MijnSKN: Van old-school intranet naar interactieve hub

In een snelgroeiende organisatie kun je elkaar én de weg zomaar kwijtraken. In die zin had SKN al langer behoefte aan een centraal systeem voor interne informatievoorziening en aan één plek voor het vinden en opstarten van alle applicaties. Iris Lueb (projectmanagement) en Annet Westendorp (marketing) pakten samen met technische collega’s Wim Minkjan en Mike Vlasblom de handschoen op.

MijnSKN, de nieuwe interactieve hub, is inmiddels live en in gebruik via Werkplek 365. De aanvankelijke taak, ervoor zorgen dat collega’s alle voor hen relevante applicaties via een centraal systeem kunnen opstarten, vervult het systeem inmiddels met verve. En veel meer dan dat. Iris: “MijnSKN geeft SKN-collega’s toegang tot onder meer intern nieuws, informatie over trainingen, evenementen en persoonlijke ontwikkelcycli, verjaardagen en een ‘Wie is Wie?’. “Geen standaard smoelenboek,”, aldus Annet, “maar een uitgebreidere tool die collega’s ook informatie geeft over iemands team, functie, specialismen en vaardigheden. Zeker die laatste twee zijn onmisbaar voor een organisatie als de onze, waarin mensen het verschil maken.”

“Geen standaard smoelenboek…”

Nooit af

MijnSKN draait goed, maar af is het niet. “Er blijven altijd wensen voor doorontwikkeling en om het completer te maken”, licht Iris toe. “In de komende tijd krijgen collega’s alle ruimte om steeds meer via de interactieve hub te doen en eventuele verbeterpunten en wensen aan te geven.” Het is voor het MijnSKN-team belangrijk om veranderingen stap voor stap door te voeren. Dit maakt analyse en bijschaven mogelijk, maar geeft collega’s ook de tijd om te wennen. Annet: “Interactie is zo’n punt dat we willen verbeteren. We zien al wel een lichte toename bij bijvoorbeeld interne berichten over lief, leed en wetenswaardigheden, maar het blijft zoeken, proberen en leren.”

SKN Informatiehub en SKN Academy

De eerstvolgende stap voor het MijnSKN-team is het toevoegen van de SKN Informatiehub, met bijvoorbeeld facilitaire informatie over alarmsystemen, airco’s en printers, HR-stukken zoals arbeidsvoorwaarden, leaseplannen en fietsregelingen, maar ook een meldmogelijkheid voor IT-problemen en marketingdownloads waaronder logo’s en sjablonen in SKN-huisstijl. Dat staat nu nog verspreid in andere systemen.

Iris legt uit dat daarna de integratie van de SKN Academy aan de beurt is: “Collega’s zien straks een compleet overzicht van beschikbare trainingen, webinars en cursussen en kunnen zich er direct inschrijven. En we voegen de Kennisbank met vaktechnische informatie in, zodat alle collega’s per team of specialisatie toegang hebben tot dezelfde actuele informatie. Losse documenten per mail sturen is dan niet meer nodig en we kunnen eenvoudig updaten.”

Teampagina’s en informatie op maat

Een ander al vrij concreet voornemen is het introduceren van teampagina’s op MijnSKN. Iris: “Nu draait MijnSKN voornamelijk nog uit een homepage, met daarop voor iedereen dezelfde informatie. Maar we willen ook pagina’s per team gaan inrichten. Dan opent bij het opstarten van de computer bij elke collega niet alleen automatisch de MijnSKN-homepage, maar ook gelijk de relevante pagina van het team waarin een collega werkt en bijvoorbeeld ook alleen de relevante trainingen en vaktechniek.”

“Uiteindelijk moet MijnSKN superefficiënt worden en collega’s écht informatie op maat bieden.“

De stip op de horizon

Uiteindelijk moet MijnSKN superefficiënt worden en collega’s écht informatie op maat bieden. Dat vergt nog veel werk en met enige regelmaat vallen en opstaan. “We kunnen de planning en processen bijvoorbeeld nog beter stroomlijnen”, zegt Iris. Daarom houdt ze als projectmanager van het team nu een duidelijke planning bij. “Maar ik moet bekennen dat ik er weleens een to do aan toevoeg”, zegt Annet. “Als we het goed willen doen, betekent het namelijk dat we alles wat SKN vanaf nu ontwikkelt ook in de interactieve hub moeten inbrengen. Denk aan ons initiatief ‘Jong SKN’ voor onze jongste professionals en focusthema’s zoals innovatie, duurzaamheid, vitaliteit en maatschappelijke betrokkenheid. Zo kunnen we dat wat we als organisatie belangrijk vinden laten leven en beleven.”

Verbeterpunten?

To do’s kunnen nog beter worden gestroomlijnd en gepland en er moet meer gepersonaliseerde content komen. Verder is er een sterke behoefte aan meer analyse en een betere implementatie van de SKN-huisstijl. Annet: “Ik zou graag zien dat de lay-out gebruiksvriendelijker en overzichtelijker wordt en dat we statistieken qua interactie en gebruik van functionaliteiten kunnen bijhouden. Die mogelijkheden zijn vanuit de applicatie nu nog beperkt, maar Iris en Mike kijken steeds weer samen met de leverancier wat er beter kan. Een mooie uitdaging om aan verder te werken.”