Gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten in 2024

In 2024 is de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten € 2,35 per thuisgewerkte dag. Wat geldt wanneer wel/niet en waarmee moet je rekening houden? De feiten nog weer even op een rij.

Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers hun medewerkers een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Deze gerichte vrijstelling is bedoeld voor extra kosten door het thuiswerken, zoals water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier, en geldt naast gerichte vrijstellingen voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van bijvoorbeeld noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en arbo-voorzieningen. In 2024 geldt een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten van € 2,35 per (deels) thuisgewerkte dag.

Vaste vergoeding voor thuiswerkkosten

Je kunt de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten uitbetalen als een vaste vergoeding. Daarvoor geldt de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat als een medewerker 128 dagen thuiswerkt, je hem een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten mag geven alsof hij 214 dagen per kalenderjaar thuiswerkt.

De 128-dagenregeling gaat in de basis uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen.

Wanneer vaste vergoeding aanpassen?

Er zijn situaties waarin de 128-regeling niet opgaat en je de vergoeding voor thuiswerkkosten moet bijstellen.

Je moet het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid toepassen als:

• De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week thuis
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar

Je moet de vergoeding naar tijdsgelang herrekenen als:

• Je start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding
• De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar

Incidenteel en in de regel niet thuiswerken

Werkt een medewerker incidenteel een dag niet thuis? Dan hoef je de vaste vergoeding niet aan te passen. Maar werkt een medewerker ‘in de regel’ niet meer op de vastgestelde dagen thuis, dan moet je de vaste vergoeding wel aanpassen.

Van dat laatste is sprake als een wijziging van de thuiswerkdagen meer dan 2 maanden duurt, bijvoorbeeld in geval van (deels) onbetaald verlof. Of nog sprake is van ‘in de regel’ beoordeel je per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding.

Samenloop thuiswerken en reizen voor het werk

Werkt een medewerker een deel van de dag thuis en het andere deel op de vaste werkplek, dan kies je voor die dag of je de gerichte vrijstelling toepast voor de reiskostenvergoeding (€ 0,23 per kilometer) óf dat je gaat voor de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten (€ 2,35 per thuiswerkdag). Beide toepassen mag niet.

Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag je wel één van deze vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaal je 80% eindheffing.

Wat is een vaste werkplek?

Er is in ieder geval sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als een medewerker meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt. Dit is ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken.

Wat in geval van een dienstreis op een thuiswerkdag?

Werkt een medewerker een dag thuis en maakt hij die dag een zakelijke reis die een dienstreis is en geen woon-werkverkeer? Dan mag je zowel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer als de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten toepassen.

Wat bij gebruik van vervoer van werkgever op een thuiswerkdag?

Heeft een medewerker een OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets van de zaak of ander vervoer van jou als werkgever? En gebruikt hij deze voor een reis naar een vaste werkplek op een dag dat hij ook thuiswerkt? Dan mag je voor die dag geen vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten geven.

Als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan, mag je de vergoeding voor thuiswerkkosten wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Daarboven betaal je 80% eindheffing.

Bron: Forum Salaris