Het belang van een goed onderbouwde vaste kostenvergoeding

Keer jij een vaste kostenvergoeding uit aan je medewerker(s)? Dan is het belangrijk dat je dat op basis van een goede onderbouwing doet.

Onderstaand artikel, onlangs gepubliceerd door Salaris Vanmorgen, geeft aan hoe belangrijk het is dat je een goede onderbouwing hebt als je een vaste kostenvergoeding uitkeert én wat de gevolgen kunnen zijn als je geen onderbouwing hebt. Een interessant artikel om te lezen dat we graag met je delen:

Vaste kostenvergoeding werknemers accountantskantoor terecht tot eindloon WKR gerekend

Een administratie-, accountants- en belastingadvieskantoor is zowel door de Belastingdienst als de rechtbank flink op de vingers getikt over vaste kostenvergoedingen die van 2014 tot en met 2018 aan werknemers werden verstrekt. Onder de werkkostenregeling (WKR) is dat weliswaar mogelijk, maar dan moet er wel een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten aan ten grondslag liggen.

Het accountantskantoor verzuimde dat en de rechtbank Gelderland oordeelde onlangs dan ook dat de fiscus de vergoedingen terecht tot het eindheffingsloon voor de WKR rekende en naheffingsaanslagen oplegde. Het kantoor heeft volgens de rechtbank ook niet aannemelijk gemaakt dat de vergoedingen van kosten van lidmaatschappen van netwerkverenigingen en businessclubs voor haar werknemers buiten het loonbegrip vallen. De opgelegde vergrijpboetes zijn bovendien terecht, oordeelt de rechtbank. Met het verstrekken van een vaste kostenvergoeding zonder te controleren of hier daadwerkelijk een onderzoek aan ten grondslag ligt, heeft het kantoor dermate lichtvaardig gehandeld dat het aan haar te wijten is dat te weinig loonheffing is afgedragen. De fiscus heeft dan ook aannemelijk gemaakt dat sprake is van grove schuld bij het accountantskantoor.

Boekenonderzoek

De Belastingdienst startte op 5 november 2018 een boekenonderzoek bij het accountantskantoor naar onder meer de aanvaardbaarheid van de aangiften LH. Tijdens het boekenonderzoek werd vastgesteld dat het kantoor in de periode 1 januari 2014 tot en met 31 december 2018 een maandelijkse vaste kostenvergoeding aan haar werknemers had uitbetaald. De controlerend ambtenaren waren van mening dat de in de gecontroleerde periode uitbetaalde vaste kostenvergoeding onvoldoende onderbouwd is, ook nadat het accountantskantoor gebruik heeft gemaakt van het aanbod de vaste kostenvergoeding achteraf door middel van een kostenonderzoek (periode 1 april 2019 tot en met 30 juni 2019) alsnog te onderbouwen. Als gevolg daarvan is de gehele uitbetaalde kostenvergoeding over de gecontroleerde periode tot het eindheffingsloon voor de werkkostenregeling (WKR) gerekend. Daarnaast ontstond een geschil over de vraag of de vergoeding van de kosten voor het lidmaatschap van netwerkverenigingen/businessclubs in 2016 tot en met 2018 en de vergoeding van een verkeersboete in 2016 aan een werknemer tot het loon behoren. Verder heeft de fiscus met betrekking tot laatstgenoemde correcties verzuimboeten van 10% opgelegd en met betrekking tot de correcties in verband met de vaste kostenvergoeding vergrijpboeten van 25% wegens grove schuld.

Rechtszaak over naheffingsaanslagen: vaste kostenvergoeding

Het accountantskantoor startte een rechtszaak tegen de fiscus over de naheffingsaanslagen. De rechtbank stelt voorop dat de WKR de regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen vervangt en met ingang van het jaar 2015 verplicht moet worden toegepast. Op grond van de WKR mag de inhoudingsplichtige (in de jaren 2015 tot en met 2018) maximaal 1,2% van het totale fiscale loon, de vrije ruimte, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor zijn werknemers. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt de inhoudingsplichtige geen LH. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de inhoudingsplichtige LH in de vorm van een eindheffing van 80%. Hierover hoeven geen premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw betaald of ingehouden te worden.

