Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Advieswijzer Werkkostenregeling
De werkkostenregeling (WKR) vraagt elk jaar om scherpe aandacht. Uiterlijk vóór 1 april 2026 moet je de afrekening over 2025 indienen. Daarbij beoordeel je of je vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte zijn gebleven en of je correct hebt aangewezen.
In dit artikel vind je een zo volledig mogelijk juridisch overzicht van de regels rond de werkkostenregeling, inclusief tips, aandachtspunten en praktische gevolgen voor jouw administratie.
Het wettelijke uitgangspunt van de werkkostenregeling is helder: alles wat je aan een werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, is loon.
Daarop gelden uitzonderingen.
Geen loon zijn onder meer:
Intermediaire kosten zijn kosten die je werknemer voorschiet voor uitgaven die:
Deze vergoed je onbelast, mits het daadwerkelijk zakelijke kosten betreft.
Een verstrekking vormt geen belast loon als je werknemer hiervoor een eigen bijdrage betaalt van minimaal de marktwaarde.
Voorbeelden:
Bij producten uit eigen bedrijf geldt een aanvullende eis:
De normale verkoopwaarde inclusief btw is bepalend. Je moet deze waarde kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld met offertes of advertenties. Zorg dus dat je dossier op orde is.
Voor toepassing van de werkkostenregeling moet je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen expliciet aanwijzen als eindheffingsloon.
In de praktijk betekent dit:
De keuze moet worden gemaakt vóór toekenning. Terugkomen op deze keuze kan alleen bij een echte fout.
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar vanuit dat je een voordeel hebt aangewezen als je het niet regulier verloont. Na afloop van het jaar moet deze aanwijzing expliciet blijken uit je administratie.
Binnen de werkkostenregeling mag je in 2025 en 2026 belastingvrij vergoeden:
Dit budget heet de vrije ruimte.
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing. Dit komt volledig voor jouw rekening.
Over de 80% eindheffing betaal je geen premies werknemersverzekeringen en geen bijdrage Zvw. Dit kan gunstiger zijn dan bruteren van loon.
Per 2027 stijgt het percentage over de eerste € 400.000 naar 2,16%. Wil je dit benutten? Onderzoek dan tijdig of je vergoedingen kunt verschuiven of ophogen.
Niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen maken onbelaste vergoeding mogelijk zonder gebruik van de vrije ruimte.
Aan het noodzakelijkheidscriterium is alleen voldaan als de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt (bijvoorbeeld via een cafetariaregeling).
De gebruikelijkheidstoets beperkt wat je in de vrije ruimte mag onderbrengen.
Een vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Belangrijk:
Bedragen tot € 2.400 per werknemer per jaar worden in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.
De Belastingdienst hanteert daarnaast een “redelijkheidstoets”. Bijvoorbeeld bij stagiairs kan discussie ontstaan. Wil je discussie voorkomen, houd hier dan rekening mee.
Bepaalde voorzieningen op de werkplek worden op nihil gewaardeerd, zoals:
De werkplek is de plaats waar arbeid wordt verricht en waarop de Arbowet van toepassing is.
De werkruimte in de eigen woning geldt niet als werkplek, behalve voor arbovoorzieningen.
Een zelfstandig deel van de woning met eigen ingang en sanitair kan onder voorwaarden wel als werkplek gelden.
Gerichte vrijstelling:
Deze mag niet worden gecombineerd met een reiskostenvergoeding woon-werk op dezelfde dag.
Voor hulpmiddelen die niet onder andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt een zakelijk gebruik van minimaal 90%.
Voor bepaalde verstrekkingen gelden vaste normbedragen, zoals:
Controleer jaarlijks de actuele normbedragen in je loonadministratie.
De werkkostenregeling geldt per werkgever. Binnen een concern kan onder voorwaarden de concernregeling worden toegepast, bijvoorbeeld bij 95% eigendom gedurende het hele jaar.
