Skip to main content
26 september 2025

Werkkostenregeling 2025: kansen benutten en valkuilen vermijden

De Werkkostenregeling (WKR) bestaat inmiddels meer dan 10 jaar, maar voor veel werkgevers blijft het een uitdaging. Hoeveel vrije ruimte heb je nu precies voor de Werkkostenregeling 2025? Welke kosten vallen erbuiten? En hoe voorkom je dat je pas aan het einde van het jaar ontdekt dat je te ver bent gegaan? Fiscalist Tarik Jansen heeft de belangrijkste punten uit ons recente WKR-webinar voor je samengevat.

Door Tarik Jansen, Fiscalist

Vrije ruimte in 2025: wat mag je besteden?

Per 1 januari 2025 mag je als werkgever 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000 gebruiken als vrije ruimte. Voor alles daarboven geldt 1,18%. In 2026 blijft dit gelijk.

Een voorbeeld:

Stel, je loonsom is € 500.000.

  • Over de eerste € 400.000 mag je 2,00% gebruiken >> € 8.000
  • Over de resterende € 100.000 mag je 1,18% gebruiken >> € 1.180

Je totale vrije ruimte komt dus op € 9.180.

Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80% eindheffing. Overschrijd je dus bijvoorbeeld met € 5.000, dan kost je dat € 4.000 aan eindheffing. Je moet een en ander uiterlijk in de tweede periode van de aangifte loonheffingen van het volgende kalenderjaar aangeven.

Wat komt niet ten laste van de vrije ruimte?

Gelukkig vallen niet alle kosten in de in de vrije ruimte van de WKR. Er zijn gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen die je als werkgever lucht geven.

Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

  • Zakelijke reiskosten (tot € 0,23 per kilometer in 2025)
  • Opleidings- of studiekosten
  • Maaltijden bij overwerk of dienstreizen
  • Verklaring omtrent gedrag (VOG)
  • Verhuiskosten als iemand vanwege werk moet verhuizen

Daarnaast zijn er voorzieningen die de Belastingdienst op ‘nihil’ waardeert. Denk aan koffie en thee op kantoor of werkkleding met daarop logo’s van minstens 70 cm2. Maar ook consumpties en voorzieningen bij een feest op de werkplek.

Gebruikelijkheidstoets en de € 2.400-grens

De Belastingdienst kijkt mee of wat je aanwijst als eindheffingsloon ook gebruikelijk is. Het mag niet meer dan 30% afwijken van wat normaal is in vergelijkbare situaties. Praktisch houvast daarbij is de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar.

Zit je voor de Werkkostenregeling 2025 onder die doelmatigheidsgrens, dan vindt de Belastingdienst het in de regel goed. Zit je erboven, dan moet je kunnen uitleggen waarom die vergoeding of verstrekking in jouw ogen toch gebruikelijk is.

Waar gaat het vaak mis?

We zien in de praktijk dat werkgevers regelmatig tegen dezelfde dingen aanlopen:

Gezellig, maar de hele rekening valt in de vrije ruimte.

HR zet bijvoorbeeld een fietsregeling op, maar de salarisadministratie verwerkt dit niet goed. Gevolg: de medewerker betaalt te veel belasting of het komt onnodig in de vrije ruimte van de WKR terecht.

Vervolgens blijkt dat de vrije ruimte al lang is overschreden. Dan is bijsturen te laat en er volgt een dure eindafrekening.

Grip houden in de praktijk

Hoe zorg je ervoor dat je de WKR onder controle houdt? Een paar praktische adviezen:

Vergelijk je vergoedingen en verstrekkingen met de beschikbare vrije ruimte. Zo kun je op tijd bijsturen.

Wie is verantwoordelijk voor het “plakken” van het juiste fiscale label op vergoedingen of verstrekkingen? En hoe wordt geboekt? Duidelijke processen voorkomen fouten.

Alleen als iedereen dezelfde werkwijze volgt, houd je overzicht.

Daarmee voorkom je dat je vrije ruimte onnodig wordt aangesproken.

Meer over de Werkkostenregeling 2025

Twijfel je of je de WKR dit jaar goed toepast? Een korte check kan veel schelen. Neem gerust contact met ons op — we denken graag met je mee.

Veelgestelde vragen over de Werkkostenregeling 2025

  1. Wat is de vrije ruimte in de WKR in 2025?
    In 2025 mag je 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000 gebruiken als vrije ruimte. Voor het meerdere geldt 1,18%.
  2. Welke kosten vallen onder gerichte vrijstellingen in de WKR?
    Onder meer zakelijke reiskosten, studiekosten, de VOG, maaltijden bij overwerk en verhuiskosten.
  3. Hoe hoog is de eindheffing als je de vrije ruimte overschrijdt?
    De Belastingdienst rekent 80% eindheffing over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt.
Tarik Jansen

Tarik Jansen

Fiscalist
T +31 (0)314 369 111
E tarikjansen@stolwijkkelderman.nl

 

Terug

Nog niet uitgelezen?