Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Werkkostenregeling 2024 en 2025: Wat kan en mag je onbelast vergoeden?
Het laatste kwartaal van 2024 is ingegaan. Wil je medewerkers nog dit jaar iets extra’s geven zonder daarover loonbelasting af te hoeven dragen? Check of je nog beschikt over vrije ruimte van de werkkostenregeling 2024. Hier nog een overzicht met de voorwaarden en wat je zoal onbelast kunt vergoeden.
De WKR is een fiscale regeling die jou als werkgever in staat stelt om vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen te geven zonder dat je daarover loonbelasting hoeft te betalen. De vrije ruimte, een bepaald percentage van de fiscale loonsom, mag je onbelast besteden aan diverse personeelsvoorzieningen. Je hebt hiermee dus een flexibele tool in handen om medewerkers te belonen, zonder dat deze beloning als loon wordt belast.
Voor de werkkostenregeling 2024 geldt dat je een vrije ruimte hebt van 1,92% over de eerste € 400.000 van de loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Dit betekent dat je met een loonsom van € 400.000 in 2024 maximaal € 7.680 onbelast kunt besteden.
Voor 2025 zijn er nog geen opvallende veranderingen aangekondigd en blijven de percentages naar verwachting gelijk.
Onbenutte vrije ruimte kun je niet meenemen naar een volgend jaar. Zorg dus dat je er vóór het einde van het gebruik van maakt.
Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen. Dit zijn vergoedingen die buiten de vrije ruimte vallen en die je altijd onbelast mag verstrekken. Voorbeelden hiervan zijn:
Bepaald materiaal en apparatuur hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of een tablet. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is bij het uitvoeren van werk, vallen deze kosten ook onder de gerichte vrijstelling.
De vrije ruimte voor andere vergoedingen in de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken. Het maakt dan niet uit in hoeverre werknemers deze zaken privé gebruiken.
Dan zijn er nog kostenposten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je dus ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om het verstrekken van werkkleding en gratis koffie en thee op de zaak.
In het Handboek Loonheffingen 2024 van de Belastingdienst vind je een gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling 2024 vallen en welke onder de nihilwaardering. Maar hieronder ook alvast wat voorbeelden.
De werkplek valt onder het loon. Werkplekvoorzieningen worden vergoed op deze plek als je daar als werkgever de zorg draagt voor de veiligheid van je medewerkers en dit opneemt in je arboplan. Denk aan een bureau, maar ook aan de vrachtwagen van een chauffeur of de toonbank van een kassière. Ook onderdelen van de thuiswerkplek kunnen hieronder vallen, maar een thuiswerkplek valt niet in zijn geheel onder de onbelaste vergoedingen.
Korting op eigen producten is verkapt inkomen. Je mag medewerkers tot 20% korting geven, met een maximum van € 500 per jaar per medewerker. Bij het bepalen van de hoogte van het financieel voordeel van de medewerker, hanteert de Belastingdienst de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde, inclusief btw.
Vergoeding voor het parkeren op een andere plaats dan bij het werk (bijvoorbeeld bij de woning van een medewerker) is belast. Plekken waarvoor je als werkgever verantwoordelijk bent, vallen onder de gerichte vergoedingen. Daarbij kun je denken aan gehuurde of gekochte plekken in een parkeergarage of op een grotere parkeerplaats in de buurt van de werkplek.
De kosten voor bijeenkomsten met een zakelijk karakter mag je onbelast vergoeden. Kosten voor bijvoorbeeld studiedagen, werkontbijten of teambuildingsactiviteiten vallen daarom onder de gerichte vergoedingen.
Een feest op het eigen bedrijventerrein valt ook onder gerichte vergoedingen, maar een feest elders niet.Bij personeelsfeesten worden kosten (zoals voor het inhuren van een artiest, activiteit of lopend buffet) echter wel gezien als loon. Het is dus verstandig om deze binnen de vrije ruimte weg te schrijven.
Het aanbieden van bedrijfsfitness op de werkplek is onbelast, maar op een sportplek elders niet. Er is echter een uitzondering: Als jij risico’s ziet voor medewerkers op hun werkplek en je wilt dit met sport tegengaan (bijvoorbeeld yoga tegen RSI) én je hebt dit opgenomen in je arboplan, dan kan dit vallen binnen de gerichte vergoedingen.
Maaltijden (bijvoorbeeld in de kantine) die je als werkgever vergoedt, zijn loon in natura. Maar je hoeft niet elk pakje melk te tellen. Je mag de werkelijke kosten rekenen, of per maaltijd het normbedrag van € 3,35 als loon tellen, minus wat de medewerker zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan jou om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.
Als gereedschap of ICT-middelen (computer, iPad, smartphone) noodzakelijk zijn, vallen ze binnen de gerichte vrijstellingen. ‘Noodzakelijk’ wil zeggen dat de medewerker zonder dit middel zijn werk niet goed kan uitvoeren (noodzakelijkheidscriterium), jij als werkgever beslist waar het middel aan moet voldoen en jij het ook betaalt. Wil je medewerker een duurdere variant dan noodzakelijk? Dan valt de meerprijs onder loon en dus onder de WKR.
