Verandering biedt kansen
Home / Blogs / Werkkostenregeling 2025: kansen benutten en valkuilen vermijden
De Werkkostenregeling (WKR) bestaat inmiddels meer dan 10 jaar, maar voor veel werkgevers blijft het een uitdaging. Hoeveel vrije ruimte heb je nu precies voor de Werkkostenregeling 2025? Welke kosten vallen erbuiten? En hoe voorkom je dat je pas aan het einde van het jaar ontdekt dat je te ver bent gegaan? Fiscalist Tarik Jansen heeft de belangrijkste punten uit ons recente WKR-webinar voor je samengevat.
Door Tarik Jansen, Fiscalist
Per 1 januari 2025 mag je als werkgever 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000 gebruiken als vrije ruimte. Voor alles daarboven geldt 1,18%. In 2026 blijft dit gelijk.
Stel, je loonsom is € 500.000.
Je totale vrije ruimte komt dus op € 9.180.
Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80% eindheffing. Overschrijd je dus bijvoorbeeld met € 5.000, dan kost je dat € 4.000 aan eindheffing. Je moet een en ander uiterlijk in de tweede periode van de aangifte loonheffingen van het volgende kalenderjaar aangeven.
Gelukkig vallen niet alle kosten in de in de vrije ruimte van de WKR. Er zijn gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen die je als werkgever lucht geven.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
Daarnaast zijn er voorzieningen die de Belastingdienst op ‘nihil’ waardeert. Denk aan koffie en thee op kantoor of werkkleding met daarop logo’s van minstens 70 cm2. Maar ook consumpties en voorzieningen bij een feest op de werkplek.
De Belastingdienst kijkt mee of wat je aanwijst als eindheffingsloon ook gebruikelijk is. Het mag niet meer dan 30% afwijken van wat normaal is in vergelijkbare situaties. Praktisch houvast daarbij is de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar.
Zit je voor de Werkkostenregeling 2025 onder die doelmatigheidsgrens, dan vindt de Belastingdienst het in de regel goed. Zit je erboven, dan moet je kunnen uitleggen waarom die vergoeding of verstrekking in jouw ogen toch gebruikelijk is.
We zien in de praktijk dat werkgevers regelmatig tegen dezelfde dingen aanlopen:
Gezellig, maar de hele rekening valt in de vrije ruimte.
HR zet bijvoorbeeld een fietsregeling op, maar de salarisadministratie verwerkt dit niet goed. Gevolg: de medewerker betaalt te veel belasting of het komt onnodig in de vrije ruimte van de WKR terecht.
Vervolgens blijkt dat de vrije ruimte al lang is overschreden. Dan is bijsturen te laat en er volgt een dure eindafrekening.
Hoe zorg je ervoor dat je de WKR onder controle houdt? Een paar praktische adviezen:
Vergelijk je vergoedingen en verstrekkingen met de beschikbare vrije ruimte. Zo kun je op tijd bijsturen.
Wie is verantwoordelijk voor het “plakken” van het juiste fiscale label op vergoedingen of verstrekkingen? En hoe wordt geboekt? Duidelijke processen voorkomen fouten.
Alleen als iedereen dezelfde werkwijze volgt, houd je overzicht.
Daarmee voorkom je dat je vrije ruimte onnodig wordt aangesproken.
Twijfel je of je de WKR dit jaar goed toepast? Een korte check kan veel schelen. Neem gerust contact met ons op — we denken graag met je mee.
Fiscalist T +31 (0)314 369 111 E tarikjansen@stolwijkkelderman.nl
Actueel
WHOA voor ondernemers: kans voor herstructurering bij zwaar weer
Jaarverslaggeving in de zorg: wanneer ben je transparant genoeg?
Nieuwe SBI-codes per september 2025: check je registratie!
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Veel ondernemers in Nederland kampen nog steeds met oude coronaschulden. De onderneming draait goed, winst op papier, maar de kasstroom loopt leeg door hoge aflossingsverplichtingen. Investeren zit er niet in, je voelt geen vooruitgang en je vraagt je af: hoe lang hou ik dit nog vol? De WHOA kan voor ondernemers dan het verschil maken. […]
Als zorgaanbieder heb je te maken met steeds meer regels rondom verantwoording en verslaglegging. Transparantie is belangrijk, je legt er bijvoorbeeld maatschappelijke verantwoording mee af. Té veel openheid kan echter risico’s opleveren. Hoe bepaal je het juiste detailniveau voor jouw organisatie? En waar moet je op moet letten bij het deponeren van je jaarstukken? Accountants […]
De Kamer van Koophandel (KvK) heeft de Standaard Bedrijfsindeling (SBI-codes) in september 2025 vernieuwd. Deze codes geven aan wat de hoofd- en eventuele nevenactiviteiten van een onderneming zijn. Ze lijken misschien een puur administratieve formaliteit, maar onderschat ze niet. Je SBI-code bepaalt namelijk hoe overheden, verzekeraars, banken en pensioenfondsen jouw bedrijf beoordelen. Door Dianne Blij, […]
Bij het begin van een dienstverband maken werkgevers en medewerkers allerlei afspraken. Denk aan het loon, het aantal werkuren per week, vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden. Die afspraken leg je vast in een arbeidsovereenkomst. Maar wat als er óók een cao geldt waarin andere afspraken staan over precies die onderwerpen? Welke regels zijn dan leidend: de […]
In een eerder blog ging ik uitgebreid in op de verplichtingen die werkgevers hebben rondom de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Deze regeling, die sinds 1 juli 2024 van kracht was, verplichtte werkgevers met meer dan 100 medewerkers om jaarlijks gegevens aan te leveren over het woon-werkverkeer en zakelijke reizen van hun medewerkers. Het doel: inzicht krijgen […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk