren?
Wil je jouw personeelsdossiers bijwerken en opschonen? Houd dan rekening met de bewaartermijn personeelsdossier. We hebben voor je op een rij gezet hoelang je iets móet of mág bewaren.
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om voor elke medewerker een persoonlijk dossier aan te maken. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en moet je gedurende een bepaalde periode bewaren.
Omdat de inhoud zo divers is (van sollicitatiebrief tot verslag van een ontwikkelgesprek), geldt er niet één bewaartermijn voor een heel personeelsdossier. Sommige gegevens mag je om privacy redenen en vanuit AVG-wetgeving slechts een beperkte periode bewaren, terwijl je andere gegevens juist wel een aantal jaar moet bewaren, omdat ze relevant zijn voor de Belastingdienst. De termijnen variëren van 4 weken tot 7 jaar.
Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. Er gelden een aantal wettelijke bepalingen met een concrete minimum bewaartermijn voor specifieke onderdelen van een personeelsdossier:
Daarnaast geeft de AVG aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden:
Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.
Is iemand bij je in dienst, dan ben je verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:
Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Je moet de medewerker bovendien informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.
Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Stolwijk Kelderman aangesloten bij MSI Global Alliance
Ook gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding voor dga?
Zo voorkom je belastingrente voor aanslagen 2024
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Per 1 maart 2025 heeft Stolwijk Kelderman (SK) zich aangesloten bij MSI Global Alliance, een toonaangevend internationaal netwerk van onafhankelijke kantoren voor accountancy en fiscaal en juridisch advies. Fiscalist Jeffrey Kemperman en accountant Jos Klein Haneveld zijn nauw betrokken bij de internationale samenwerking. Beide zien de aansluiting als een sterke extra mogelijkheid om klanten op […]
Waar begin ik? Die vraag krijgen we met regelmaat van ondernemers die weten dat ze een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) moeten hebben, maar niet goed weten hoe ze dit praktisch aanpakken. Sommigen zien het als een verplichte checklist waar ze vooral “aan moeten voldoen.” Anderen zien het belang wel, maar weten niet hoe ze zorgen […]
HR-specialist Anneke werkte tot eind vorig jaar als HR-businesspartner aan werkgeverszijde. Nu gaat ze bij ons haar kennis en ervaring voor tal van werkgevers inzetten als interim HR-adviseur. Anneke vertelt hoe dat in de praktijk werkt en wat de voordelen zijn voor ondernemers en werkgevers. Door Anneke van Huët, HR-consultant Waarvoor kunnen werkgevers jou inschakelen? […]
Organisaties veranderen continu. Door technologische innovaties, personeelstekorten en veranderende klantverwachtingen moeten bedrijven ook wel. En waar leiders vaak vooruit kijken, blijft echte verandering uit zonder een lerende organisatie. Actief leren en ‘afleren’, initiatief en flexibiliteit zijn daarom de belangrijkste vaardigheden van dit moment. Toch blijkt verandering in de praktijk lastig. Hoe zorg je ervoor dat […]
Wat zijn sleutelposities in jouw organisatie? ‘Sales’ en ‘productie’ zijn veelgehoorde werkgeversantwoorden op die vraag. Maar dan doe je volgens Matthijs Koppelaar, Manager Salaris & Advies bij Vitacon Luteijn, een hele belangrijke groep tekort: de salarisprofessionals. Want denk je even in, wat gebeurt er als lonen niet goed worden verwerkt en wet- en regelgeving niet […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk