WKR afrekening 2025: de deadline is deze week of volgende week

Voor veel werkgevers is de deadline voor de WKR afrekening 2025 een kwestie van dagen. Heb je in 2025 de vrije ruimte van de werkkostenregeling overschreden, dan moet je dit uiterlijk in je tweede aangifte loonheffingen 2026 verwerken. Bij een vierwekenaangifte is de deadline al 22 maart 2026. Bij een maandaangifte heb je tot en met 31 maart 2026. Wacht niet langer en controleer vandaag nog je administratie.

De deadline: wanneer moet je uiterlijk handelen?

De termijnen zijn kort en strak:

• Vierwekenaangifte: uiterlijk 22 maart 2026
• Maandaangifte: uiterlijk 31 maart 2026

Mis je deze deadline, dan riskeer je belastingrente en een verzuimboete. De Belastingdienst biedt hier geen coulance op. Controleer dus vandaag nog in welke aangiftecyclus je zit en hoeveel tijd je nog hebt.

Wat is de vrije ruimte van de WKR en wanneer overschrijd je die?

De werkkostenregeling bepaalt hoeveel je belastingvrij aan medewerkers mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Wijs je dit aan als eindheffingsloon, dan hoef je geen loonbelasting in te houden bij je medewerkers. Maar overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je zelf eindheffing.

De vrije ruimte over 2025 bedraagt:

• 2% van de fiscale loonsom tot en met 400.000 euro
• 1,18% over het deel van de loonsom boven 400.000 euro

Overschreed je deze grens, dan betaal je 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding.

Kijk ook buiten je salarisadministratie

Een veelgemaakte fout: werkgevers baseren hun berekening alleen op de salarisadministratie. Maar een deel van de vergoedingen en verstrekkingen staat daar niet in. Denk aan kosten die rechtstreeks via de financiële administratie zijn geboekt, zoals personeelsfeesten, lunches, relatiegeschenken of kleine attenties.

Controleer dus ook je financiële administratie. Alleen dan heb je een volledig en correct beeld van wat je in 2025 als eindheffingsloon hebt aangewezen.

Let op: niet alles mag je aanwijzen als eindheffingsloon

Sommige vergoedingen mag je nooit aanwijzen als eindheffingsloon. Voor die posten moet je altijd loonbelasting inhouden bij je medewerker. Een bekend voorbeeld is de bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak. Daarnaast geldt de gebruikelijkheidstoets: vergoedingen die niet gebruikelijk zijn om aan te wijzen, zijn niet toegestaan als eindheffingsloon.

Staat er een onterecht aangewezen post in je administratie, dan heeft dit gevolgen voor je berekening én voor de aangifte.

Zo rond je de WKR afrekening 2025 nu af

Heb je nog geen actie ondernomen, doe dit dan vandaag nog:

1. Stel je totale fiscale loonsom over 2025 vast.
2. Bereken de beschikbare vrije ruimte op basis van de percentages.
3. Verzamel alle aangewezen eindheffingsloon, ook uit je financiële administratie.
4. Controleer of alle aanwijzingen juridisch geldig zijn.
5. Bereken of er sprake is van een overschrijding.
6. Verwerk de eindheffing van 80% in je tweede aangifte loonheffingen 2026 vóór je deadline.

Twijfel je of je berekening klopt? Neem dan vandaag nog contact op met je adviseur.

Meer informatie over de berekening van de vrije ruimte en de werkkostenregeling vind je op de website van de Belastingdienst.

Bron: SRA