Een dag in mijn vorige leven

Dag 1.

Je kent het wel, zo’n dag dat je ’s ochtends op je werk komt en denkt ‘vandaag ga ik aan de slag met project Vitaliteit’. Je gaat achter je bureau zitten met je bakje koffie en checkt eerst nog even je mail.

09:00

Je ziet een mailtje van een medewerker met de vraag hoeveel vakantiedagen hij nog heeft. Een andere collega heeft zich ziekgemeld en de directeur vraagt je naar een overzicht van alle uitbetaalde reiskosten. Even snel de mails wegwerken, voor je aan je projectplan begint. De zieke medewerker bel je meteen op en ook de arbodienst stel je op de hoogte. Je maakt een excel van de reiskosten van de afgelopen maand en stuurt die naar de directeur en mailt de medewerker zijn verlofstand. Als dan de telefoon gaat omdat een klant een afspraak wil verzetten, hoor je haar ‘goedemiddag’ zeggen en zie je dat het al 12 uur is.

13:00

Na de lunch blijkt de directeur de reiskosten van het afgelopen jaar te willen hebben en maak je een nieuwe rapportage en ondertussen zijn ook allerlei mails je mailbox weer ingeslopen.

Om half 4 heb je het Word bestandje met je projectplan geopend en heb je net het titelblad kunnen maken tot je om kwart voor 4 gebeld wordt dat de sollicitant van 4 uur al aanwezig is. Tijdens dit gesprek denk je ook nog aan de CV, die je van de week bij de manager had neergelegd, maar waarop je nog geen reactie had gehad. Na dit gesprek bespreek je dit nog met de manager en is de dag alweer voorbij.

Kan het ook anders?

Niet alle taken die deze dag op je pad komen kan je automatiseren. Maar veel ad hoc vragen wel. Zo kan je met het juiste systeem de directeur zelf toegang geven tot de gegevens en kan hij zelf de rapportages uitdraaien die hij nodig heeft. Je hoeft dan niet een rapportage te maken om er achter te komen dat de directeur toch net iets anders wil.

Ook kan je medewerkers toegang geven tot hun eigen verlofoverzicht, zodat zij zelf online verlof aanvragen.. Dat je nog geen respons van een manager hebt gehad op een CV, zie je ook makkelijk in één overzicht. Zo kan je de voortgang van sollicitatieprocedures beter borgen.

Niet alleen neem je jezelf hiermee veel taken uit handen, maar je creëert ook rust en overzicht en bespaar jezelf de frustratie dat je nu alwéér geen voortgang hebt geboekt met het vitaliteitsplan.

Je dag had er ook zo uit kunnen zien:

Bij welke van deze invullingen van je werkdag denk jíj dat je je beter voelt?

Meer informatie

Wil je dat ik mijn ervaringen met je deel en je help je werkdag effectiever in te vullen? Mail me dan. Ik vind het altijd interessant om mee te denken.

Melanie Wesdorp
m.wesdorp@vitaconluteijn.nl
06- 12 36 42 70