Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Digitale administratie: wat is je bewaarplicht?
Ondernemers moeten hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.
De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.
Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer bewaard te worden. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.
Ook digitale agenda’s en berichten zoals bijvoorbeeld via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.
Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.
Ben je benieuwd of jij je administratie op goede wijze en voldoende bewaard? We kijken graag met je mee. Neem telefonisch of per mail contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Actueel
Berekeningsvarianten voor box 3-heffing tot 2022 en vanaf 2023
Dga-taks: Ook banklening kan meetellen voor drempel excessief lenen
Aangifte en opgaaf dividendbelasting alleen nog digitaal
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
Op 6 juni 2024 oordeelde de Hoge Raad dat nader rechtsherstel geboden moet worden als het werkelijke rendement van het box 3-vermogen lager is dan het forfaitaire rendement. Op 14 juni 2024 heeft ze een nieuwe aanwijzing gegeven over de berekening van de box 3-heffing over het werkelijke rendement van een box 3-woning. We lichten […]
Een dga die boven een bepaald maximumbedrag leent van de eigen bv, betaalt hierover sinds 2023 belasting. Dit wordt ook wel de dga-taks genoemd. Goed om te weten: Ook als je als dga leent van een bank kan dit, onder omstandigheden, meetellen voor het drempelbedrag van de dga-taks. Een dga met schulden aan zijn bv(‘s) […]
Leen je geld van je eigen bv en is dat meer dan een maximumbedrag? Dan moet je over het meerdere mogelijk belasting betalen. Per 31 december 2024 is het maximumbedrag voor de Wet excessief lenen aanzienlijk lager. Je kunt dan nog maar € 500.000 belastingvrij lenen. Wat voor gevolgen heeft dit en wat moet je […]
Bedrijven moeten de aangifte en opgaaf dividendbelasting vanaf 1 juli 2024 verplicht digitaal inleveren. Voor dividenduitkeringen tot en met 2023 kon dit nog op papier, voor uitkeringen vanaf 2024 vanaf 1 juli 2024 niet meer. Nv’s en bv’s die winst maken en dit uitdelen aan de aandeelhouders moeten over het algemeen dividendbelasting inhouden en afdragen. […]
Als werkgever kun je gedurende een vakantieperiode een ‘vakantieauto’ ter beschikking stellen aan een medewerker. Of de werknemer levert de auto van de zaak in tijdens de vakantieperiode. Wat de gevolgen zijn voor de bijtelling is afhankelijk van de situatie. Een auto van de zaak ter beschikking hebben tijdens de vakantie kan gevolgen hebben voor […]
© 2024 - Stolwijk Kennisnetwerk