Maak uw keuze

E-HRM specialist Melanie Wesdorp (links) en salarisspecialist Leonie Vredegoor

E-HRM biedt ruimte voor meer persoonlijke aandacht

Vitacon Luteijn biedt sinds enige tijd het elektronische HRM-systeem Daywize Cloud aan. Initiatief hiertoe werd onder anderen genomen door Leonie Vredegoor van team Salaris & Advies. Binnen het team werden salarisadministraties al langer verwerkt via Nmbrs. Daarnaast wilden Leonie en collega’s klanten een aanvullend pakket kunnen aanbieden, voor de totale HRM-workflow. Melanie Wesdorp werd aangetrokken om de verdere uitbouw van de e-HRM-dienstverlening vanuit Vitacon Luteijn verder vorm te geven.

E-HRM is het implementeren van tools en systemen om HR-processen sneller en efficiënter te maken. Software die erin voorziet dat communicatie over HR-zaken niet langer over tíg schijven gaat, waarin een aantal handige workflows de basis vormen voor eenvoudig beheer. Volgens Vitacon Luteijn in de toekomst onontbeerlijk voor het MKB, waar diverse soorten functionarissen zich nu nog veelal bezighouden met operationeel HR.

“veel open schermen, veel taken, veel collega’s aan het bureau en véél te veel mensen aan de telefoon.”

Chaotische ervaringen

Melanie schetst een voorbeeld: tijdens een eerdere dienstbetrekking werkte ik in een kantoortuin. Mensen kwamen daar te pas en te onpas aan mijn bureau om te vragen hoeveel vrije dagen zij nog mochten opnemen. Ik keek vervolgens in Excel. Of in het verzuimportaal óf in een, door een stagiair, in elkaar geknutseld lijstje. Daarna volgde een berekening en terugkoppeling aan die bewuste collega. Heel omslachtig.” Ervaringen bij en van klanten leveren meer voorbeelden op. Zoals de medewerker die zich ziek meldt. De telefonische melding komt dan binnen bij de receptionist. Deze maakt een melding in het verzuimportaal en belt de Arbodienst. Deze stuurt vervolgens een bericht naar de betreffende afdeling over afwezigheid van de zieke collega. Daarna is er dan weer contact nodig met de zieke. Dat betekent veel open schermen, veel taken, veel collega’s aan het bureau en véél te veel mensen aan de telefoon.

Kijkend naar de hiervoor beschreven cases, dan valt een groot verschil op als je er een systeem als Daywize naast houdt. Leonie zegt hierover: “Al de genoemde info is in zo’n systeem al direct inzichtelijk en zaken worden geautomatiseerd geregeld. Eenvoudiger wordt het nog wanneer we een koppeling kunnen leggen tussen Nmbrs en in dit geval het verzuimsysteem. Dan hoef je de data maar één keer in te voeren”. Leonie benadrukt wel dat persoonlijk contact, bijvoorbeeld in het geval van ziekte altijd van groot belang is. “Niet alles is te automatiseren en dat is wat mij betreft ook niet aan te bevelen. Ik hanteer altijd de 80/20 regel. 80% van de repeterende werkzaamheden kunnen worden vervangen door een systeem. Bij de overige zaken is overleg en contact nog steeds erg belangrijk.” Melanie benadrukt daarnaast een ander groot voordeel van e-HRM: “Je zit niet meer de hele dag achter je PC administratieve handelingen uit te voeren, maar speelt juist tijd vrij om voor persoonlijke aandacht of verdieping op andere gebieden.”

Verandering leidt tot verademing

Ook voor ondernemers of bestuurders levert het ervaren van meer grip, via een goed ingericht systeem, een ware verademing op. Leonie: “Aan de ene kant lijkt automatiseren van HRM een vrij heftige ingreep, maar technisch gezien kan Daywize in enkele eenvoudige stappen geïmplementeerd worden”.

Bij het functioneel inrichten van het systeem moeten vaak wel wat hordes genomen worden. Reflectie is daar vooral een ding, omdat mensen ertoe worden aangezet hun processen onder de loep te nemen. Een aantal van die processen zullen na implementatie anders gaan verlopen dan in ‘de oude situatie’. Verandering dus. En dat roept nog wel eens wat weerstand op. Melanie: “Mensen vormen een cruciale factor in zo’n proces. Dat geldt niet alleen voor medewerkers die uitgedaagd worden om hun gedrag en processen te veranderen. Het begint juist bij hen die de verandering aansturen. Begeleiden wij deze mensen niet goed, dan ‘plakt’ het niet en zie je vervolgens medewerkers achter de schermen weer werken met Excel sheets en andere lijstjes.” Leonie vult aan: “Bij die begeleiding komen geen therapeutische sessies kijken hoor. We hebben daar nu Melanie voor, die dat heel pragmatisch aanpakt.”

Achtergrond: over e-HRM-systeem Daywize Cloud
Daywize Cloud sluit goed aan op de visie die Vitacon Luteijn heeft op HRM: mensen moeten, workflow-gestuurd, kunnen doen waar zij goed in zijn. Het systeem werkt met twee schillen. Als eerste is er HR Suite, waarin zaken als indiensttreding, verlof & verzuim en declaraties worden gefaciliteerd. Daarnaast is er ook een schil voor bijvoorbeeld talentmanagement, functioneren & beoordelen, recruitment, opleiding, functiegebouw en 360 graden feedback. Klanten kunnen kiezen voor de twee schillen, of gaan voor één van beide. Nmbrs wordt naadloos gekoppeld aan het gekozen systeem. Op basis van best practices werden in Daywize Cloud een aantal standaard workflows ingericht. Deze kunnen waar nodig aangepast worden, afhankelijk van de stromen in de organisatie. Ervaring leert echter dat die standaard workflows hun nut wel zeker bewijzen.

Ieder in z’n kracht

Doelmatige automatisering van HRM lijdt ertoe dat bepaalde verantwoordelijkheden lager in de organisatie neergelegd kunnen worden. Het management krijgt dan meer een strategische, ondersteunende rol en is niet meer de controleur. Daywize ondersteunt deze ontwikkeling. Melanie: “We zien bijvoorbeeld dat secretaresses, die voorheen zijdelings een HR-achtige functie vervulden, nu weer aan de slag kunnen met hun oorspronkelijke werk. Daar ligt ook hun toegevoegde waarde. Ze kunnen dan de de taken vervullen waar zij goed in zijn. Bij aanwezigheid van geautomatiseerde workflows wordt van HR-functionarissen een andere, meer strategische, rol verwacht. Ook voor hen ligt er dan een veelal interessantere uitdaging in het verschiet.

E-HRM-specialist Melanie

Melanie Wesdorp was Operationeel – en HR Manager. Zij had 25 petten op binnen een IT-bedrijf, een relatief kleine organisatie. “Ik kwam binnen als starter en wilde een hoop zaken oppakken en professionaliseren, maar vond het lastig dat allemaal over te dragen. Met als gevolg dat ik ‘eigenaar’ was van een hoop processen. Een systeem als Daywize zou een droomscenario zijn geweest. Ik merkte dat ik veel te veel aan de operationele kant zat en wilde juist meer aan strategisch beheer gaan doen. Die rol zag ik wel voor mij weggelegd bij Vitacon Luteijn, waar ik de belofte kreeg mij te mogen richten op de verdere ontwikkeling van E-HRM voor klanten. Ik vind het mooi dat ik mensen zoals ikzelf, in mijn vorige functie, het werken nu makkelijker kan helpen maken”.