Ook onder de WKR is de betaling van een vaste kostenvergoeding mogelijk, mits aan deze vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt.

Het accountantskantoor heeft tot en met 2014 gebruik gemaakt van de overgangsregeling WKR, waardoor zij in 2014 nog gebruik kon maken van de ‘oude’ regeling zoals opgenomen in artikel 11, lid 1, aanhef en letter a, van de Wet LB (tekst 2010). Krachtens dit artikel behoren tot het loon niet vergoedingen die naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als beloningsvoordeel worden ervaren, een en ander volgens de in of krachtens hoofdstuk IIA Wet LB gestelde normeringen en beperkingen (vrije vergoedingen). Ingevolge artikel 15d van de Wet LB zijn vaste vergoedingen geen vrije vergoedingen voor zover niet is voldaan aan bij ministeriële regeling te stellen regels. Artikel 47 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 (tekst 2010) bepaalt vervolgens dat de vaste vergoedingen niet tot het loon behoren, voor zover deze per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang van de kosten zijn gespecificeerd en daaraan voorts – op verzoek van de inspecteur – een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten aan ten grondslag ligt. In zijn arrest van 23 januari 2009, heeft de Hoge Raad beslist dat voor de toepassing van de zojuist genoemde bepalingen de vaste kostenvergoedingen per kostencategorie vooraf of uiterlijk op het moment van betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang dienen te zijn gespecificeerd.

2014

De bewijslast dat de vaste kostenvergoeding voor het jaar 2014 vooraf of uiterlijk bij de betaling naar aard en omvang is gespecificeerd rust naar het oordeel van de rechtbank op het accountantskantoor. In het licht van de op haar rustende bewijslast verwijst het accountantskantoor naar een in het verleden plaatsgevonden kostenonderzoek. Dit onderzoek is volgens haar in een vorig boekenonderzoek geaccordeerd. Om die reden heeft zij gemeend dat niet opnieuw een onderzoek uitgevoerd hoefde te worden. Zij stelt om uiteenlopende redenen (verhuizing, einde bewaarplicht) helaas niet meer over schriftelijke stukken te beschikken die haar stelling kunnen onderbouwen. Zij verwijst vanwege deze bewijsnood naar de fiscus. Daarnaast verwijst het accountantskantoor naar een door haar overgelegde onkostenspecificatie.

Gelet op de gemotiveerde betwisting door de Belastingdienst acht de rechtbank niet aannemelijk dat het accountantskantoor de vaste kostenvergoedingen vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan naar veronderstelde omvang heeft gespecificeerd en steekproefsgewijs heeft onderbouwd. Het accountantskantoor stelt weliswaar dat in het verleden een onderzoek heeft plaatsgevonden, maar enig bewijs daarvoor ontbreekt. Dit dient, gelet op de bewijslastverdeling, voor haar rekening en risico te komen. Dat de fiscus ook niet meer over deze gegevens beschikt maakt dit dus niet anders. De verwijzing naar de onkostenspecificatie leidt evenmin tot een ander oordeel. De rechtbank acht niet aannemelijk dat deze onkostenspecificatie die pas in de loop van het onderzoek aan de fiscus is verstrekt vooraf of uiterlijk bij de betaling van de vaste kostenvergoeding aanwezig was. Het accountantskantoor heeft immers eerder verklaard helaas niet meer te beschikken over stukken die haar stelling onderbouwen. Bovendien ontbreekt de steekproefsgewijze onderbouwing. Gelet op het voorgaande heeft de fiscus terecht de gehele vaste kostenvergoeding over het jaar 2014 tot het eindloon gerekend.