Is internet noodzakelijk voor het kunnen uitvoeren van werk, dan kan een internetverbinding bij de thuiswerkplek onder de gerichte vrijstellingen vallen.Vaste telefonie valt daar niet onder.
En de medewerker moet de voorziening teruggeven of zelf gaan betalen als hij uit dienst gaat.
Onder de cafetariaregeling mogen medewerkers verschillende onbelaste vergoedingen uitruilen tegen brutoloon. Belangrijk hierbij is dat de medewerker het middel zelf kiest en koopt. Zo kan hij er bijvoorbeeld voor kiezen om kosten van een fiets af te trekken van zijn bruto eindejaarsuitkering. Middelen die onder de cafetariaregeling vallen, vallen niet in de gerichte vrijstellingen voor de WKR.
Om mensen uit de auto krijgen en te laten fietsen, kan een medewerker nu voor een paar euro per maand een dure elektrische fiets leasen via jou als werkgever. De medewerker krijgt een bijtelling van 7% van de fietswaarde. Door het leasen vervalt de kilometervergoeding.
Een vaste vergoeding per maand voor diverse kosten kán onder de werkkostenregeling vallen. Je moet dan wel weten waar de medewerker deze vergoeding precies aan wordt en jij moet dit onderzoeken. Houd het bijvoorbeeld drie maanden met bonnetjes bij. Dan hangt het af van wat voor kosten dit zijn of een vergoeding binnen of buiten de WKR valt (zie hierboven wat wel/niet onder de WKR valt). Oude afspraken hierover met de belastingdienst blijven gewoon bestaan.
De werkkostenregeling kan in theorie worden misbruikt om minder belasting te betalen. Hier is iets op bedacht: de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat jouw vergoedingen maximaal 30% mogen afwijken van wat in jouw branche gebruikelijk is.
Het is bijvoorbeeld ongebruikelijk als een directeur de volledige vrije ruimte alleen voor zichzelf besteedt en zichzelf een leuke vergoeding van € 20.000 uitkeert. Stelregel: een vergoeding tot € 2.400 per werknemer per jaar is gebruikelijk. Dit mag ook een bonus met dit maximum zijn.
Houd gedurende het jaar jouw vergoedingen en verstrekkingen voor de WKR goed bij. Dan weet je of je nog binnen de vrije ruimte zit. Wanneer je de vrije ruimte van de werkkostenregeling 2024 namelijk overschrijdt, moet je 80% eindheffing betalen over het bedrag boven de vrije ruimte. Dit kun je in de loop van het volgende jaar afrekenen.
Vragen over wat er wel en niet binnen de werkkostenregeling valt? Heb je nog vrije ruimte van de werkkostenregeling 2024 over en wil je advies over hoe je deze het meest effectief kunt besteden?
Bron: MKB Servicedesk
Actueel
Governance en duurzaam ondernemen: 10 trends voor het mkb
Arbeidsrelatie beoordelen: praktijkvoorbeelden helpen schijnzelfstandigheid voorkomen
Subsidie praktijkleren 2025 – Wij helpen je aanvragen
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Duurzaam ondernemen vraagt om meer dan alleen milieumaatregelen of sociale impact. Steeds vaker staat governance centraal als onmisbare schakel in ESG-beleid. Maar wat betekent governance eigenlijk voor het mkb – en hoe pas je dit praktisch toe in jouw organisatie? Ontdek 10 belangrijkste trends op het snijvlak van governance en duurzaam ondernemen in het mkb. […]
Hoe beoordeel je een arbeidsrelatie: wanneer gaat het om loondienst en wanneer om zelfstandig ondernemerschap? Om het te verduidelijken heeft het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) onlangs een aantal praktijkvoorbeelden gepubliceerd. Hiermee kun jij jouw arbeidsrelaties toetsen aan herkenbare situaties en schijnzelfstandigheid voorkomen. De vraag hoe je een arbeidsrelatie moet beoordelen – en […]
Heb je het afgelopen schooljaar studenten of leerlingen begeleid via een praktijkleerplek of werkleerplaats? Dan kun je ook dit jaar weer gebruikmaken van de subsidie praktijkleren. De aanvraagperiode loopt van 2 juni 9:00 uur tot 17 september 2025 17:00 uur. Lees waar je op moet letten – of laat ons je helpen bij de aanvraag. […]
Per 16 mei 2025 treedt een wijziging van de Successiewet 1956 in werking. Deze aanpassing moet dubbele belastingheffing voorkomen bij internationale schenkingen en nalatenschappen. Ontvang je een schenking of erfenis uit het buitenland? Dan biedt de nieuwe regeling fiscale verlichting. Wanneer je een erfenis ontvangt uit het buitenland, kun je te maken krijgen met erfbelasting […]
De bezwaren tegen belastingrente breiden zich verder uit. Na de vennootschapsbelasting (Vpb) en een beperkt aantal andere belastingmiddelen heeft de staatssecretaris van Financiën nu ook de bezwaren tegen belastingrente op inkomstenbelasting (IB) en andere belastingmiddelen aangemerkt als massaal bezwaar. Zo’n massaal bezwaar voor belastingrente is positief, maar let op: je moet wel tijdig en inhoudelijk […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk