Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Digitale administratie: wat is je bewaarplicht?
Ondernemers moeten hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.
De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.
Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer bewaard te worden. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.
Ook digitale agenda’s en berichten zoals bijvoorbeeld via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.
Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.
Ben je benieuwd of jij je administratie op goede wijze en voldoende bewaard? We kijken graag met je mee. Neem telefonisch of per mail contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Actueel
5 trends in duurzaam beloningsbeleid en vernieuwende arbeidsvoorwaarden
Belastingdienst extra alert op onzakelijke kosten in zakelijke aangiften
Wetsvoorstel nieuw box 3-stelsel ongewijzigd naar Tweede Kamer
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Het verschil maken? Met traditioneel beloningsbeleid gericht op prestaties en ervaring lukt je dat steeds minder. Daarom verleggen veel werkgevers de focus naar duurzaam beloningsbeleid: belonen met het oog op maatschappelijke trends, verschillende generaties en de veranderende wereld. We hebben 5 trends voor je, waarmee ook jij makkelijk een nieuwe weg in kunt slaan. Traditionele […]
Als ondernemer in de inkomstenbelasting, maar ook als dga van een bv, kunnen zakelijk en privé nogal eens door elkaar lopen. Houd in je aangiften zakelijke en onzakelijke kosten echter goed gescheiden. De Belastingdienst is in 2025 namelijk extra alert bij de boordeling van zakelijke kosten. De Belastingdienst ziet te vaak dat aftrekposten worden opgevoerd, […]
Als ondernemer wil je bouwen aan een succesvol bedrijf. Je richt je op je klanten, je product of dienst en je groei. Maar je medewerkers zijn minstens zo belangrijk voor dat succes. Want zonder een goed team geen sterke onderneming. Veel ondernemers hebben echter niet per se voor het werkgeverschap gekozen. Toch doen ze het […]
The Netherlands is known worldwide for its favourable corporate climate. Our country, with its strong economy, well-developed infrastructure, and favourable tax schemes, is an attractive hub for both Dutch and foreign entrepreneurs. Are you interested in doing business in the Netherlands? If so, you need to be aware of a number of tax aspects. Tax […]
Niemand denkt er graag over na, maar wat als je als ondernemer plotseling overlijdt? Wat betekent dat voor je bedrijf, je gezin en je vermogen? Fiscalist Koen Hijl komt ze helaas nog steeds tegen: ondernemers die bij leven niets hebben geregeld. En dat kan nogal ingrijpende gevolgen hebben voor nabestaanden. Weten wat je moet regelen? […]
© 2025 - Stolwijk Kennisnetwerk