Door samenvoeging geldt het verhoogde percentage over de eerste € 400.000 slechts één keer. Dit kan nadelig zijn ten opzichte van afzonderlijke aangiften.
Maak daarom vooraf een berekening.
Een vaste kostenvergoeding blijft mogelijk, mits je onderscheid maakt tussen:
Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten moet vooraf een kostenonderzoek plaatsvinden.
Als je werknemer vergelijkbaar is met een werknemer onder de cao Rijk, kan aansluiting bij die regeling mogelijk zijn.
Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.
Voor 2025:
Eindigt je inhoudingsplicht? Dan moet je direct afrekenen in het betreffende tijdvak.
Je administratie moet volledig inzicht geven in:
Bij producten uit eigen bedrijf geldt de consumentenprijs inclusief btw als grondslag.
Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over een gemiddelde btw-druk binnen de vrije ruimte.
Meer informatie vind je op de website van de Belastingdienst.
De werkkostenregeling vraagt om:
Door vooraf keuzes te maken en je administratie strak in te richten, voorkom je correcties en naheffingen.
Wil je zekerheid over jouw toepassing van de werkkostenregeling? Laat dan tijdig toetsen of je vergoedingen, vaste kostenvergoedingen en concernstructuur correct zijn ingericht. Neem gerust eens contact op met onze specialisten.
Bron: SRA
Actueel
Loondoorbetaling bij ziekte mogelijk aangepast: dit betekenen de scenario’s voor werkgevers
Hoge brandstofkosten versnellen elektrificatie wagenpark bij werkgevers
Bijtelling auto van de zaak blijft voor heel kalenderjaar gelden
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
De loondoorbetaling bij ziekte kan in de toekomst veranderen. Het kabinet onderzoekt verschillende mogelijkheden om de regels werkbaarder te maken voor werkgevers, vooral voor het mkb. Zo wordt gekeken naar een kortere loondoorbetalingsperiode, een collectieve voorziening voor het tweede ziektejaar en minder ruimte voor bovenwettelijke aanvullingen. Ook eenvoudigere regels rond ontslag en re-integratie zijn in […]
Hoge brandstofkosten zorgen ervoor dat werkgevers kritischer naar hun zakelijke mobiliteit kijken. Vooral de elektrificatie van het wagenpark krijgt hierdoor extra vaart. Tegelijk sturen organisaties scherper op kosten, zakelijke kilometers en thuiswerken. Voor werkgevers is dit daarom een goed moment om het mobiliteitsbeleid opnieuw te beoordelen. Zeker met het oog op de voorgenomen pseudo-eindheffing voor […]
De regels voor de bijtelling van een auto van de zaak veranderen niet. Medewerkers en ondernemers die tijdens het jaar stoppen met privégebruik, kunnen de bijtelling niet vanaf dat moment beëindigen. De grens van 500 privékilometers blijft namelijk gelden voor het hele kalenderjaar. Voor werkgevers is het daarom belangrijk om medewerkers vooraf goed te informeren […]
De compensatie transitievergoeding langdurig zieke medewerker blijft waarschijnlijk langer bestaan. Uit de Prinsjesdagstukken blijkt dat de voorgenomen afschaffing per 1 januari 2027 in elk geval één jaar wordt uitgesteld. Dat is belangrijk voor werkgevers die na twee jaar ziekte een arbeidsovereenkomst willen beëindigen. Voorlopig kunnen alle werkgevers de betaalde transitievergoeding nog laten compenseren. Wel blijft […]
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de re-integratie van een zieke medewerker. Daarbij speelt het oordeel over wat een medewerker medisch nog aankan een belangrijke rol. Een nieuw wetsvoorstel moet werkgevers op dit punt meer zekerheid geven. Het oordeel van de bedrijfsarts wordt leidend bij de toets van de re-integratie-inspanningen door UWV. Daardoor moet vooral […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk