Bestelauto van de zaak: wat zijn de fiscale spelregels?

Een bestelauto van de zaak is in veel branches, zoals bouw, techniek of service, onmisbaar. Praktisch en efficiënt. Maar hoe zit het met de fiscale regels? Wanneer is er sprake van bijtelling? En wanneer kun je dit juist voorkomen? In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten uit het Handboek Loonheffingen 2025 voor je op een rij.

Door Marian Reuvers, salarisadministrateur en Anita Prooij, salarisadministrateur

Wat is een bestelauto?

Een bestelauto is een voertuig met een laadruimte die niet ingericht is voor personenvervoer. De laadruimte moet voldoen aan specifieke inrichtingseisen (zie belastingdienst.nl > Eisen aan ombouw en inrichting). De auto mag bestuurd worden met rijbewijs B.

Bijtelling bij privégebruik

Mag de werknemer de bestelauto ook privé gebruiken? Dan geldt, net als bij een personenauto,  de regeling privégebruik auto van de zaak. Dit betekent dat je bijtelling moet toepassen.

Let op:
De bijtelling is loon en mag je niet aanwijzen als eindheffingsloon. Alleen bij buitengewone beveiligingsmaatregelen is dit toegestaan binnen de werkkostenregeling.

Wanneer hoef je géén bijtelling toe te passen?

Er zijn verschillende situaties waarin bijtelling vervalt:

• Privégebruik verboden
  • Schriftelijk vastleggen (bijv. in een addendum bij het contract).
  • Actief controleren (kilometerstanden, tankbeurten, boetes).
  • Sanctie opleggen bij overtreding.
• Privégebruik onmogelijk
  Voorbeeld: de auto staat na werktijd achter een afgesloten hek.
• Bestelauto alleen geschikt voor goederenvervoer
  Bijv. alle stoelen behalve de bestuurdersstoel verwijderd.
• Doorlopend afwisselend gebruik
  Meerdere werknemers gebruiken de auto willekeurig. Dan betaal je een vaste eindheffing: € 438 per jaar per bestelauto.

Wachtdienstregeling bijtelling: een uitzondering

Tijdens wachtdiensten ontstaat vaak discussie over privé vs. zakelijk gebruik. De wachtdienstregeling biedt hiervoor een oplossing.

Privéritten tijdens wachtdienst, oproepdienst of 24/7 servicedienst tellen niet mee als privégebruik, mits aan de voorwaarden wordt voldaan:

1. De werknemer kiest de auto niet zelf.
2. De werknemer heeft privé een geschikte eigen auto.
3. De werknemer blijft binnen een redelijke afstand van huis.
4. De werknemer houdt bij:
   • Aantal gereden kilometers
   • Aantal oproepen
   • Locatie van de werkzaamheden

Ook de werkgever moet aantonen dat de auto voor wachtdiensten ter beschikking is gesteld.

Wat is het verschil tussen verklaringen?

Soms is het handiger een verklaring aan te vragen. Er bestaan twee varianten:

Vereenvoudigde rittenregistratie: soms toegestaan

Is het bijhouden van een volledige rittenregistratie lastig vanwege de aard van het werk? Dan kun je schriftelijk afspreken dat een vereenvoudigde registratie wordt bijgehouden.

Voorwaarden:

• De afspraak moet schriftelijk worden vastgelegd
• Privégebruik onder werktijd is niet toegestaan
• Je hebt gegevens van de zakelijke ritten beschikbaar

Een voorbeeldverklaring is beschikbaar op belastingdienst.nl. Wijk je hiervan af? Vraag dan vooraf goedkeuring aan bij de Belastingdienst.

Regel het goed, voorkom verrassingen

Een bestelauto van de zaak lijkt op het eerste gezicht simpel, maar kent veel fiscale aandachtspunten. Wil je bijtelling voorkomen of gebruikmaken van de eindheffing? Dan is het belangrijk dat je:

• de juiste regeling toepast
• deze correct vastlegt
• én dit ook kunt onderbouwen

Heb je vragen of jouw situatie? Bel of mail ons gerust. Mijn collega’s en ik denken graag met je mee!

Anita Prooij

Salarisadministrateur
T: +31 (0)316 740 115
E: anitaprooij@vitaconluteijn.nl

Marian Reuvers

Salarisadministrateur
T: +31 (0)316 740 115
E: marianreuvers@vitaconluteijn.nl