Geen privégebruik bedrijfsauto, hoe controleer je dat?

Stel je als werkgever een bedrijfsauto ter beschikking aan een medewerker, zonder privégebruik en dus zonder bijtelling? Dan moet je aantonen dat de medewerker maximaal 500 km per kalenderjaar privé rijdt. Hoe maak je hierover duidelijke afspraken en hoe controleer je?

Aanvaardbaar bewijs geen privégebruik bedrijfsauto

Heeft een medewerker een bedrijfsauto ter beschikking zonder inbegrip van privégebruik dan moet je de Belastingdienst desgewenst ‘aanvaardbaar bewijs voor geen privégebruik bedrijfsauto’ kunnen overhandigen. Denk aan:

• Schriftelijke afspraak dat privégebruik niet is toegestaan
• Sluitende rittenregistratie (bijv. via een rittenregistratiekastje)
• Controle van het autogebruik en administratie van bevindingen
• Geen verzekering voor privégebruik van de auto
• Passende sanctie bij overtreding van het verbod (bijv. geldboete in verhouding tot loonheffingen over privégebruik en daarna een intensivering van controle)

Heb je een schriftelijke afspraak met de medewerker dat privégebruik is verboden, waarin wel sancties zijn opgenomen, maar waaruit niet blijkt dat je controleert, dan geldt dat niet als ‘aanvaardbaar bewijs’. Ook alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer voldoet niet.

Ondersteunend bewijs zakelijk gebruik bedrijfsauto

Voor ondersteunend bewijs dat er sprake is van zakelijke ritten, kun je ook gegevens vastleggen, zoals:

• Agenda’s en werkroosters
• Vakantieoverzichten
• Ziekte- en verlofstaten
• Offertes
• Garagenota’s
• Schademeldingen
• Verkeersboetes
• Tanken buiten werktijd

Bewijs voor voldoende controle

Bij een onderzoek door de Belastingdienst moet je aannemelijk kunnen maken dat je voldoende aandacht hebt besteed aan controle van het autogebruik. Afwijkingen moeten zijn voorzien van een duidelijke argumentatie of moeten aanwijsbaar gekoppeld zijn aan een opgelegde sanctie.

Bron: SRA