2015 tot en met 2018

Het accountantskantoor is van mening dat zij, gelet op het bepaalde in paragraaf 4.6.1. van het Handboek LH, voor de WKR niet opnieuw een onderzoek hoefde te doen, omdat er reeds een vaste kostenvergoeding bestond. Voor zover van belang staat in paragraaf 4.6.1. van het Handboek LH het volgende: “U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragen of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.”

Naar het oordeel van de rechtbank berust de stelling van het accountantskantoor op een onjuiste lezing van het Handboek LH. Een nieuw onderzoek kan slechts dan achterwege blijven indien het accountantskantoor beschikte over een onderzoek. En een dergelijk onderzoek is er juist niet. Dat het accountantskantoor in de veronderstelling verkeerde dat er een onderzoek was, en dat pas ten tijde van de controle duidelijk werd dat die bescheiden er niet meer waren, maakt het voorgaande niet anders. Juist van een administratie-, accountants- en advieskantoor mag worden verwacht dat zij op dat moment controleert of een dergelijk onderzoek aanwezig is.

Gelet op het voorgaande heeft de fiscus reeds hierom terecht de gehele vaste kostenvergoeding over de jaren 2015 tot en met 2018 tot het eindloon gerekend. Om die reden behoeven alle stellingen die zien op het nader kostenonderzoek uit 2019 dan ook geen bespreking. Het beroep van het accountantskantoor op het vertrouwensbeginsel maakt dit niet anders. Desgevraagd heeft het accountantskantoor immers ter zitting verklaard dat de fiscus bij het toestaan van het kostenonderzoek in 2019 niet heeft toegezegd dat het niet-voldoen aan de in jurisprudentie en wet gestelde formaliteiten met een onderbouwing achteraf zou kunnen worden geheeld.

Vergoedingen voor lidmaatschappen netwerkverenigingen/businessclubs

Het accountantskantoor betaalt de kosten voor lidmaatschappen van netwerkverenigingen en businessclubs voor haar werknemers. Zij is van mening dat deze vergoedingen bedrijfslasten zijn die buiten het loonbegrip vallen. Deze kosten zijn volgens haar dan ook ten onrechte gecorrigeerd. Ter zitting heeft het accountantskantoor nog verklaard dat de facturen voor deze lidmaatschappen rechtstreeks naar haar worden gestuurd, ongeacht of het om een persoonlijk lidmaatschap of een lidmaatschap van het kantoor gaat.

De rechtbank overweegt als volgt. Het uitgangspunt van de WKR is dat alles wat aan een werknemer wordt verstrekt of vergoed in het kader van zijn dienstbetrekking loon is (artikel 10, eerste lid, van de Wet LB). Aangezien de lidmaatschappen, waarvan de fiscus de kosten heeft gecorrigeerd, persoonsgebonden zijn, acht de rechtbank het niet aannemelijk dat deze kosten een puur zakelijk karakter hebben. Gelet op de gemotiveerde betwisting van de fiscus, had het dan op de weg van het accountantskantoor gelegen haar standpunt verder te onderbouwen. Nu zij dit heeft nagelaten, heeft zij naar het oordeel van de rechtbank niet aannemelijk gemaakt dat de vergoedingen van kosten van lidmaatschappen buiten het loonbegrip vallen. Daarbij merkt de rechtbank op dat artikel 31a van de Wet LB niet voorziet in een gerichte vrijstelling voor (persoonlijke) lidmaatschappen van netwerkverenigingen/businessclubs, hetgeen een bewuste keuze van de wetgever impliceert. De correcties van de fiscus blijven derhalve in stand.

