Verandering biedt kansen
Home / Nieuws / Advieswijzer Werkkostenregeling
De werkkostenregeling (WKR) vraagt elk jaar om scherpe aandacht. Uiterlijk vóór 1 april 2026 moet je de afrekening over 2025 indienen. Daarbij beoordeel je of je vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte zijn gebleven en of je correct hebt aangewezen.
In dit artikel vind je een zo volledig mogelijk juridisch overzicht van de regels rond de werkkostenregeling, inclusief tips, aandachtspunten en praktische gevolgen voor jouw administratie.
Het wettelijke uitgangspunt van de werkkostenregeling is helder: alles wat je aan een werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, is loon.
Daarop gelden uitzonderingen.
Geen loon zijn onder meer:
Intermediaire kosten zijn kosten die je werknemer voorschiet voor uitgaven die:
Deze vergoed je onbelast, mits het daadwerkelijk zakelijke kosten betreft.
Een verstrekking vormt geen belast loon als je werknemer hiervoor een eigen bijdrage betaalt van minimaal de marktwaarde.
Voorbeelden:
Bij producten uit eigen bedrijf geldt een aanvullende eis:
De normale verkoopwaarde inclusief btw is bepalend. Je moet deze waarde kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld met offertes of advertenties. Zorg dus dat je dossier op orde is.
Voor toepassing van de werkkostenregeling moet je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen expliciet aanwijzen als eindheffingsloon.
In de praktijk betekent dit:
De keuze moet worden gemaakt vóór toekenning. Terugkomen op deze keuze kan alleen bij een echte fout.
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar vanuit dat je een voordeel hebt aangewezen als je het niet regulier verloont. Na afloop van het jaar moet deze aanwijzing expliciet blijken uit je administratie.
Binnen de werkkostenregeling mag je in 2025 en 2026 belastingvrij vergoeden:
Dit budget heet de vrije ruimte.
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing. Dit komt volledig voor jouw rekening.
Over de 80% eindheffing betaal je geen premies werknemersverzekeringen en geen bijdrage Zvw. Dit kan gunstiger zijn dan bruteren van loon.
Per 2027 stijgt het percentage over de eerste € 400.000 naar 2,16%. Wil je dit benutten? Onderzoek dan tijdig of je vergoedingen kunt verschuiven of ophogen.
Niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen maken onbelaste vergoeding mogelijk zonder gebruik van de vrije ruimte.
Aan het noodzakelijkheidscriterium is alleen voldaan als de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt (bijvoorbeeld via een cafetariaregeling).
De gebruikelijkheidstoets beperkt wat je in de vrije ruimte mag onderbrengen.
Een vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Belangrijk:
Bedragen tot € 2.400 per werknemer per jaar worden in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.
De Belastingdienst hanteert daarnaast een “redelijkheidstoets”. Bijvoorbeeld bij stagiairs kan discussie ontstaan. Wil je discussie voorkomen, houd hier dan rekening mee.
Bepaalde voorzieningen op de werkplek worden op nihil gewaardeerd, zoals:
De werkplek is de plaats waar arbeid wordt verricht en waarop de Arbowet van toepassing is.
De werkruimte in de eigen woning geldt niet als werkplek, behalve voor arbovoorzieningen.
Een zelfstandig deel van de woning met eigen ingang en sanitair kan onder voorwaarden wel als werkplek gelden.
Gerichte vrijstelling:
Deze mag niet worden gecombineerd met een reiskostenvergoeding woon-werk op dezelfde dag.
Voor hulpmiddelen die niet onder andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt een zakelijk gebruik van minimaal 90%.
Voor bepaalde verstrekkingen gelden vaste normbedragen, zoals:
Controleer jaarlijks de actuele normbedragen in je loonadministratie.
De werkkostenregeling geldt per werkgever. Binnen een concern kan onder voorwaarden de concernregeling worden toegepast, bijvoorbeeld bij 95% eigendom gedurende het hele jaar.
Door samenvoeging geldt het verhoogde percentage over de eerste € 400.000 slechts één keer. Dit kan nadelig zijn ten opzichte van afzonderlijke aangiften.
Maak daarom vooraf een berekening.
Een vaste kostenvergoeding blijft mogelijk, mits je onderscheid maakt tussen:
Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten moet vooraf een kostenonderzoek plaatsvinden.
Als je werknemer vergelijkbaar is met een werknemer onder de cao Rijk, kan aansluiting bij die regeling mogelijk zijn.
Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.
Voor 2025:
Eindigt je inhoudingsplicht? Dan moet je direct afrekenen in het betreffende tijdvak.
Je administratie moet volledig inzicht geven in:
Bij producten uit eigen bedrijf geldt de consumentenprijs inclusief btw als grondslag.
Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over een gemiddelde btw-druk binnen de vrije ruimte.
Meer informatie vind je op de website van de Belastingdienst.
De werkkostenregeling vraagt om:
Door vooraf keuzes te maken en je administratie strak in te richten, voorkom je correcties en naheffingen.
Wil je zekerheid over jouw toepassing van de werkkostenregeling? Laat dan tijdig toetsen of je vergoedingen, vaste kostenvergoedingen en concernstructuur correct zijn ingericht. Neem gerust eens contact op met onze specialisten.
Bron: SRA
Actueel
Update Special Lonen 2026
Definitief geen teruggaaf box 3 2017-2020 voor niet-bezwaarmakers
Werken in de hitte: wat moet je als werkgever doen?
Deel dit bericht
Nog niet uitgelezen?
De Update Special Lonen 2026 staat voor je klaar! Dit is een actueel en praktisch naslagwerk voor werkgevers en HR medewerkers. De update is dit jaar uitgebreider dan anders. Sinds de versie van januari is er veel nieuwe wet en regelgeving bijgekomen. Je vindt in de special actuele cijfers en relevante regels over onder andere […]
De Hoge Raad heeft op 25 juni 2026 definitief geoordeeld dat belastingplichtigen die geen of te laat bezwaar maakten tegen de box 3-heffing over 2017 tot en met 2020 geen recht hebben op rechtsherstel. Daarmee komt een einde aan de massaalbezwaarplusprocedure en is voor deze groep een teruggaaf box 3 over deze jaren definitief van […]
Werken in de hitte brengt risico’s met zich mee voor de gezondheid, veiligheid en prestaties van medewerkers. Als werkgever ben je wettelijk verplicht om deze arborisico’s te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken. Dat geldt voor buitenwerk, zoals bouw, groenvoorziening en wegwerk, maar ook voor binnenwerk in warme ruimtes. Met een goed hittebeleid voorkom je […]
Als werkgever krijg je met bijtelling te maken wanneer een werknemer de auto van de zaak ook privé gebruikt. Soms betaalt de werknemer zelf kosten voor die auto. Die kosten kunnen in bepaalde situaties de bijtelling verlagen. Maar dat mag niet zomaar. Vooral bij betalingen aan derden zijn de voorwaarden streng. Goede afspraken en een […]
De staatssecretaris van Financiën heeft aanpassingen aangekondigd voor de 12% pseudo-eindheffing voor fossiele personenauto’s van de zaak. Deze eindheffing gaat in 2027 in. We hebben de belangrijkste feiten en wijzigingen voor je opgesomd. 12% pseudo-eindheffing Een werkgever die een personenauto aan een medewerker ter beschikking stelt, ofwel een auto van de zaak, moet vanaf 2027 […]
© 2026 - Stolwijk Kennisnetwerk