Blog: Trots op ons nieuwe SKN aanleverportaal

Jaarlijks voeren wij bij een groot aantal klanten de accountantscontrole uit. In het najaar doen we de zogenaamde ‘interim controle’: we kijken hoe de processen in de organisatie in elkaar steken en wat er mogelijk is qua bijschaven van zaken. Hiermee bereiden we de de uiteindelijke balanscontrole voor. Om deze uit te kunnen voeren hebben wij veel informatie van klanten nodig: stapels documenten, ieder jaar weer. Vroeger waren dat dikke mappen, te transporteren van en naar de klant. Zo werkt het gelukkig al lang niet meer. Nu zijn er digitale dossiers, voorzien van goede beveiliging. Een hele vooruitgang. Toch ontbrak er nog iets essentieels: overzicht.

Welke documenten hadden we al ontvangen? Waren ze allemaal compleet? Welke misten we nog? Natuurlijk hadden we altijd wel een checklist, maar toch was het overzicht er niet voldoende. Iets dat ik wel graag wilde: optimalisatie van het proces, ook voor onze klanten. En er waren meer collega’s met die wens: met collega’s Fleur, Jan Willem, Hester en Stefan gingen we aan de slag. Even later stonden we samen aan de wieg van het SKN Aanleverportaal.

Duidelijke wensen

Onze wensen waren helder: er moest meer overzicht komen voor ons én voor de klant. En de oplossing moest simpel in gebruik zijn: plug-and-play. Met wat vallen en opstaan, een paar kinderziektes en hier en daar wat aanpassingen werkt het SKN aanleverportaal – nu ongeveer een jaar na de start van onze projectgroep – stabiel, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.

Ik hoor je denken “ja natuurlijk vind jij het goed, het is jouw project!”. Maar nee, ook gebruikers buiten onze projectgroep zijn enthousiast! Zo’n 75-80% van onze klanten is ondertussen overgestapt naar onze nieuwe werkwijze en ook zij zijn (gelukkig) tevreden en ervaren het portaal als zeer gebruiksvriendelijk.

Onder collega’s hebben we een tevredenheidsonderzoek gehouden. We vroegen hen hoe zij de tool ervaren. Maar liefst 90% van de collega’s geeft aan dat het werken in de portal ze goed bevalt. Daarbij moet ik wel zeggen dat accountants van nature erg kritisch zijn, dus er kwamen ook wat verbeterpunten terug. Geen probleem. Graag zelfs! We hebben daar meteen iets goeds mee gedaan.

Afgestemd op de klant

Ons klantenbestand bij Stolwijk Kelderman is divers: in grote lijnen is dit in te delen in profit, non-profit, overheid en zorg.  Het portaal is daarom gepersonaliseerd ingericht voor iedere sector. Met gebruikmaking van termen zoals deze gebruikt worden in de betreffende sectoren, zodat onze klanten begrijpen waar we het over hebben.

Strakke planning

Het grote voordeel van het SKN Aanleverportaal is de groei van overzicht, structuur en planning. Voor klanten is het veel duidelijker wat zij moeten aanleveren, wat ze al aangeleverd hebben en wat nog ontbreekt. Alle betrokkenen kunnen per onderdeel bekijken wat de status is en kunnen waar nodig aanvullende informatie opvragen/geven.

Bijkomend voordeel: we kunnen tussentijds checken hoe het ervoor staat. Of alles aanwezig is om aan de slag te kunnen. Het uitstellen van een controle door het ontbreken van informatie is het laatste wat we willen. De planning van onze controles lijkt heel erg op de dienstregeling van het openbaar vervoer; een kleine wijziging heeft behoorlijke gevolgen.

Thuiswerken

Nu we met z’n allen thuiswerken, komen de voordelen van ons portaal nog beter naar voren. Alle feedback, vragen en opmerkingen over een dossier staan bij elkaar in het portaal. Geen losse mails meer of onvolledige informatie. En dat werkt echt heel fijn.

En nu?

Dat het portaal er staat betekent niet dat we achterover kunnen leunen. Niets is minder waar. We zijn namelijk nog lang niet klaar. Ondanks dat het portaal staat als een huis, blijven we eraan werken om de processen verder te optimaliseren. Bovendien willen we het SKN Aanleverportaal nog breder inzetten dan alleen voor de jaarrekeningcontrole. Denk bijvoorbeeld ook aan het samenstellen van jaarrekeningen of aan aangiftes vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting.

Ben je nieuwsgierig geworden naar ons aanleverportaal? Of heb je een idee over hoe we het portaal nóg beter kunnen maken? Mail mij dan via e.v.d.broek@stolwijkkelderman.nl.

Edwin van den Broek RA