Bijtelling auto van de zaak verlagen: welke kosten mag je aftrekken?

Als werkgever krijg je met bijtelling te maken wanneer een werknemer de auto van de zaak ook privé gebruikt. Soms betaalt de werknemer zelf kosten voor die auto. Die kosten kunnen in bepaalde situaties de bijtelling verlagen. Maar dat mag niet zomaar. Vooral bij betalingen aan derden zijn de voorwaarden streng. Goede afspraken en een duidelijke administratie voorkomen discussie met de Belastingdienst.

Bijtelling auto van de zaak verlagen met een eigen bijdrage

Gebruikt een werknemer de auto van de zaak ook privé? Dan moet je als werkgever meestal bijtelling toepassen. De werknemer heeft namelijk privévoordeel van de auto.

Betaalt de werknemer een bedrag aan jou als werkgever voor dat privégebruik? Dan mag je deze eigen bijdrage in mindering brengen op de bijtelling. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een vaste maandelijkse bijdrage.

Er geldt wel een belangrijke voorwaarde: je moet vooraf hebben afgesproken dat de betaling bedoeld is voor het privégebruik van de auto. Leg dit schriftelijk vast, bijvoorbeeld in de autoregeling, arbeidsovereenkomst of aanvullende gebruikersovereenkomst.

Zo voorkom je discussie achteraf over de vraag waarvoor de werknemer precies heeft betaald.

Hogere bijdrage bij een duurdere auto van de zaak

Soms kiest een werknemer voor een duurdere auto dan binnen de standaardregeling past. Je kunt dan afspreken dat de werknemer daarvoor een hogere bijdrage betaalt.

Ook deze hogere bijdrage kan de bijtelling auto van de zaak verlagen. Maar alleen als duidelijk is dat de betaling verband houdt met het privégebruik van de auto.

Daarom is een algemene omschrijving zoals “bijdrage leaseauto” vaak te vaag. Beter is om concreet vast te leggen dat de bijdrage geldt als eigen bijdrage voor privégebruik van de auto van de zaak.

Kosten aan derden aftrekken van de bijtelling auto van de zaak

Betaalt de werknemer kosten direct aan een derde partij? Dan ligt het anders. Denk aan kosten voor brandstof, tol, parkeren, de wasstraat of een reparatie.

Deze kosten komen niet automatisch in mindering op de bijtelling. Dat kan alleen als sprake is van intermediaire kosten. Dat zijn kosten die de werknemer maakt voor of namens de werkgever.

Voor werkgevers is dit een belangrijk verschil. Zonder goede afspraken en specificatie zijn deze kosten meestal niet aftrekbaar van de bijtelling.

Wanneer zijn intermediaire kosten aftrekbaar?

Intermediaire kosten kunnen de bijtelling auto van de zaak alleen verlagen als aan alle voorwaarden is voldaan.

De belangrijkste voorwaarden zijn:

• De werknemer spreekt vooraf met jou af dat hij de kosten voor of namens jou betaalt.
• De werknemer specificeert de kosten en de omvang daarvan.
• Jij merkt de betaling aan als eigen bijdrage voor privégebruik van de auto.
• Je vergoedt deze kosten niet aan de werknemer.

Vooral dat laatste punt is belangrijk. Vergoed je de kosten alsnog aan de werknemer? Dan kunnen dezelfde kosten niet ook nog eens in mindering komen op de bijtelling.

Belastingvrij vergoeden of aftrekken van de bijtelling?

Als werkgever kun je intermediaire kosten ook belastingvrij vergoeden. In dat geval behandel je de kosten dus als kosten die de werknemer namens jou heeft voorgeschoten.

Maar kies je voor belastingvrij vergoeden, dan is aftrek van de bijtelling niet meer mogelijk. Je moet dus kiezen voor één route.

In de praktijk vraagt dit om duidelijke keuzes in je autoregeling. Spreek af hoe je omgaat met kosten zoals:

• brandstofkosten;
• laadkosten;
• parkeerkosten;
• tolkosten;
• wasstraatkosten;
• reparatiekosten.

Zo weten werknemer, salarisadministratie en werkgever waar ze aan toe zijn.

Bijtelling auto van de zaak vraagt om goede vastlegging

Voor de loonadministratie is vooral bewijs belangrijk. De Belastingdienst kijkt niet alleen naar de betaling zelf, maar ook naar de afspraak daarachter.

Leg daarom minimaal vast:

• welke kosten de werknemer zelf betaalt;
• of de betaling geldt als eigen bijdrage voor privégebruik;
• of de kosten wel of niet worden vergoed;
• hoe de werknemer kosten moet specificeren;
• vanaf welke datum de afspraak geldt.

Een schriftelijke afspraak helpt om de bijtelling correct te verwerken. Ook maakt dit de controle op de salarisadministratie eenvoudiger.

Voorkom fouten in de bijtelling auto van de zaak

Kosten kunnen de bijtelling auto van de zaak verlagen, maar alleen onder duidelijke voorwaarden. Een eigen bijdrage aan de werkgever is aftrekbaar als vooraf is afgesproken dat deze geldt voor privégebruik.

Bij betalingen aan derden is extra aandacht nodig. Alleen intermediaire kosten kunnen onder voorwaarden worden afgetrokken. Vergoed je deze kosten belastingvrij, dan vervalt de aftrek op de bijtelling.

Zorg daarom voor heldere afspraken, een actuele autoregeling en een goede specificatie van kosten. Daarmee beperk je fiscale risico’s en voorkom je discussie met werknemers en de Belastingdienst.

Bron: SRA