Algemene beginselen behoorlijk bestuur

Gelet op het voorgaande is de rechtbank van oordeel dat de Belastingdienst niet in strijd met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur heeft gehandeld door gebruik te maken van zijn bevoegdheid een boekenonderzoek bij het accountantskantoor in te stellen naar de aanvaardbaarheid van haar aangiften LH. Dat het accountantskantoor een discussie over de jarenlange door haar uitbetaalde vaste kostenvergoeding nooit had verwacht, maakt niet dat de fiscus in strijd met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur heeft gehandeld. Integendeel; de fiscus heeft het accountantskantoor de kans gegeven om achteraf de vaste vergoeding te onderbouwen, terwijl hij hier op grond van wet en jurisprudentie helemaal niet toe verplicht was. Bovendien heeft de rechtbank ook in de overige door het accountantskantoor aangevoerde argumenten geen grond gevonden voor het oordeel dat de fiscus in strijd heeft gehandeld met enig algemeen beginsel van behoorlijk bestuur. Deze beroepsgrond slaagt dus ook niet.

Verzuimboeten

De verzuimboeten van 10% houden verband met het niet tijdig betalen van de LH over onder meer de correcties inzake de lidmaatschappen van netwerkverenigingen/businessclubs (artikel 67c van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) juncto paragraaf 24 van het Besluit Bestuurlijke Boeten Belastingdienst (BBBB)). Nu de rechtbank heeft geoordeeld dat deze correcties terecht en naar de juiste bedragen zijn opgelegd en van een pleitbaar standpunt of afwezigheid van alle schuld geen sprake is, acht de rechtbank deze verzuimboeten passend en geboden.

Vergrijpboeten

De Belastingdienst heeft primair op basis van artikel 67f van de AWR juncto paragraaf 25 van het BBBB wegens grove schuld voor alle jaren vergrijpboeten aan het accountantskantoor opgelegd van 25%. Van grove schuld kan alleen worden gesproken indien de handelwijze van een belastingplichtige als een in laakbaarheid aan opzet grenzende onachtzaamheid moet worden gekwalificeerd. De bewijslast op dit punt rust op de fiscus.

De fiscus betoogt dat het aan de grove schuld van het accountantskantoor is te wijten dat te weinig LH is afgedragen, omdat het kantoor als administratie-, accountants- en belastingadvieskantoor die haar klanten adviseert over LH op de hoogte is dan wel zou moeten zijn van de geldende wet- en regelgeving omtrent vaste kostenvergoeding. Vanwege deze veronderstelde kennis rust op het accountantskantoor als inhoudingsplichtige een zwaardere verantwoordelijkheid aangaande de administratieve verplichtingen van vennootschappen en dus ook ten aanzien van de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding die onbelast wordt uitgekeerd.

Het accountantskantoor voert aan dat geen sprake is van grove schuld, omdat zij in de veronderstelling verkeerde over een (oud) kostenonderzoek te beschikken. Zij ging er daarom in 2015 vanuit dat zij niet opnieuw een onderzoek moest uitvoeren.

Naar het oordeel van de rechtbank is mede gelet op de ondernemingsactiviteiten die het accountantskantoor uitoefent sprake van een in laakbaarheid aan opzet grenzende onachtzaamheid aan de kant van eiseres. Met het verstrekken van een vaste kostenvergoeding zonder te controleren of hier daadwerkelijk een onderzoek aan ten grondslag ligt, heeft het accountantskantoor dermate lichtvaardig gehandeld dat het aan haar te wijten dat te weinig LH is afgedragen. De Belastingdienst heeft dan ook aannemelijk gemaakt dat sprake is van grove schuld bij het accountantskantoor.

De hoogte van de vergrijpboeten, te weten 25% over de uitbetaalde vaste kostenvergoedingen, acht de rechtbank voor alle jaren passend en geboden. Strafverlagende omstandigheden zijn de rechtbank niet gebleken.

De rechtbank ziet aanleiding de vergrijpboeten wel te matigen vanwege overschrijding van de redelijke termijn.

Meer informatie

Wil je meer informatie over vaste kostenvergoeding en de bijbehorende onderbouwing? Neem contact op met onze adviseurs, zij kijken graag met je mee.

Bron: Salaris Vanmorgen